Doanh nghiệp lữ hành là bên xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình du lịch, chịu trách nhiệm với khách về cả chuyến đi, và phải có giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành. Đại lý lữ hành chỉ bán chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành theo hợp đồng đại lý, không được tự tổ chức chuyến đi; điều kiện nhẹ hơn nhiều nhưng phải đăng ký kinh doanh và thông báo với cơ quan du lịch cấp tỉnh. Cộng tác viên bán tour là người giới thiệu khách để hưởng hoa hồng, không có tư cách riêng trước khách.
Ba vai này hay bị gọi lẫn là "bán tour", và chính sự lẫn lộn đó sinh ra phần lớn tranh chấp khi chuyến đi trục trặc: khách không biết đòi ai, người bán không biết mình phải chịu đến đâu. Bài này giúp bạn xác định mình đang ở vai nào, cần giấy tờ gì và giới hạn trách nhiệm ra sao.
Ba vai trò đặt cạnh nhau
Bảng so sánh theo những câu hỏi người mới hay đặt ra. Tên cơ quan tiếp nhận và mẫu văn bản cụ thể cần đối chiếu thủ tục hiện hành của tỉnh nơi bạn kinh doanh.
| Câu hỏi | Doanh nghiệp lữ hành | Đại lý lữ hành | Cộng tác viên bán tour |
|---|---|---|---|
| Ai được làm | Chỉ doanh nghiệp | Tổ chức, cá nhân có đăng ký kinh doanh (kể cả hộ kinh doanh) | Cá nhân, thường làm thêm |
| Giấy tờ chính | Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa hoặc quốc tế | Đăng ký kinh doanh, hợp đồng đại lý với doanh nghiệp lữ hành, thông báo cho cơ quan du lịch cấp tỉnh | Thoả thuận cộng tác với bên bán; nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân |
| Được tổ chức chuyến đi | Có | Không | Không |
| Ký quỹ | Có, theo phạm vi giấy phép | Không | Không |
| Hợp đồng với khách đứng tên ai | Doanh nghiệp lữ hành | Doanh nghiệp lữ hành giao đại lý; đại lý bán theo giá, điều kiện của doanh nghiệp | Không đứng tên |
| Trách nhiệm chính khi chuyến đi sự cố | Doanh nghiệp lữ hành | Phần việc của đại lý theo hợp đồng đại lý; chuyến đi do doanh nghiệp chịu | Phần giới thiệu, thông tin mình đưa ra |
Điểm mấu chốt nằm ở dòng "được tổ chức chuyến đi". Ngay khi bạn tự đặt xe, đặt phòng, thuê hướng dẫn viên rồi bán trọn gói dưới tên mình, bạn đã bước sang hoạt động lữ hành, dù trên giấy chỉ là đại lý.
Đại lý lữ hành: điều kiện nhẹ nhưng có ranh giới cứng
Theo Luật Du lịch, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành phải đăng ký kinh doanh, ký hợp đồng đại lý với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành, và gửi thông báo về việc kinh doanh đại lý tới cơ quan chuyên môn về du lịch cấp tỉnh nơi đặt trụ sở. Không có ký quỹ, không có yêu cầu người phụ trách tốt nghiệp chuyên ngành như doanh nghiệp lữ hành. Đây là cửa vào hợp lý cho hộ kinh doanh, cửa hàng vé máy bay, quầy dịch vụ ở khách sạn muốn bán thêm tour.
Đổi lại, đại lý chỉ được bán chương trình du lịch của doanh nghiệp đã giao đại lý, đúng giá và điều kiện doanh nghiệp đưa ra. Đại lý phải thông báo rõ cho khách tên doanh nghiệp lữ hành tổ chức chuyến đi, lưu hồ sơ bán, và không được tự tổ chức thực hiện chương trình. Đại lý cũng không thu tiền rồi "gom khách" chuyển cho nhiều đơn vị khác nhau mà khách không hay biết.
Một đại lý có thể ký hợp đồng với nhiều doanh nghiệp lữ hành, nhưng mỗi chương trình bán ra phải gắn rõ với một doanh nghiệp. Trên tờ thông tin tour, hoá đơn, hợp đồng với khách, tên doanh nghiệp tổ chức phải hiện rõ. Khách có quyền biết ai thật sự chịu trách nhiệm chuyến đi của mình.
Cộng tác viên bán tour: vai trò không giấy phép, nhưng không phải không trách nhiệm
Nhiều doanh nghiệp lữ hành có mạng lưới cộng tác viên: người làm văn phòng, giáo viên, người có nhiều bạn bè trên mạng xã hội, giới thiệu khách và nhận hoa hồng. Cộng tác viên không cần giấy phép lữ hành hay đăng ký đại lý, vì họ không bán dưới tên mình. Khách ký hợp đồng và trả tiền trực tiếp cho doanh nghiệp, hoặc chuyển qua tài khoản của doanh nghiệp.
Ranh giới bị phá khi cộng tác viên tự thu tiền vào tài khoản cá nhân, tự hứa thêm dịch vụ không có trong chương trình, hoặc tự gom khách thành đoàn rồi mặc cả với nhiều công ty. Lúc đó cộng tác viên không còn là người giới thiệu mà đang đứng ra bán, và có thể phải chịu trách nhiệm với khách về những gì mình đã hứa. Nếu có thu nhập hoa hồng thường xuyên, cộng tác viên còn có nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân; phần này bạn tra thêm ở các trang chuyên về thuế.
Doanh nghiệp lữ hành cũng nên có thoả thuận cộng tác bằng văn bản, nêu rõ cộng tác viên không được thu tiền thay, không được đăng quảng cáo dưới tên riêng, và phải dùng tài liệu do doanh nghiệp cung cấp. Thoả thuận rõ ràng bảo vệ cả hai bên khi có khiếu nại.
Những tình huống ranh giới hay gặp
Quầy tour trong khách sạn. Khách sạn bán tour tham quan trong ngày cho khách lưu trú. Nếu chỉ bán chương trình của một công ty lữ hành, có hợp đồng đại lý và đã thông báo, đây là đại lý hợp lệ. Nếu khách sạn tự thuê xe, tự cử nhân viên dẫn khách đi và thu tiền trọn gói, đó là tổ chức chuyến đi.
Đại lý vé máy bay bán thêm combo. Bán vé máy bay kèm phòng khách sạn mà khách tự đi, không có chương trình tham quan, thường được xem là bán từng dịch vụ riêng lẻ. Khi thêm xe đón, hướng dẫn và lịch trình, combo trở thành chương trình du lịch và cần một doanh nghiệp lữ hành đứng tên.
Cộng tác viên đăng tour dưới tên trang cá nhân. Đăng chia sẻ chương trình của công ty kèm tên công ty là bình thường. Đăng như thể chính mình tổ chức, nhận đặt cọc vào tài khoản riêng, thì người đọc hiểu bạn là người bán và bạn tự đặt mình vào vị trí rủi ro.
Đại lý giảm giá khác bảng giá của doanh nghiệp. Đại lý bán theo giá doanh nghiệp quy định. Muốn giảm giá thì thoả thuận với doanh nghiệp và ghi vào hợp đồng đại lý, tránh tình trạng khách phát hiện mua cùng tour mà giá khác xa rồi khiếu nại cả hai bên.
Muốn làm đại lý lữ hành: các bước gọn nhất
Trình tự dưới đây áp dụng cho hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp chưa có giấy phép lữ hành. Tên thủ tục và mẫu thông báo đối chiếu cổng dịch vụ công của tỉnh.
- Đăng ký kinh doanh với ngành nghề phù hợp; hộ kinh doanh đăng ký theo nơi tiếp nhận sau sắp xếp chính quyền hai cấp.
- Chọn doanh nghiệp lữ hành để hợp tác, kiểm tra giấy phép còn hiệu lực và phạm vi phù hợp với tour định bán.
- Ký hợp đồng đại lý lữ hành bằng văn bản, ghi rõ chương trình, giá, hoa hồng, trách nhiệm hai bên, cách xử lý khiếu nại.
- Gửi thông báo kinh doanh đại lý lữ hành tới cơ quan chuyên môn về du lịch cấp tỉnh theo mẫu hiện hành.
- Chuẩn bị tài liệu bán hàng có tên doanh nghiệp tổ chức, lưu hồ sơ từng khách đã bán.
Đại lý lữ hành không có ký quỹ nên chi phí khởi đầu thấp, nhưng nếu sau này muốn tự tổ chức tour, bạn sẽ phải lập doanh nghiệp và xin giấy phép lữ hành; hãy tính lộ trình đó ngay từ khi đặt tên và chọn loại hình.
Hợp đồng đại lý lữ hành nên có những gì
Hợp đồng đại lý là giấy tờ quan trọng nhất của đại lý, vì nó vừa là điều kiện để được kinh doanh đại lý, vừa là căn cứ phân chia trách nhiệm khi có sự cố. Luật Du lịch nêu những nội dung chính cần có, và trên thực tế một hợp đồng tốt nên trả lời được các câu hỏi: đại lý được bán những chương trình nào, theo giá nào, được hưởng hoa hồng bao nhiêu và thanh toán khi nào, tiền của khách chuyển vào đâu và trong bao lâu, ai xử lý khiếu nại và trong thời hạn nào.
Nên ghi rõ cả các tình huống xấu: chương trình bị huỷ vì thời tiết hoặc không đủ khách thì đại lý thông báo cho khách thế nào, hoàn tiền qua ai; doanh nghiệp lữ hành bị đình chỉ hoặc thu hồi giấy phép thì hợp đồng xử lý ra sao. Đại lý cũng nên yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bản sao giấy phép còn hiệu lực và thông báo khi có thay đổi.
Đừng dùng một mẫu hợp đồng tải trên mạng rồi điền tên. Mỗi cặp doanh nghiệp – đại lý có cách làm khác nhau, và chính những điều khoản riêng mới là phần bảo vệ bạn. Nếu giá trị hợp đồng lớn hoặc có yếu tố nước ngoài, hãy nhờ người làm nghề luật xem trước khi ký.
Khi khách khiếu nại: ai trả lời, ai bồi thường
Khách đặt tour qua đại lý mà chuyến đi trục trặc, như xe đến muộn, khách sạn khác chương trình, hướng dẫn viên bỏ đoàn, thì doanh nghiệp lữ hành tổ chức là bên chịu trách nhiệm chính với khách. Đại lý chịu phần việc của mình: thông tin sai lệch đưa cho khách, thu tiền mà không chuyển, không chuyển yêu cầu đặc biệt của khách cho doanh nghiệp. Hợp đồng đại lý nên viết rõ để hai bên không đẩy qua đẩy lại.
Từ góc khách, cách nhanh nhất là gửi khiếu nại bằng văn bản tới cả doanh nghiệp tổ chức và đại lý, kèm chứng từ. Từ góc người bán, thái độ hợp tác và thông tin minh bạch ngay từ đầu giúp giảm khả năng tranh chấp leo thang. Khi số tiền lớn hoặc có thiệt hại về sức khoẻ, cả hai phía nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề trước khi trả lời chính thức.
Đại lý và cộng tác viên cũng nên biết rằng bán một chương trình của doanh nghiệp không có giấy phép, hoặc giấy phép không đúng phạm vi, là tự kéo mình vào rủi ro. Một bước kiểm tra giấy phép trước khi ký hợp đồng đại lý là việc rất nhỏ so với hậu quả của nó.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có được làm đại lý lữ hành không?
Được. Luật Du lịch cho phép tổ chức, cá nhân có đăng ký kinh doanh làm đại lý lữ hành, miễn có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp lữ hành và gửi thông báo cho cơ quan du lịch cấp tỉnh. Hộ kinh doanh chỉ không được tự tổ chức chương trình du lịch.
Đại lý lữ hành có phải ký quỹ không?
Không. Ký quỹ là nghĩa vụ của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành. Đại lý chỉ bán chương trình của doanh nghiệp đó nên không phải ký quỹ, nhưng phải đăng ký kinh doanh, ký hợp đồng đại lý và thông báo hoạt động.
Cộng tác viên bán tour có cần đăng ký kinh doanh không?
Người chỉ giới thiệu khách cho doanh nghiệp và nhận hoa hồng thường không đăng ký đại lý lữ hành. Tuy vậy thu nhập hoa hồng vẫn chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định, và nếu tự thu tiền, tự bán dưới tên mình thì vai trò đã khác.
Một đại lý được bán tour của nhiều công ty không?
Được, nếu ký hợp đồng đại lý với từng công ty và mỗi chương trình bán ra ghi rõ doanh nghiệp tổ chức. Khách phải biết ai chịu trách nhiệm chuyến đi của mình.
Đại lý tự tổ chức một tour nhỏ trong ngày có sao không?
Đó là hoạt động lữ hành vượt phạm vi đại lý. Dù tour ngắn, việc tự sắp xếp dịch vụ và bán trọn gói dưới tên mình cần giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành, mà giấy phép này chỉ cấp cho doanh nghiệp.
Làm sao kiểm tra một công ty có giấy phép lữ hành?
Hỏi công ty số giấy phép và đối chiếu trên hệ thống thông tin doanh nghiệp lữ hành do cơ quan du lịch quản lý, hoặc hỏi cơ quan du lịch cấp tỉnh. Kiểm tra cả phạm vi nội địa hay quốc tế để biết công ty được phục vụ tập khách nào.