Biên bản vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm là văn bản ghi nhận hành vi vi phạm do người có thẩm quyền lập khi kiểm tra; nó chưa phải là quyết định xử phạt. Từ lúc ký biên bản đến lúc có quyết định, cơ sở có quyền ghi ý kiến, giải trình trong những trường hợp luật cho phép, và sau quyết định vẫn còn quyền khiếu nại, khởi kiện. Song song, cơ sở nên khắc phục ngay những gì có thể khắc phục.
Bài này không liệt kê mức phạt, vì mức phạt do nghị định xử phạt hiện hành quy định và có thể được sửa đổi; bạn cần đối chiếu văn bản đang có hiệu lực. Bài tập trung vào các nhóm lỗi hay bị lập, cách đọc biên bản, quyền của cơ sở theo Luật Xử lý vi phạm hành chính và cách xử lý từng bước để không làm vụ việc nặng thêm.
Nhóm lỗi hay bị lập biên bản
Phân nhóm theo thực tế các đợt kiểm tra cơ sở nhỏ và vừa. Hành vi cụ thể và mức phạt cần đối chiếu nghị định xử phạt hiện hành.
| Nhóm lỗi | Ví dụ thường gặp | Thường đi kèm biện pháp | Phòng thế nào |
|---|---|---|---|
| Giấy tờ | Không có giấy chứng nhận khi thuộc diện phải có, giấy hết hạn, chưa tự công bố sản phẩm | Buộc hoàn thiện thủ tục, có thể tạm dừng hoạt động hoặc tạm dừng bán | Bảng theo dõi thời hạn, rà diện phải cấp |
| Con người | Người trực tiếp chế biến không có giấy tờ về sức khoẻ, kiến thức; không đội mũ, đeo găng khi chia thức ăn chín | Buộc bổ sung, tập huấn | Danh sách nhân viên cập nhật, quy định trang phục |
| Điều kiện vật chất | Không tách sống chín, kho chứa lẫn hoá chất, côn trùng trong khu chế biến | Buộc khắc phục trong thời hạn | Tự kiểm tra định kỳ |
| Nguồn gốc | Không chứng minh được nguồn gốc nguyên liệu, dùng nguyên liệu hết hạn | Buộc tiêu huỷ, thu hồi | Lưu hoá đơn, chứng từ, kiểm hạn khi nhập |
| Sản phẩm | Nhãn sai, thiếu; sản phẩm không phù hợp bản công bố; phụ gia ngoài danh mục | Buộc sửa nhãn, thu hồi, cải chính | Rà nhãn và công thức với bản công bố |
| Quảng cáo | Quảng cáo thực phẩm có nội dung như thuốc, quảng cáo khi chưa xác nhận nội dung với nhóm bắt buộc | Buộc cải chính, gỡ nội dung | Duyệt nội dung trước khi đăng |
Ngoài phạt tiền, quyết định xử phạt có thể kèm hình thức xử phạt bổ sung như đình chỉ hoạt động có thời hạn, tước quyền sử dụng giấy phép, và các biện pháp khắc phục hậu quả. Với tổ chức, mức phạt tiền thường cao hơn cá nhân cho cùng hành vi theo nguyên tắc của pháp luật xử lý vi phạm hành chính.
Biên bản khác quyết định xử phạt ở đâu
Biên bản ghi lại sự việc: thời gian, địa điểm, thành phần, hành vi vi phạm được phát hiện, căn cứ, biện pháp ngăn chặn đã áp dụng nếu có, ý kiến của người vi phạm. Biên bản là cơ sở để người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt, nhưng chưa phải quyết định. Nội dung hành vi trong biên bản quyết định phần lớn việc xử phạt sau này, nên phải đọc kỹ trước khi ký.
Quyết định xử phạt là văn bản do người có thẩm quyền ký, ghi hình thức xử phạt, mức phạt, biện pháp khắc phục và thời hạn thi hành. Thời hạn ra quyết định kể từ ngày lập biên bản do Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định, có thể kéo dài trong vụ việc phức tạp hoặc khi có giải trình. Nếu bạn nhận được quyết định, hãy đọc kỹ thời hạn nộp phạt và thời hạn khiếu nại.
Một điểm hay bị hiểu nhầm: ký biên bản không có nghĩa là đồng ý với toàn bộ nội dung. Chữ ký xác nhận bạn đã được đọc và nhận biên bản. Nếu không đồng ý, ghi rõ ý kiến vào mục ý kiến của người vi phạm. Từ chối ký không làm biên bản mất giá trị, vì người lập sẽ ghi lý do và có người chứng kiến.
Đọc và ghi ý kiến vào biên bản
Buổi kiểm tra thường căng thẳng. Hãy giữ bình tĩnh và làm theo trình tự dưới đây.
- Đề nghị đoàn cho xem quyết định kiểm tra hoặc căn cứ kiểm tra, ghi lại tên đơn vị và người lập biên bản.
- Đọc từng dòng mô tả hành vi: có đúng sự việc không, có ghi đúng tên cơ sở, địa chỉ, người đại diện không.
- Đối chiếu số lượng, khối lượng hàng hoá bị ghi nhận, nhất là khi có tạm giữ hoặc tiêu huỷ.
- Ghi ý kiến ngắn, cụ thể vào mục dành cho người vi phạm: đồng ý phần nào, không đồng ý phần nào, vì sao, có giấy tờ gì sẽ cung cấp.
- Đề nghị nhận một bản biên bản và kiểm tra bản mình nhận giống bản đoàn giữ.
- Chụp ảnh hiện trạng, tập hợp giấy tờ liên quan ngay trong ngày, khi trí nhớ còn rõ.
Tránh viết ý kiến dài dòng, cảm tính hay đổ lỗi cho nhân viên. Những gì bạn viết vào biên bản cũng trở thành căn cứ sau này.
Quyền giải trình và cách làm
Luật Xử lý vi phạm hành chính cho người vi phạm quyền giải trình đối với những hành vi có mức phạt tiền tối đa từ một ngưỡng nhất định trở lên, hoặc khi dự kiến áp dụng hình thức tước quyền sử dụng giấy phép, đình chỉ hoạt động. Người lập biên bản thường ghi trong biên bản về quyền này và thời hạn giải trình; nếu không thấy, hãy hỏi rõ.
Giải trình bằng văn bản nên đi thẳng vào vấn đề: nêu sự việc theo cách hiểu của cơ sở, chỉ ra điểm biên bản chưa đúng hoặc chưa đầy đủ, kèm bằng chứng như hoá đơn, giấy chứng nhận còn hạn, phiếu kiểm nghiệm, ảnh chụp. Nếu vi phạm là có thật, giải trình vẫn hữu ích khi nêu tình tiết giảm nhẹ: lần đầu vi phạm, đã tự nguyện khắc phục, hậu quả không đáng kể.
Các tình tiết giảm nhẹ, tăng nặng được pháp luật xử lý vi phạm hành chính quy định, và người có thẩm quyền xem xét khi quyết định mức phạt trong khung. Giải trình đúng hạn, có bằng chứng thường được xem xét nghiêm túc hơn những lời giải thích tại chỗ. Với vụ việc có nguy cơ đình chỉ hoạt động hoặc thiệt hại lớn, nên nhờ người làm nghề soạn giải trình; bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để định hướng.
Khắc phục ngay: việc nên làm song song
Sửa lỗi có thể sửa. Giấy hết hạn thì nộp hồ sơ cấp lại ngay; nhân viên thiếu giấy khám thì đi khám; kho lẫn hoá chất thì tách ngay trong ngày. Khắc phục sớm vừa giảm nguy cơ, vừa là tình tiết có lợi khi xem xét.
Thực hiện đúng biện pháp ngăn chặn. Nếu đoàn tạm giữ hàng, niêm phong khu vực hay yêu cầu tạm dừng bán một sản phẩm, tuyệt đối không tự ý phá niêm phong hay bán tiếp. Vi phạm biện pháp ngăn chặn biến một lỗi hành chính thành vấn đề nghiêm trọng hơn nhiều.
Ghi nhận việc đã sửa. Chụp ảnh trước và sau, lưu biên nhận hồ sơ, hoá đơn sửa chữa. Gửi kèm khi giải trình hoặc khi cơ quan kiểm tra lại.
Rà soát lỗi tương tự ở các điểm khác. Chuỗi cửa hàng bị lập biên bản ở một điểm thường có lỗi giống ở các điểm khác. Rà ngay trước đợt kiểm tra tiếp theo.
Thông tin nội bộ rõ ràng. Giải thích cho nhân viên điều gì đã xảy ra và điều gì thay đổi. Biên bản là cơ hội để siết lại quy trình, không phải để tìm người chịu tội.
Chuẩn bị từ trước để buổi kiểm tra không thành biên bản dài
Phần lớn dòng trong một biên bản an toàn thực phẩm của cơ sở nhỏ là lỗi giấy tờ và lỗi thói quen, không phải lỗi cố ý. Một tập hồ sơ để sẵn ở chỗ dễ lấy gồm giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận hoặc bằng chứng thuộc diện không phải cấp, bản tự công bố sản phẩm, danh sách nhân viên kèm giấy tờ sức khoẻ và kiến thức, hoá đơn nguyên liệu gần nhất, kết quả kiểm nghiệm nước, giúp bạn trả lời phần lớn câu hỏi trong vài phút.
Thói quen hằng ngày quan trọng không kém: thực phẩm có nhãn và hạn dùng, kho không để hoá chất cạnh gia vị, nhân viên mặc đúng trang phục, thùng rác có nắp. Đoàn kiểm tra không báo trước sẽ thấy đúng những gì diễn ra mỗi ngày, nên cách duy nhất để chuẩn bị là làm đúng mỗi ngày.
Cuối cùng, chỉ định sẵn ai là người tiếp đoàn khi chủ cơ sở vắng mặt, và người đó biết tập hồ sơ để ở đâu, biết quy trình đọc và ghi ý kiến vào biên bản như ở phần trên.
Sau quyết định xử phạt: khiếu nại, khởi kiện, thi hành
Nếu không đồng ý với quyết định xử phạt, cơ sở có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại toà án theo thời hạn luật định. Trong thời gian khiếu nại, khởi kiện, quyết định xử phạt nhìn chung vẫn phải được thi hành, trừ trường hợp được tạm đình chỉ theo quy định. Vì vậy đừng để quá hạn nộp phạt chỉ vì đang khiếu nại.
Nộp phạt đúng hạn theo hướng dẫn trên quyết định, giữ biên lai. Chậm nộp có thể phải nộp thêm tiền chậm nộp và bị cưỡng chế. Biện pháp khắc phục hậu quả như tiêu huỷ hàng, thu hồi sản phẩm, cải chính quảng cáo phải được thực hiện và báo cáo kết quả theo yêu cầu trong quyết định.
Vi phạm an toàn thực phẩm nghiêm trọng, gây hậu quả cho sức khoẻ con người, có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự. Khi vụ việc có dấu hiệu này, như có người nhập viện sau khi dùng sản phẩm, cơ sở cần luật sư ngay từ đầu, không tự xử lý. Ở mức hành chính thông thường, phần lớn cơ sở có thể tự làm nếu nắm rõ quy trình và giữ hồ sơ cẩn thận. Hồ sơ từng loại giấy phép liên quan có thể tra trên GiayPhep.com để khắc phục phần thủ tục cho đúng.
Câu hỏi thường gặp
Ký biên bản vi phạm có phải là nhận lỗi không?
Chữ ký xác nhận bạn đã được đọc và nhận biên bản. Nếu không đồng ý với nội dung, hãy ghi rõ ý kiến vào mục dành cho người vi phạm. Từ chối ký không làm biên bản mất giá trị, vì người lập ghi lý do và có người chứng kiến.
Có được giải trình với mọi lỗi an toàn thực phẩm không?
Quyền giải trình áp dụng với hành vi có mức phạt tối đa từ ngưỡng luật định trở lên, hoặc khi dự kiến tước giấy phép, đình chỉ hoạt động. Với lỗi nhỏ hơn, bạn vẫn có thể ghi ý kiến vào biên bản và cung cấp giấy tờ để làm rõ.
Đang khiếu nại thì có phải nộp phạt không?
Nhìn chung quyết định xử phạt vẫn phải thi hành trong thời gian khiếu nại, khởi kiện, trừ khi được tạm đình chỉ theo quy định. Nếu sau đó khiếu nại được chấp nhận, khoản tiền đã nộp sẽ được xử lý theo kết quả giải quyết.
Bị lập biên bản rồi khắc phục ngay thì có được miễn phạt không?
Khắc phục không tự động làm mất hành vi vi phạm đã xảy ra, nhưng tự nguyện khắc phục là tình tiết giảm nhẹ được xem xét khi quyết định mức phạt. Hãy lưu bằng chứng việc đã khắc phục và nêu trong giải trình.
Khi nào vi phạm an toàn thực phẩm bị xử lý hình sự?
Khi hành vi gây hậu quả nghiêm trọng cho sức khoẻ, tính mạng con người hoặc thuộc các trường hợp Bộ luật Hình sự quy định. Khi vụ việc có dấu hiệu này, cơ sở cần luật sư ngay từ đầu.