Kinh doanh dịch vụ logistics có trong danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện của Luật Đầu tư, nhưng không có một "giấy phép logistics" chung nào cả. Logistics là chuỗi nhiều dịch vụ: vận tải từng phương thức, kho bãi, xếp dỡ, đại lý vận tải, đại lý làm thủ tục hải quan, chuyển phát… Doanh nghiệp làm mảng nào thì phải đáp ứng điều kiện của mảng đó theo pháp luật chuyên ngành. Một công ty chỉ làm đại lý giao nhận, thuê vận tải của đơn vị khác, có thể không cần giấy phép con nào; công ty tự chạy xe tải, làm thủ tục hải quan cho khách thì cần nhiều loại.
Nhiều người mới mở công ty logistics hỏi "xin giấy phép logistics ở đâu" và nhận được câu trả lời rối rắm. Bài này đi theo cách người làm nghề vẫn làm: tách bức tranh logistics thành từng mảnh, với mỗi mảnh hỏi ba câu: có điều kiện không, điều kiện nằm ở luật nào, ai cấp. Các chi tiết điều kiện bạn đối chiếu văn bản hiện hành, vì nhiều luật chuyên ngành vừa được sửa trong 2024–2025.
Logistics theo cách pháp luật định nghĩa
Luật Thương mại xác định dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao. Định nghĩa rất rộng, và đó là lý do không thể có một giấy phép duy nhất phủ hết.
Nghị định hướng dẫn về kinh doanh dịch vụ logistics phân loại các dịch vụ cụ thể và quy định nguyên tắc: thương nhân kinh doanh dịch vụ nào thì phải đáp ứng điều kiện đầu tư kinh doanh đối với dịch vụ đó theo pháp luật chuyên ngành. Với nhà đầu tư nước ngoài, còn phải đáp ứng điều kiện tiếp cận thị trường theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Nói cách khác, chữ "logistics" trong tên công ty hay trong ngành nghề đăng ký không tạo ra quyền gì đặc biệt. Cái quyết định là bạn thực sự làm những việc gì trong chuỗi.
Tách chuỗi logistics: mảng nào có điều kiện, ai quản lý
Bảng dưới liệt kê các mảng thường gặp, luật chuyên ngành chính và cơ quan quản lý theo bộ máy sau 2025. Đây là bản đồ định hướng; điều kiện chi tiết và cơ quan tiếp nhận cụ thể bạn tra trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
| Mảng dịch vụ | Có điều kiện riêng không | Khung pháp luật chính | Cơ quan quản lý |
|---|---|---|---|
| Vận tải hàng hoá bằng ô tô | Có: giấy phép kinh doanh vận tải, phù hiệu xe | Luật Đường bộ 2024 và nghị định hướng dẫn | Bộ Xây dựng, Sở Xây dựng |
| Vận tải biển, đường thuỷ nội địa | Có, tuỳ phương thức | Bộ luật Hàng hải, Luật Giao thông đường thuỷ nội địa | Bộ Xây dựng và cơ quan chuyên ngành hàng hải, đường thuỷ |
| Vận tải hàng không | Có, điều kiện rất cao | Luật Hàng không dân dụng | Bộ Xây dựng và cơ quan hàng không |
| Đại lý làm thủ tục hải quan | Có: phải được công nhận đủ điều kiện | Luật Hải quan | Cơ quan hải quan thuộc Bộ Tài chính |
| Chuyển phát, bưu chính | Có: giấy phép bưu chính hoặc thông báo hoạt động | Luật Bưu chính | Bộ, Sở Khoa học và Công nghệ |
| Kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ | Có: phải được cơ quan hải quan công nhận | Luật Hải quan | Cơ quan hải quan |
| Kho bãi thường, đóng gói, dán nhãn | Thường không có giấy phép con riêng, nhưng có điều kiện PCCC, môi trường, đất đai | Luật PCCC và CNCH 2024, pháp luật môi trường | Công an PCCC, cơ quan môi trường |
| Đại lý vận tải, giao nhận (forwarder thuần) | Thường không có giấy phép con riêng với doanh nghiệp trong nước | Luật Thương mại, nghị định về logistics | Cơ quan đăng ký kinh doanh; điều kiện tiếp cận thị trường với vốn nước ngoài |
Hai dòng cuối là nơi người mới hay hiểu nhầm theo hai chiều: hoặc tưởng phải xin giấy phép logistics cho việc giao nhận thuần, hoặc tưởng kho thường không có điều kiện gì và bỏ quên phần PCCC.
Bốn hình mẫu công ty logistics và giấy tờ tương ứng
Công ty giao nhận thuần. Nhận đặt chỗ với hãng tàu, hãng bay, thuê vận tải nội địa của đơn vị khác, lo chứng từ cho khách. Doanh nghiệp trong nước thường chỉ cần ngành nghề phù hợp; nếu tự đứng tên khai hải quan cho khách thì phải là đại lý làm thủ tục hải quan.
Công ty có đội xe. Thêm toàn bộ phần vận tải đường bộ: giấy phép kinh doanh vận tải, phù hiệu, thiết bị giám sát hành trình, người điều hành vận tải.
Công ty có kho. Kho thường cho thuê hoặc kho phân phối cần đất và công trình hợp pháp, PCCC theo quy mô, môi trường theo loại hàng. Muốn làm kho ngoại quan thì thêm thủ tục công nhận với hải quan.
Công ty chuyển phát chặng cuối. Bưu chính là trục chính: giấy phép hoặc văn bản xác nhận thông báo hoạt động bưu chính, cộng với vận tải nếu tự chạy xe tải chở hàng thuê.
Đăng ký ngành nghề: chọn mã sao cho đúng việc làm
Khi đăng ký doanh nghiệp, bạn chọn ngành theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Logistics trải trên nhiều mã: vận tải hàng hoá bằng đường bộ, kho bãi và lưu giữ hàng hoá, bốc xếp hàng hoá, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải, bưu chính, chuyển phát… Với ngành có điều kiện, nội dung đăng ký thường phải ghi kèm căn cứ hoặc ghi chú theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh.
Một sai lầm phổ biến là đăng ký thật nhiều mã "cho chắc", kể cả những mảng không bao giờ làm. Đăng ký ngành có điều kiện khi chưa đủ điều kiện không làm bạn phạm luật, vì doanh nghiệp chỉ được kinh doanh ngành đó khi đã đáp ứng đủ điều kiện. Nhưng danh sách quá dài khiến đối tác, ngân hàng, thậm chí cơ quan quản lý hỏi nhiều hơn, và dễ tạo hiểu nhầm rằng doanh nghiệp được phép làm mọi thứ.
Ngược lại, thiếu ngành là lỗi chặn mọi thủ tục phía sau: không có ngành vận tải thì không xin được giấy phép vận tải, không có ngành bưu chính thì không làm được thủ tục bưu chính. Bổ sung ngành là thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, hiện thuộc cơ quan đăng ký kinh doanh của Sở Tài chính.
Tự lập bản đồ giấy tờ cho công ty logistics của bạn
Dành một buổi làm bài tập dưới đây trước khi đi đăng ký hay thuê người làm hộ.
- Viết ra mọi việc công ty sẽ làm cho khách trong năm đầu, càng cụ thể càng tốt: chở container từ cảng về kho, khai hải quan, lưu kho, giao lẻ cho đại lý…
- Với mỗi việc, ghi rõ công ty tự làm bằng tài sản, nhân sự của mình hay thuê đơn vị khác.
- Gạch những việc thuê ngoài: phần điều kiện thuộc về đơn vị bạn thuê, bạn chỉ cần kiểm tra họ có đủ giấy tờ.
- Với những việc tự làm, đối chiếu bảng ở trên để biết mảng đó có điều kiện riêng không, luật nào, ai cấp.
- Kiểm tra ngành nghề đăng ký đã phủ đủ các việc tự làm chưa.
- Lập lịch: giấy nào phải có trước giấy nào, ví dụ ngành nghề trước, rồi giấy phép vận tải, rồi phù hiệu cho từng xe.
- Nếu có vốn nước ngoài, thêm một bước kiểm tra điều kiện tiếp cận thị trường cho từng mảng.
Bản đồ này cũng là tài liệu tốt để trao đổi với kế toán về phần thuế và hoá đơn của từng loại dịch vụ, phần mà bạn nên tham khảo thêm ở cụm ThueSo.
Ví dụ giả định: một công ty logistics lớn dần và giấy tờ lớn theo
Năm đầu, một công ty nhỏ ở Hải Phòng chỉ làm giao nhận: đặt chỗ hãng tàu cho các xưởng may, thuê xe kéo container của nhà xe quen, còn tờ khai hải quan thì chủ hàng tự làm. Công ty chỉ cần ngành nghề phù hợp, không có giấy phép con nào. Rủi ro lớn nhất lúc này nằm ở hợp đồng với khách và với nhà xe, không nằm ở thủ tục hành chính.
Năm thứ hai, khách đề nghị công ty lo luôn phần khai hải quan. Công ty cho hai nhân viên đi thi chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan, làm thủ tục công nhận đại lý, rồi mới bắt đầu đứng tên khai. Năm thứ ba, nhà xe quen hay trễ chuyến, công ty mua ba đầu kéo. Lúc này phải có giấy phép kinh doanh vận tải, người điều hành vận tải, phù hiệu, thiết bị giám sát hành trình, quy trình an toàn. Năm thứ tư, công ty thuê một nhà kho để gom hàng lẻ cho khách: thêm phần PCCC của kho, kiểm tra mục đích sử dụng đất của nơi thuê, và hợp đồng thuê kho phải rõ ai chịu trách nhiệm phần nào.
Câu chuyện cho thấy giấy tờ không phải một lần xin là xong, mà đi theo từng quyết định mở rộng. Mỗi lần thêm một việc tự làm, hãy quay lại bản đồ giấy tờ và hỏi: việc mới này có điều kiện riêng không, phải có giấy nào trước khi bắt đầu.
Những hiểu nhầm thường gặp
Hiểu nhầm thứ nhất: "Có chữ logistics trong tên công ty là được làm mọi dịch vụ logistics." Tên công ty không tạo quyền. Quyền đến từ ngành nghề đăng ký cộng với việc đáp ứng điều kiện của từng mảng.
Hiểu nhầm thứ hai: "Forwarder phải có giấy phép của hải quan." Forwarder thuần làm đại lý vận tải không cần được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan. Chỉ khi doanh nghiệp đứng tên khai hải quan thay chủ hàng theo hợp đồng đại lý thì mới cần công nhận. Nhiều forwarder làm cả hai và vì vậy có cả hai tư cách.
Hiểu nhầm thứ ba: "Kho của mình thì không cần thủ tục gì." Kho chứa hàng là công trình phải có PCCC theo quy mô và tính chất hàng, phải đúng mục đích sử dụng đất, và nếu chứa hàng đặc thù như hoá chất, hàng lạnh thực phẩm thì còn điều kiện riêng. Bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép của các mảng này trên GiayPhep.com để so trước khi đầu tư kho.
Câu hỏi thường gặp
Mở công ty logistics có phải xin giấy phép logistics không?
Không có một giấy phép logistics chung. Doanh nghiệp đăng ký ngành nghề phù hợp và đáp ứng điều kiện của từng mảng dịch vụ mà mình thực sự làm, như giấy phép kinh doanh vận tải, công nhận đại lý làm thủ tục hải quan, giấy phép hoặc thông báo bưu chính.
Forwarder có cần vốn pháp định không?
Với doanh nghiệp trong nước làm đại lý vận tải thuần, pháp luật hiện hành thường không đặt vốn pháp định riêng. Một số mảng khác trong chuỗi có thể có yêu cầu về tài chính hoặc bảo đảm; bạn kiểm tra theo từng mảng cụ thể trong văn bản hiện hành.
Đăng ký ngành vận tải nhưng chưa có xe có sao không?
Đăng ký ngành có điều kiện khi chưa đủ điều kiện không vi phạm, nhưng doanh nghiệp chỉ được kinh doanh vận tải khi đã có giấy phép và xe có phù hiệu. Nếu chưa có xe, bạn có thể thuê đơn vị vận tải khác thực hiện.
Công ty logistics có vốn nước ngoài bị hạn chế ở đâu?
Một số phân ngành như vận tải đường bộ, vận tải biển nội địa, đại lý làm thủ tục hải quan có điều kiện tiếp cận thị trường riêng đối với nhà đầu tư nước ngoài. Cần tra danh mục ngành nghề tiếp cận thị trường có điều kiện và cam kết quốc tế cho từng mảng.
Kho cho thuê có cần giấy phép riêng không?
Kho thường cho thuê không có giấy phép con riêng như vận tải, nhưng phải đáp ứng điều kiện PCCC theo quy mô, mục đích sử dụng đất, môi trường và điều kiện của loại hàng lưu giữ. Kho ngoại quan thì phải được cơ quan hải quan công nhận.
Có cần thông báo với cơ quan nào khi bắt đầu kinh doanh logistics không?
Không có thủ tục thông báo chung cho logistics. Mỗi mảng có thủ tục riêng: giấy phép vận tải, văn bản công nhận đại lý hải quan, giấy phép hoặc thông báo bưu chính. Doanh nghiệp làm mảng nào thì thực hiện thủ tục của mảng đó.