Với nhiều ngành có điều kiện, giấy phép của doanh nghiệp chỉ được cấp khi doanh nghiệp có ít nhất một người đủ chứng chỉ hành nghề đứng tên chịu trách nhiệm chuyên môn, và giấy phép đó chỉ còn giá trị chừng nào người đủ điều kiện vẫn làm việc thật tại cơ sở. Nhà thuốc cần người phụ trách chuyên môn về dược, phòng khám cần người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật, doanh nghiệp tư vấn xây dựng cần cá nhân có chứng chỉ phù hợp giữ các chức danh chủ chốt. Chứng chỉ cá nhân, vì thế, là nền móng của giấy phép tổ chức.
Bài viết giải thích mối nối giữa hai lớp giấy tờ này, người phụ trách chuyên môn chịu trách nhiệm gì, có được đứng tên nhiều nơi không, hợp đồng nên có những điểm nào và thứ tự chuẩn bị khi mở một cơ sở cần người có chứng chỉ.
Chứng chỉ cá nhân gắn với giấy phép doanh nghiệp như thế nào
Luật đầu tư cho phép doanh nghiệp tự do kinh doanh trừ ngành cấm, nhưng với ngành có điều kiện, Nhà nước đặt ra điều kiện cho cả tổ chức lẫn con người. Điều kiện của tổ chức là cơ sở vật chất, vốn, quy trình. Điều kiện về con người thường được viết dưới dạng: phải có người phụ trách chuyên môn có chứng chỉ hành nghề phù hợp, hoặc phải có tối thiểu một số người có chứng chỉ ở các vị trí nhất định.
Lý do rất thực tế. Một pháp nhân không thể tự mình bán thuốc, khám bệnh hay ký bản vẽ; luôn có một con người cụ thể làm việc đó. Nhà nước kiểm soát chất lượng bằng cách buộc doanh nghiệp đặt một người đủ năng lực vào vị trí chịu trách nhiệm và ghi tên người đó trong hồ sơ cấp phép.
Hệ quả là hai lớp giấy tờ phụ thuộc nhau. Khi xin phép, hồ sơ doanh nghiệp phải kèm bản sao chứng chỉ, hợp đồng hoặc văn bản phân công của người phụ trách. Trong quá trình hoạt động, nếu người đó nghỉ, bị thu hồi chứng chỉ hoặc chứng chỉ hết hiệu lực, cơ sở rơi vào tình trạng không còn đủ điều kiện, dù tờ giấy phép vẫn treo trên tường.
Các lĩnh vực hay gặp yêu cầu người có chứng chỉ
Bảng tổng quan dưới đây giúp bạn nhận diện. Số lượng người tối thiểu, hạng chứng chỉ và vị trí cụ thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn từng ngành, cần đối chiếu bản hiện hành trước khi lập hồ sơ.
| Lĩnh vực | Giấy của tổ chức | Người phải có chứng chỉ | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Bán lẻ thuốc | Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược | Người phụ trách chuyên môn về dược | Loại hình nhà thuốc, quầy thuốc đòi văn bằng khác nhau |
| Khám bệnh, chữa bệnh | Giấy phép hoạt động cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật và người hành nghề | Giấy phép hành nghề theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 |
| Tư vấn, thi công xây dựng | Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức (khi thuộc diện) | Cá nhân giữ chức danh chủ chốt có chứng chỉ hành nghề đúng lĩnh vực, hạng | Hạng chứng chỉ của người quyết định hạng của tổ chức |
| Dịch vụ kế toán, kiểm toán | Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ | Kế toán viên hoặc kiểm toán viên đăng ký hành nghề | Người đại diện theo pháp luật thường cũng phải có chứng chỉ |
| Thẩm định giá | Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ thẩm định giá | Thẩm định viên về giá | Có yêu cầu số lượng thẩm định viên tối thiểu |
| Phòng khám thú y, kinh doanh thuốc thú y | Giấy chứng nhận đủ điều kiện | Người có chứng chỉ hành nghề thú y | Cơ quan thú y cấp tỉnh quản lý |
Điểm chung của các ngành trên: không có người đủ chứng chỉ thì không có giấy phép của cơ sở, và đổi người phải báo cho cơ quan cấp phép theo thủ tục riêng.
Người phụ trách chuyên môn chịu trách nhiệm gì
Chịu trách nhiệm về chất lượng chuyên môn. Người phụ trách bảo đảm các hoạt động nghề tại cơ sở được làm đúng quy chuẩn, quy trình. Với nhà thuốc là việc bán thuốc kê đơn, bảo quản thuốc; với phòng khám là quy trình khám, chỉ định, hồ sơ bệnh án; với tư vấn xây dựng là chất lượng hồ sơ thiết kế, giám sát mà mình ký.
Có mặt và trực tiếp điều hành. Nhiều ngành yêu cầu người phụ trách phải có mặt trong thời gian cơ sở hoạt động hoặc phải có người được uỷ quyền đủ điều kiện thay thế khi vắng. Đứng tên mà không có mặt là vi phạm phổ biến nhất bị phát hiện khi kiểm tra đột xuất.
Ký tên trên văn bản chuyên môn. Chữ ký của người có chứng chỉ trên đơn thuốc, bệnh án, bản vẽ, chứng thư định giá là căn cứ để quy trách nhiệm khi có sự cố. Ký hộ, ký khống làm người có chứng chỉ gánh rủi ro cho việc mình không làm.
Đào tạo, giám sát nhân viên. Nhân viên không có chứng chỉ chỉ được làm việc dưới sự giám sát và trong phạm vi cho phép. Người phụ trách phải phân công rõ ai làm gì.
Chịu trách nhiệm cùng doanh nghiệp khi vi phạm. Tuỳ mức độ, người phụ trách có thể bị xử phạt, bị đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ, trong khi doanh nghiệp bị xử phạt và có thể bị đình chỉ hoạt động. Trách nhiệm dân sự, hình sự nếu có được xem xét riêng theo luật.
Một người có được đứng tên ở nhiều nơi không
Đây là câu hỏi gặp hằng ngày, vì người có chứng chỉ thường được nhiều nơi mời. Câu trả lời phụ thuộc từng ngành, nhưng nguyên tắc chung là: vị trí người phụ trách chuyên môn gắn với trách nhiệm có mặt và điều hành, nên nhiều ngành quy định một người chỉ được đứng tên phụ trách chuyên môn tại một cơ sở trong cùng một thời điểm. Ngành dược là ví dụ điển hình cho cách tiếp cận này.
Khác với vai trò phụ trách, việc hành nghề ở nhiều nơi có thể được phép trong giới hạn. Ví dụ một bác sĩ có thể đăng ký hành nghề ở hơn một cơ sở nếu thời gian không chồng chéo và đáp ứng quy định về đăng ký hành nghề; một kỹ sư có chứng chỉ có thể tham gia nhiều dự án trong phạm vi chứng chỉ. Nhưng "hành nghề ở nhiều nơi" và "đứng tên phụ trách chuyên môn nhiều nơi" là hai chuyện khác nhau, đừng đánh đồng.
Cơ quan quản lý ngày càng có dữ liệu liên thông về người hành nghề. Một người đứng tên ở hai cơ sở thường bị phát hiện khi cơ sở thứ hai nộp hồ sơ hoặc khi có đợt rà soát. Khi đó cả hai cơ sở đều có thể bị yêu cầu giải trình, còn người có chứng chỉ có thể bị xử lý. Trước khi nhận lời đứng tên, người có chứng chỉ nên đọc kỹ quy định của ngành mình về giới hạn này.
Hợp đồng với người phụ trách chuyên môn nên có những điểm nào
Hợp đồng là bằng chứng doanh nghiệp đưa vào hồ sơ và là chỗ hai bên phân chia trách nhiệm. Một hợp đồng sơ sài dễ khiến hồ sơ bị trả và để lại tranh chấp khi chia tay. Những nội dung nên có:
- Vị trí, phạm vi công việc và thời gian làm việc cụ thể, khớp với yêu cầu có mặt của ngành.
- Cam kết người đó không đứng tên phụ trách chuyên môn ở cơ sở khác nếu ngành có giới hạn này.
- Nghĩa vụ báo trước khi nghỉ việc đủ để doanh nghiệp tìm người thay và làm thủ tục với cơ quan cấp phép.
- Nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc tạo điều kiện cập nhật kiến thức, gia hạn chứng chỉ nếu ngành yêu cầu.
- Quyền của người phụ trách được từ chối ký văn bản chuyên môn khi thấy không đúng quy định.
- Cách bàn giao hồ sơ chuyên môn khi chấm dứt hợp đồng.
Hợp đồng lao động hay hợp đồng khác là do tính chất công việc và yêu cầu của từng ngành quyết định. Một số thủ tục chỉ chấp nhận hợp đồng lao động; bạn đọc thành phần hồ sơ trước khi soạn.
Thứ tự chuẩn bị khi mở cơ sở cần người có chứng chỉ
Sai thứ tự là lý do phổ biến khiến doanh nghiệp đã thuê mặt bằng, sửa sang xong mà vẫn chưa được hoạt động. Thứ tự hợp lý thường là:
- Đọc điều kiện kinh doanh của ngành để biết cần bao nhiêu người, chứng chỉ loại gì, hạng nào, văn bằng gì.
- Tìm và thoả thuận với người đủ điều kiện trước khi ký thuê mặt bằng dài hạn; kiểm tra chứng chỉ của người đó trên danh sách công khai.
- Đăng ký doanh nghiệp hoặc bổ sung ngành nghề tương ứng tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất theo yêu cầu, đồng thời ký hợp đồng chính thức với người phụ trách.
- Lập hồ sơ xin giấy phép của cơ sở, kèm chứng chỉ và hợp đồng của người phụ trách, nộp tại cơ quan có thẩm quyền.
- Sau khi được cấp, lưu bộ hồ sơ nhân sự chuyên môn tại cơ sở để xuất trình khi kiểm tra.
Muốn biết từng loại giấy phép cụ thể yêu cầu người phụ trách như thế nào, bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com rồi đối chiếu với thủ tục hiện hành.
Rủi ro của kiểu "mượn tên" người có chứng chỉ
Trên thị trường có hiện tượng doanh nghiệp trả tiền để một người có chứng chỉ đứng tên trong hồ sơ, còn thực tế người đó không làm việc tại cơ sở. Cách làm này có thể giúp qua được vòng nộp hồ sơ, nhưng để lại rủi ro dài hạn cho cả hai bên.
Với doanh nghiệp, cơ sở hoạt động khi thực chất không có người đủ chuyên môn điều hành là vi phạm điều kiện kinh doanh. Khi kiểm tra không gặp người phụ trách, cơ sở có thể bị xử phạt, đình chỉ, thậm chí bị thu hồi giấy phép. Nếu có sự cố gây thiệt hại cho khách hàng, việc không có người chuyên môn thật làm doanh nghiệp yếu thế trước mọi cơ quan.
Với người cho mượn tên, chữ ký và chứng chỉ của họ gắn với những việc họ không kiểm soát. Họ có thể bị thu hồi chứng chỉ, mất khả năng hành nghề và phải chịu trách nhiệm liên đới. Cách lành mạnh là doanh nghiệp tuyển người thật, trả đúng giá trị công việc, còn người có chứng chỉ chỉ nhận đứng tên ở nơi mình thực sự làm.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc công ty có bắt buộc phải là người phụ trách chuyên môn không?
Không nhất thiết. Nhiều ngành tách người đại diện theo pháp luật với người phụ trách chuyên môn. Tuy vậy một số ngành dịch vụ như kế toán, kiểm toán, thẩm định giá có yêu cầu về chứng chỉ đối với người đại diện hoặc người quản lý, cần đọc quy định riêng.
Người phụ trách chuyên môn nghỉ phép vài ngày thì cơ sở có phải đóng cửa không?
Tuỳ ngành. Một số ngành cho phép uỷ quyền cho người khác đủ điều kiện thay thế trong thời gian vắng, kèm văn bản uỷ quyền lưu tại cơ sở. Nếu không có người thay đủ điều kiện, các hoạt động bắt buộc phải có người chuyên môn cần tạm dừng.
Có thể thay người phụ trách chuyên môn mà không báo cơ quan cấp phép không?
Thường là không. Thay người phụ trách là thay đổi nội dung điều kiện đã được cấp phép, nhiều ngành buộc phải làm thủ tục điều chỉnh hoặc thông báo. Không báo có thể bị coi là hoạt động không đúng nội dung giấy phép.
Người có chứng chỉ làm việc bán thời gian có đứng tên phụ trách được không?
Phụ thuộc yêu cầu có mặt của ngành. Nếu ngành buộc người phụ trách có mặt suốt thời gian hoạt động, thời gian làm việc phải khớp với giờ mở cửa của cơ sở. Hợp đồng và lịch làm việc cần thể hiện được điều đó.
Chứng chỉ của người phụ trách hạng thấp thì doanh nghiệp bị giới hạn gì?
Trong một số ngành như xây dựng, hạng chứng chỉ của cá nhân chủ chốt quyết định quy mô, cấp công trình mà tổ chức được nhận. Muốn nhận việc lớn hơn, doanh nghiệp cần người có chứng chỉ hạng cao hơn đúng lĩnh vực.
Ai chịu trách nhiệm khi nhân viên không có chứng chỉ làm sai chuyên môn?
Nhân viên chịu trách nhiệm về hành vi của mình, nhưng người phụ trách chuyên môn và doanh nghiệp có thể bị xử lý vì để người không đủ điều kiện làm việc vượt phạm vi hoặc không giám sát. Mức độ trách nhiệm tuỳ từng vụ việc.