Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải gắn với một người sử dụng lao động hợp pháp — doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, văn phòng đại diện, chi nhánh, nhà thầu, tổ chức phi chính phủ nước ngoài và một số chủ thể khác theo danh sách của nghị định — và chính chủ thể đó đứng ra đề nghị cấp giấy phép lao động, bảo lãnh thị thực, thẻ tạm trú. Mỗi loại chủ thể có giới hạn riêng về loại công việc được giao cho người nước ngoài.
Câu hỏi "đơn vị mình có được tuyển người nước ngoài không" nghe đơn giản nhưng hay bị trả lời sai, nhất là với văn phòng đại diện (vốn không được kinh doanh), nhà thầu nước ngoài (làm theo gói thầu có thời hạn), hay hộ kinh doanh nhỏ muốn thuê đầu bếp, huấn luyện viên người nước ngoài. Bài này đi qua từng loại chủ thể và những điểm cần kiểm trước khi nhận người.
Người sử dụng lao động là chìa khoá của mọi thủ tục
Toàn bộ hệ thống giấy tờ cho người nước ngoài làm việc được thiết kế quanh người sử dụng lao động. Đơn vị này đứng tên trên giấy phép lao động, ký hợp đồng lao động, bảo lãnh thị thực và thẻ tạm trú, chịu trách nhiệm báo cáo định kỳ và chịu trách nhiệm khi người lao động làm việc không đúng giấy phép. Người nước ngoài không tự xin giấy phép lao động cho chính mình như xin một giấy tờ cá nhân.
Vì vậy, trước khi bàn đến người lao động có đủ điều kiện không, phải trả lời được câu hỏi: đơn vị định tuyển có thuộc danh sách chủ thể được sử dụng người lao động nước ngoài không, và công việc định giao có nằm trong phạm vi hoạt động hợp pháp của đơn vị không. Hai câu này sai thì hồ sơ của người lao động dù hoàn hảo cũng không cứu được.
Danh sách chủ thể được sử dụng người lao động nước ngoài do nghị định về lao động nước ngoài quy định. Khung năm 2025 đã sắp xếp lại một số nội dung; bạn đọc bản hiện hành để biết đơn vị mình thuộc nhóm nào, thay vì suy từ các bài viết cũ.
Từng loại chủ thể và giới hạn cần biết
Bảng tổng hợp các chủ thể hay gặp và điều cần kiểm. Danh sách đầy đủ và điều kiện chi tiết đối chiếu nghị định hiện hành.
| Chủ thể | Được tuyển người nước ngoài làm gì | Giới hạn hay gặp | Giấy tờ chứng minh tư cách |
|---|---|---|---|
| Doanh nghiệp (trong nước, có vốn nước ngoài) | Các vị trí phục vụ ngành nghề đã đăng ký | Ngành nghề có điều kiện phải đủ điều kiện trước | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp |
| Chi nhánh, địa điểm kinh doanh | Làm việc tại chi nhánh theo phạm vi của doanh nghiệp | Chi nhánh không phải pháp nhân riêng | Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh |
| Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài | Xúc tiến, liên lạc, nghiên cứu thị trường | Không được trực tiếp kinh doanh sinh lời | Giấy phép thành lập văn phòng đại diện |
| Nhà thầu (nước ngoài, trong nước) | Thực hiện gói thầu, dự án | Thời gian gắn với gói thầu; ưu tiên người Việt cho vị trí phổ thông | Hợp đồng, quyết định trúng thầu, giấy phép thầu nếu có |
| Tổ chức phi chính phủ nước ngoài | Thực hiện chương trình, dự án đã đăng ký | Trong phạm vi giấy đăng ký hoạt động | Giấy đăng ký hoạt động |
| Cơ sở giáo dục, y tế, tổ chức sự nghiệp | Giảng dạy, chuyên môn, quản lý | Kèm điều kiện ngành: giấy phép hành nghề, tiêu chuẩn giáo viên | Quyết định thành lập, giấy phép hoạt động |
Hai dòng hay sai nhất là văn phòng đại diện và nhà thầu. Văn phòng đại diện tuyển người nước ngoài làm "giám đốc kinh doanh" để bán hàng là sai phạm vi; nhà thầu giữ người lao động lại sau khi gói thầu kết thúc là sai căn cứ.
Văn phòng đại diện: tuyển được, nhưng chỉ cho việc văn phòng đại diện được làm
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng liên lạc, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, thúc đẩy cơ hội đầu tư. Nó không được trực tiếp ký hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ sinh lời tại Việt Nam, trừ những trường hợp luật cho phép người đứng đầu ký theo uỷ quyền của thương nhân nước ngoài.
Người đứng đầu văn phòng đại diện là người nước ngoài thường thuộc nhóm trưởng văn phòng đại diện, có thể không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc phải làm thủ tục riêng, tuỳ quy định hiện hành. Các nhân sự nước ngoài khác của văn phòng đại diện vẫn cần giấy phép lao động như bình thường.
Điểm cần cảnh giác là mô tả công việc. Nếu hồ sơ ghi người lao động làm "phát triển kinh doanh, ký hợp đồng với khách hàng Việt Nam", cơ quan thẩm định có thể đặt câu hỏi về phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện. Khi thương nhân nước ngoài thực sự muốn kinh doanh tại Việt Nam, con đường đúng là thành lập doanh nghiệp hoặc chi nhánh theo luật đầu tư, chứ không dùng văn phòng đại diện thay thế.
Nhà thầu: người lao động đi theo gói thầu
Nhà thầu nước ngoài thực hiện gói thầu tại Việt Nam thường cần đưa sang kỹ sư, chuyên gia quản lý dự án, lao động kỹ thuật. Pháp luật cho phép, nhưng có hai nguyên tắc đi kèm. Thứ nhất, thời gian làm việc của người lao động gắn với thời gian gói thầu; khi gói thầu kết thúc, căn cứ để người lao động ở lại cũng hết. Thứ hai, với những vị trí người Việt Nam làm được, nhà thầu phải ưu tiên tuyển người Việt Nam, và việc tuyển người nước ngoài cho các vị trí đó phải được giải trình theo quy định.
Chủ đầu tư cũng có trách nhiệm: theo dõi, yêu cầu nhà thầu thực hiện đúng các cam kết về sử dụng lao động. Khi gói thầu có nhiều nhà thầu phụ, việc xác định ai là người sử dụng lao động của từng người nước ngoài phải rõ từ đầu, tránh tình trạng người lao động làm cho nhà thầu phụ nhưng giấy phép lại đứng tên nhà thầu chính.
Với nhà thầu nước ngoài, còn có các nghĩa vụ khác như giấy phép thầu, đăng ký văn phòng điều hành, nghĩa vụ thuế nhà thầu. Phần thuế bạn tham khảo cụm thuế; phần giấy phép, xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh muốn thuê người nước ngoài
Nhiều nhà hàng, phòng tập, trung tâm nhỏ ở các thành phố du lịch muốn thuê một đầu bếp, một huấn luyện viên, một nhân viên chăm sóc khách người nước ngoài. Nếu cơ sở đó là hộ kinh doanh, câu hỏi là hộ kinh doanh có thuộc danh sách chủ thể được sử dụng người lao động nước ngoài không.
Trước đây, nghị định hướng dẫn có tính cả hộ kinh doanh và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh vào danh sách người sử dụng lao động nước ngoài. Với khung hiện hành năm 2025, bạn đối chiếu lại danh sách trước khi nộp hồ sơ. Kể cả khi được phép, hộ kinh doanh vẫn phải chứng minh nhu cầu thật và vị trí phù hợp các nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật — một vị trí phục vụ bàn phổ thông khó đáp ứng các nhóm này.
Một điểm thực tế nữa: thẻ tạm trú cần đơn vị bảo lãnh đăng ký với cơ quan xuất nhập cảnh. Hộ kinh doanh nên hỏi trước cơ quan xuất nhập cảnh nơi mình đặt địa điểm về việc đứng ra bảo lãnh, để không rơi vào tình huống có giấy phép lao động mà không làm được thẻ tạm trú. Nếu quy mô kinh doanh đang lớn dần và cần nhiều nhân sự nước ngoài, chuyển lên doanh nghiệp thường giúp các thủ tục này thuận hơn.
Bốn hiểu lầm về người sử dụng lao động
"Công ty mẹ ở nước ngoài trả lương thì công ty con ở Việt Nam khỏi lo giấy phép." Người trả lương không quyết định ai là người sử dụng lao động tại Việt Nam. Người nước ngoài làm việc thực tế cho công ty con thì công ty con là nơi cần có căn cứ hợp pháp cho việc đó, có thể theo diện di chuyển nội bộ nếu đúng điều kiện, nhưng vẫn phải làm thủ tục.
"Ký hợp đồng qua một công ty cung ứng nhân sự là xong." Nếu đơn vị cung ứng không có giấy phép cho thuê lại lao động, hoặc người nước ngoài thực chất làm việc dưới sự điều hành của đơn vị nhận, mô hình này dễ bị xem là lách. Giấy phép lao động phải phản ánh đúng ai đang sử dụng người lao động.
"Doanh nghiệp đã có giấy phép kinh doanh ngành đó thì vị trí nào cũng được." Ngành nghề đăng ký là điều kiện cần, nhưng vị trí còn phải thuộc các nhóm được cấp phép và người lao động phải đáp ứng tiêu chí của nhóm.
"Đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng gì." Thông tin người sử dụng lao động trên giấy phép, trên thẻ tạm trú và trong hồ sơ đăng ký với cơ quan xuất nhập cảnh cần thống nhất. Sau khi đổi địa chỉ, nhất là khi đổi tên đơn vị hành chính năm 2025, nên hỏi cơ quan cấp có cần cập nhật không.
Kiểm tra trước khi nhận một người nước ngoài
Năm bước dưới đây nên làm trước khi đưa ra lời mời làm việc chính thức, để không hứa với người lao động một điều đơn vị không làm được.
- Xác định đơn vị mình thuộc loại chủ thể nào trong danh sách người sử dụng lao động nước ngoài của nghị định hiện hành.
- Kiểm tra công việc định giao có nằm trong phạm vi hoạt động, ngành nghề đã đăng ký và đã đủ điều kiện (nếu là ngành có điều kiện) không.
- Xác định vị trí thuộc nhóm nào: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, và người được tuyển có đáp ứng không.
- Chuẩn bị lý do vì sao vị trí này cần người nước ngoài, nhất là khi vị trí có thể tuyển người Việt Nam.
- Kiểm tra đơn vị đã đăng ký thông tin với cơ quan xuất nhập cảnh để bảo lãnh thị thực, thẻ tạm trú chưa.
Nếu một trong năm bước có câu trả lời "không chắc", hãy hỏi cơ quan quản lý lao động hoặc hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi ký bất cứ cam kết nào với người lao động.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng đại diện có được bảo lãnh thẻ tạm trú cho nhân viên người nước ngoài không?
Văn phòng đại diện có thể đứng ra bảo lãnh nếu đã đăng ký với cơ quan xuất nhập cảnh và người lao động có căn cứ làm việc hợp pháp. Bạn hỏi cơ quan xuất nhập cảnh nơi đặt văn phòng về thủ tục đăng ký và thành phần hồ sơ hiện hành.
Công ty mới thành lập chưa có doanh thu có tuyển người nước ngoài được không?
Không có quy định chung cấm doanh nghiệp mới tuyển người nước ngoài. Điều cần là doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, có nhu cầu thực và vị trí phù hợp. Hồ sơ nên giải thích rõ kế hoạch hoạt động để cơ quan hiểu vì sao cần vị trí đó.
Nhà thầu phụ có được tự đứng tên giấy phép lao động cho người nước ngoài không?
Nhà thầu phụ trực tiếp sử dụng người lao động thường là chủ thể đứng tên, nếu thuộc diện được sử dụng người nước ngoài theo nghị định. Điều quan trọng là xác định rõ ai thực sự sử dụng người lao động, không để giấy phép đứng tên một đơn vị trong khi người đó làm cho đơn vị khác.
Cá nhân người Việt có thuê người giúp việc nước ngoài được không?
Đây là trường hợp đặc thù, phải đối chiếu danh sách chủ thể được sử dụng người lao động nước ngoài và các nhóm vị trí theo nghị định hiện hành. Vị trí giúp việc gia đình thường không thuộc các nhóm nhà quản lý, chuyên gia hay lao động kỹ thuật, nên khả năng được cấp phép rất hạn chế.
Đơn vị sự nghiệp công lập tuyển giảng viên nước ngoài có cần giấy phép lao động không?
Thông thường có, trừ khi người đó thuộc nhóm không phải cấp theo quy định, ví dụ theo điều ước quốc tế hoặc chương trình hợp tác cụ thể. Ngoài giấy phép lao động, giảng viên còn phải đáp ứng tiêu chuẩn của ngành giáo dục.