Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần được phép có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật; điều lệ quy định số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người. Nếu điều lệ không phân chia rõ, theo Luật Doanh nghiệp 2020, mỗi người đại diện đều là đại diện đủ thẩm quyền của công ty với bên thứ ba và cùng chịu trách nhiệm liên đới về thiệt hại gây ra.
Cơ chế này giúp công ty linh hoạt: chủ tịch và giám đốc đều ký được, công ty không bị đứng khi một người đi công tác. Nhưng nó cũng là nguồn tranh chấp kinh điển khi hai người đại diện bất đồng và ký hai văn bản trái nhau. Bài này giải thích khi nào nên có nhiều người đại diện, cách viết điều lệ để chia quyền, và những nghĩa vụ phải giữ khi người đại diện vắng mặt.
Người đại diện theo pháp luật là ai và làm gì
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch: ký hợp đồng, đứng tên trong tố tụng, làm việc với cơ quan nhà nước, mở tài khoản. Họ không phải chủ sở hữu, cũng không nhất thiết là thành viên góp vốn. Trong công ty trách nhiệm hữu hạn thường là chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty hoặc giám đốc; trong công ty cổ phần thường là chủ tịch hội đồng quản trị hoặc giám đốc, tổng giám đốc.
Với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp là người đại diện. Với công ty hợp danh, các thành viên hợp danh đều là người đại diện theo pháp luật. Vì vậy câu hỏi “nhiều người đại diện” chủ yếu đặt ra với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần.
Người đại diện có nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng, vì lợi ích của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, và thông báo cho doanh nghiệp về các lợi ích liên quan của mình. Vi phạm các nghĩa vụ này mà gây thiệt hại thì người đại diện chịu trách nhiệm cá nhân. Đó là lý do việc chia quyền rõ ràng không chỉ có lợi cho công ty, mà còn bảo vệ chính người đại diện.
Một người hay nhiều người đại diện: so sánh để chọn
Không có lựa chọn đúng cho mọi công ty. Bảng dưới so sánh theo những tiêu chí chủ doanh nghiệp hay cân nhắc.
| Tiêu chí | Một người đại diện | Nhiều người đại diện |
|---|---|---|
| Tính liên tục | Người đó vắng mặt thì phải uỷ quyền mới giao dịch được | Một người vắng, người kia vẫn ký |
| Kiểm soát | Tập trung, dễ kiểm soát | Dễ phát sinh hai chữ ký trái nhau nếu chia quyền không rõ |
| Hợp với | Công ty nhỏ, chủ sở hữu tự điều hành | Công ty có chủ tịch và giám đốc là hai người, nhiều mảng, nhiều nơi |
| Với ngân hàng, đối tác | Đơn giản, chỉ một mẫu chữ ký | Phải cung cấp điều lệ để bên kia biết ai ký được việc gì |
| Rủi ro tranh chấp | Tranh chấp nằm ở quan hệ chủ sở hữu và người đại diện | Thêm rủi ro bất đồng giữa các người đại diện |
Nếu chọn nhiều người đại diện, phần quan trọng nhất không nằm ở hồ sơ đăng ký mà ở điều lệ. Giấy chứng nhận chỉ ghi tên, chức danh; còn ai được ký hợp đồng loại gì, đến giá trị bao nhiêu, thì nằm ở điều lệ và quy chế nội bộ.
Viết điều lệ để chia quyền đại diện
Chia theo lĩnh vực. Ví dụ giả định: chủ tịch đại diện trong quan hệ với nhà đầu tư, ngân hàng và tố tụng; giám đốc đại diện trong hợp đồng mua bán, lao động và thủ tục hành chính thường ngày.
Chia theo giá trị giao dịch. Giao dịch dưới một mức do công ty tự đặt thì một người ký; trên mức đó cần hai người cùng ký hoặc cần nghị quyết của hội đồng.
Chia theo địa bàn. Công ty có hoạt động ở nhiều tỉnh có thể giao mỗi người phụ trách một khu vực, nhưng nên kết hợp với chi nhánh và uỷ quyền cho người đứng đầu chi nhánh thay vì chỉ dựa vào chia địa bàn.
Ghi rõ cơ chế khi bất đồng. Nếu hai người đại diện có ý kiến khác nhau về một giao dịch, ai quyết định, có phải đưa lên hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị hay không.
Đồng bộ với quy chế tài chính. Quyền đại diện và quyền duyệt chi phải khớp nhau; nếu không, người có quyền ký hợp đồng lại không có quyền duyệt thanh toán, giao dịch bị đứng giữa chừng.
Ba mô hình hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ và vừa
Chủ sở hữu kiêm giám đốc, một người đại diện. Phổ biến nhất ở công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Gọn, rõ, nhưng mỗi lần chủ đi vắng là phải uỷ quyền. Hợp với công ty có quy mô nhỏ, chủ trực tiếp điều hành hằng ngày.
Chủ tịch và giám đốc cùng là người đại diện. Hay gặp khi công ty có nhà đầu tư góp vốn lớn muốn giữ quyền ký với ngân hàng, còn người sáng lập điều hành giữ quyền ký giao dịch thường ngày. Mô hình này chỉ chạy tốt khi điều lệ chia quyền rõ theo lĩnh vực hoặc giá trị giao dịch.
Một người đại diện, giám đốc thuê được uỷ quyền. Chủ sở hữu giữ vai trò đại diện duy nhất, giám đốc thuê ký theo văn bản uỷ quyền có thời hạn và phạm vi. Thay giám đốc chỉ cần chấm dứt uỷ quyền, không phải đăng ký thay đổi người đại diện. Đổi lại, mọi việc ngoài phạm vi uỷ quyền vẫn dồn về chủ sở hữu.
Chọn mô hình theo câu hỏi nào. Hãy tự hỏi: ai sẽ thường xuyên ở Việt Nam, ai cần ký với ngân hàng, mức độ tin cậy giữa các thành viên đến đâu, và nếu hai người bất đồng thì ai quyết. Trả lời xong bốn câu đó, mô hình phù hợp thường tự lộ ra.
Khi điều lệ không chia: rủi ro của việc để mặc định
Rất nhiều công ty dùng điều lệ mẫu, đăng ký hai người đại diện mà không viết gì thêm về phân chia quyền. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi đó mỗi người đều là đại diện đủ thẩm quyền. Với bên thứ ba, hợp đồng do bất kỳ ai trong hai người ký đều ràng buộc công ty, trừ khi bên thứ ba biết hoặc phải biết người ký vượt quyền.
Rủi ro thường gặp nhất là bất đồng giữa hai nhóm thành viên. Ví dụ giả định: chủ tịch đại diện nhóm góp vốn lớn, giám đốc đại diện nhóm sáng lập điều hành. Khi hai bên mâu thuẫn, mỗi người ký một hợp đồng hoặc một văn bản gửi ngân hàng trái ngược nhau. Ngân hàng phong toả, đối tác ngừng giao hàng, và việc phân xử phải đưa ra toà hoặc trọng tài, mất nhiều tháng.
Luật cũng quy định các người đại diện chịu trách nhiệm liên đới với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp khi điều lệ không phân chia. Người không trực tiếp ký vẫn có thể bị kéo vào trách nhiệm. Đây là lý do người được mời làm người đại diện thứ hai nên đọc kỹ điều lệ, và nếu điều lệ để trống, đề nghị bổ sung phần chia quyền trước khi nhận chức danh.
Người đại diện xuất cảnh hoặc vắng mặt: việc phải làm
Luật Doanh nghiệp yêu cầu doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi người đại diện duy nhất ở Việt Nam xuất cảnh, trình tự hợp lý là:
- Trước khi đi, người đại diện lập văn bản uỷ quyền cho một cá nhân cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện trong thời gian vắng mặt.
- Ghi rõ phạm vi uỷ quyền: được ký loại giao dịch nào, đến giới hạn nào, việc nào phải chờ người đại diện về.
- Thông báo nội bộ cho kế toán, ngân hàng và các đối tác thường xuyên về người được uỷ quyền và thời hạn.
- Nếu hết thời hạn uỷ quyền mà người đại diện chưa về và không có thông báo khác, người được uỷ quyền tiếp tục thực hiện trong phạm vi đã giao cho đến khi người đại diện trở lại hoặc chủ sở hữu, hội đồng cử người khác, theo nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp.
- Nếu người đại diện vắng mặt lâu dài, chết, mất tích, bị tạm giam hoặc không còn đủ điều kiện, chủ sở hữu hoặc hội đồng cử người thay và đăng ký thay đổi người đại diện.
Có nhiều người đại diện, trong đó ít nhất một người thường xuyên ở Việt Nam, là cách tự nhiên để tránh rơi vào tình huống phải uỷ quyền gấp. Đây là lý do phổ biến khiến các công ty có thành viên nước ngoài chọn cấu trúc hai người đại diện.
Đăng ký thay đổi người đại diện: những điểm hay sót
Khi thêm, bớt hoặc thay người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh. Những điểm sau hay bị bỏ sót:
- Nghị quyết hoặc quyết định cử người đại diện phải được thông qua đúng thẩm quyền theo điều lệ.
- Nếu điều lệ ghi cụ thể số lượng người đại diện, thêm hoặc bớt người có thể phải sửa điều lệ trước hoặc cùng lúc.
- Người đại diện cũ đã nghỉ nhưng công ty chưa đăng ký thay đổi thì về pháp lý họ vẫn hiện tên; nên làm ngay để cả hai bên đều an toàn.
- Cập nhật mẫu chữ ký tại các ngân hàng và chữ ký số dùng cho thuế, hải quan, bảo hiểm.
- Rà lại các văn bản uỷ quyền do người đại diện cũ ký; nên thu hồi hoặc xác nhận lại.
Người đại diện bị tạm hoãn xuất cảnh vì doanh nghiệp nợ thuế là chuyện có thật và áp dụng theo luật quản lý thuế. Người đã nghỉ việc mà vẫn đứng tên đại diện trên hệ thống có thể gặp đúng rủi ro này. Phần nghĩa vụ thuế bạn tìm ở các trang chuyên về thuế; nếu có tranh chấp về việc rút tên, nên hỏi luật sư trước khi hành động.
Câu hỏi thường gặp
Một người có thể làm người đại diện theo pháp luật cho nhiều công ty không?
Luật Doanh nghiệp không cấm chung một người làm người đại diện cho nhiều công ty. Tuy vậy một số luật chuyên ngành, như ngân hàng, bảo hiểm hay chứng khoán, có thể hạn chế người quản lý kiêm nhiệm. Ngoài ra bạn phải đủ thời gian và điều kiện thực hiện nghĩa vụ cẩn trọng với từng công ty.
Người nước ngoài có làm người đại diện theo pháp luật được không?
Được, nếu không thuộc diện bị cấm quản lý doanh nghiệp. Lưu ý doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, và người nước ngoài làm việc tại Việt Nam còn phải đáp ứng quy định về giấy phép lao động, thị thực hoặc thẻ tạm trú theo quy định hiện hành.
Có giới hạn số người đại diện tối đa không?
Luật không đặt con số tối đa, điều lệ tự quy định. Thực tế công ty nhỏ hiếm khi cần quá hai người. Càng nhiều người đại diện, việc chia quyền và kiểm soát càng phức tạp, và đối tác càng phải đọc kỹ điều lệ trước khi ký.
Hợp đồng do người đại diện thứ hai ký vượt phạm vi điều lệ có hiệu lực không?
Phụ thuộc vào việc bên kia có biết hoặc phải biết về giới hạn đó hay không, theo nguyên tắc của Bộ luật Dân sự về đại diện. Nếu đối tác ngay tình, công ty vẫn có thể bị ràng buộc rồi phải đòi người ký bồi thường. Vì vậy công ty nên thông báo giới hạn cho đối tác lớn.
Có cần đăng ký phạm vi quyền của từng người đại diện lên giấy chứng nhận không?
Giấy chứng nhận ghi họ tên, chức danh và thông tin cá nhân của người đại diện, không ghi chi tiết phạm vi quyền. Phạm vi quyền nằm trong điều lệ và quy chế nội bộ. Khi giao dịch, đối tác có thể đề nghị xem điều lệ để kiểm.
Giám đốc thuê có bắt buộc là người đại diện theo pháp luật không?
Không bắt buộc. Điều lệ có thể chỉ định chủ tịch là người đại diện duy nhất, còn giám đốc điều hành theo hợp đồng và được uỷ quyền một số việc. Cách này giúp chủ sở hữu kiểm soát chữ ký, nhưng mọi việc vượt phạm vi uỷ quyền đều phải chờ chủ tịch ký.