Bộ luật Lao động 2019 đặt chủ sở hữu, thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn và chủ tịch, thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn theo mức Chính phủ quy định vào nhóm không thuộc diện cấp giấy phép lao động; người không đạt mức đó, hoặc giám đốc thuê ngoài không góp vốn, vẫn phải xin giấy phép như lao động thông thường. Không thuộc diện cấp không có nghĩa là không phải làm gì: thường vẫn cần thủ tục xác nhận và vẫn cần thị thực, thẻ tạm trú đúng diện.
Nhà đầu tư nước ngoài mở công ty ở Việt Nam hay nghĩ "công ty của mình thì mình làm, cần gì giấy phép". Câu trả lời phụ thuộc vào hai điều: người đó đang ở Việt Nam với tư cách gì (người góp vốn hay người làm thuê), và phần vốn góp có đạt mức quy định hay không. Bài này tách từng tư cách và thủ tục đi kèm.
Góp vốn và làm việc: hai tư cách khác nhau
Một người nước ngoài liên quan đến công ty Việt Nam có thể mang nhiều tư cách cùng lúc: nhà đầu tư (góp vốn), người quản lý (thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị), người điều hành (giám đốc, tổng giám đốc), người đại diện theo pháp luật, và người lao động nhận lương cho một vị trí cụ thể. Pháp luật đầu tư điều chỉnh tư cách nhà đầu tư; pháp luật doanh nghiệp điều chỉnh tư cách quản lý, đại diện; pháp luật lao động điều chỉnh tư cách làm việc.
Nhóm không thuộc diện cấp giấy phép lao động gắn với tư cách chủ sở hữu, thành viên góp vốn, thành viên hội đồng quản trị có giá trị góp vốn đạt mức quy định. Lý do là những người này tham gia doanh nghiệp với tư cách chủ, không phải người làm thuê. Nhưng nếu cùng người đó đồng thời giữ một vị trí điều hành hoặc chuyên môn, nhận lương theo hợp đồng lao động, câu hỏi về giấy phép cần xem xét theo quy định hiện hành cho tình huống kiêm nhiệm.
Người giữ chức danh giám đốc, tổng giám đốc mà không góp vốn — tức giám đốc thuê — là người lao động theo nghĩa pháp luật lao động. Họ thường thuộc nhóm nhà quản lý và phải có giấy phép lao động, trừ khi thuộc một nhóm không phải cấp khác.
Bảng tư cách: có thuộc diện cấp không, giấy tờ thường cần
Bảng dưới gom các tình huống hay gặp với nhà đầu tư và giám đốc người nước ngoài. Mức góp vốn và thủ tục xác nhận cụ thể đối chiếu nghị định hiện hành.
| Tư cách | Thuộc diện cấp giấy phép lao động? | Giấy tờ thường cần | Thị thực, thẻ tạm trú |
|---|---|---|---|
| Chủ sở hữu, thành viên góp vốn đạt mức quy định | Không thuộc diện cấp | Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp (nếu quy định yêu cầu), giấy tờ chứng minh góp vốn | Diện đầu tư, ký hiệu theo mức vốn |
| Chủ tịch, thành viên hội đồng quản trị đạt mức góp vốn | Không thuộc diện cấp | Như trên, kèm quyết định bầu | Diện đầu tư |
| Thành viên góp vốn chưa đạt mức | Thuộc diện cấp nếu làm việc | Hồ sơ giấy phép lao động theo vị trí | Diện lao động nếu làm việc |
| Giám đốc thuê, không góp vốn | Thuộc diện cấp | Hồ sơ nhóm nhà quản lý | Diện lao động |
| Nhà đầu tư không làm việc, chỉ góp vốn và thỉnh thoảng sang họp | Không phát sinh làm việc | Giấy tờ chứng minh tư cách nhà đầu tư khi cần | Thị thực phù hợp mục đích chuyến đi |
Dòng cuối là tình huống nhiều nhà đầu tư nhỏ gặp: góp vốn rồi giao người Việt điều hành, mỗi năm sang vài lần. Họ không làm việc theo nghĩa cần giấy phép, nhưng vẫn phải chọn đúng loại thị thực cho từng chuyến đi.
Mức góp vốn do Chính phủ quy định
Bộ luật Lao động không ghi con số cụ thể mà giao Chính phủ quy định mức giá trị góp vốn để người góp vốn không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Con số này đã từng được nêu trong nghị định hướng dẫn trước đây và có thể được điều chỉnh trong nghị định năm 2025. Bạn đối chiếu văn bản hiện hành trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trước khi dựa vào một con số nghe từ người khác.
Điểm cần chú ý là "giá trị góp vốn" tính theo phần vốn đã góp thực tế hay vốn cam kết góp, và vào thời điểm nào. Một người đăng ký góp đủ mức nhưng chưa góp thực tế, hoặc góp chậm so với thời hạn luật doanh nghiệp quy định, có thể gặp vướng khi chứng minh tư cách. Giấy tờ chứng minh góp vốn (chứng từ chuyển tiền qua tài khoản vốn đầu tư, sổ đăng ký thành viên, giấy chứng nhận phần vốn góp) nên được chuẩn bị đầy đủ.
Với nhà đầu tư góp vốn qua một pháp nhân nước ngoài (công ty mẹ ở nước ngoài góp vốn vào công ty Việt Nam), người được cử sang không phải là người trực tiếp góp vốn. Tư cách của họ thường là người đại diện phần vốn hoặc người được bổ nhiệm điều hành, và cần xem xét theo nhóm khác.
Thị thực và thẻ tạm trú diện đầu tư
Luật xuất nhập cảnh có các ký hiệu thị thực, thẻ tạm trú riêng cho nhà đầu tư nước ngoài, phân theo mức vốn góp và lĩnh vực đầu tư. Ký hiệu càng cao thì thời hạn thẻ tối đa thường càng dài. Mức vốn cho từng ký hiệu và thời hạn cụ thể bạn đối chiếu luật hiện hành và hướng dẫn của cơ quan xuất nhập cảnh.
Nhà đầu tư dùng thẻ diện đầu tư không cần giấy phép lao động làm căn cứ, mà dùng giấy tờ chứng minh tư cách nhà đầu tư như giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có tên mình, chứng từ góp vốn. Đây là lý do nhà đầu tư không nên tự gọi mình là "người lao động" trong hồ sơ, vì sẽ bị dẫn sang diện thẻ khác.
Ngược lại, giám đốc thuê người nước ngoài phải dùng thẻ diện lao động, căn cứ là giấy phép lao động. Một doanh nghiệp có cả nhà đầu tư và giám đốc thuê là người nước ngoài sẽ có hai bộ thủ tục khác nhau cho hai người, dù cả hai cùng xuất hiện trong điều lệ công ty.
Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài
Luật Doanh nghiệp yêu cầu doanh nghiệp phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi người đại diện là người nước ngoài, việc cư trú tại Việt Nam đòi hỏi thị thực hoặc thẻ tạm trú hợp lệ, và việc họ thực hiện chức năng điều hành đòi hỏi căn cứ làm việc hợp pháp — giấy phép lao động hoặc thuộc diện không phải cấp.
Doanh nghiệp có vốn nước ngoài nhỏ hay gặp tình huống người đại diện ở nước ngoài phần lớn thời gian. Khi người đó xuất cảnh, luật doanh nghiệp yêu cầu uỷ quyền cho người khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện. Không có người được uỷ quyền là một lỗ hổng pháp lý, không chỉ là chuyện tiện hay không tiện.
Nếu bạn đang cân nhắc bố trí người đại diện, giám đốc, kế toán trưởng cho một công ty có vốn nước ngoài mới thành lập, hãy lập sơ đồ tư cách cho từng người ngay từ đầu: ai góp vốn, ai làm việc, ai cư trú. Khi sơ đồ phức tạp, hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, vì sửa sau sẽ tốn thêm thủ tục.
Hiểu lầm hay gặp của nhà đầu tư nhỏ
"Đứng tên trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là đủ." Tên trên giấy chứng nhận cho biết tư cách thành viên, nhưng giá trị góp vốn thực tế mới là căn cứ để xét nhóm không thuộc diện cấp. Chứng từ góp vốn qua tài khoản vốn đầu tư là giấy tờ không thể thiếu.
"Không thuộc diện cấp thì không cần báo với ai." Nhiều nhóm vẫn phải có văn bản xác nhận hoặc thông báo trước. Không có văn bản này, nhà đầu tư khó làm thẻ tạm trú và khó chứng minh tư cách khi kiểm tra.
"Vợ hoặc chồng của nhà đầu tư làm việc ở công ty cũng được miễn." Tư cách không thuộc diện cấp là của người góp vốn, không lan sang người thân. Người thân làm việc cho công ty cần căn cứ làm việc riêng; nếu chỉ đi theo, họ cần thị thực, thẻ tạm trú diện thăm thân phù hợp.
"Góp vốn vào công ty nào cũng được tính." Tư cách gắn với chính công ty mà người đó góp vốn. Nhà đầu tư góp vốn ở công ty A nhưng làm việc cho công ty B thì vẫn phải xem xét giấy phép cho công việc ở công ty B.
Thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Với nhà đầu tư thuộc diện không phải cấp, trình tự thường gặp như dưới đây. Khung năm 2025 có thể thay việc xác nhận bằng thông báo cho một số nhóm; đối chiếu quy định hiện hành.
- Xác định người đó thuộc nhóm không thuộc diện cấp nào, căn cứ vào quy định hiện hành.
- Chuẩn bị giấy tờ chứng minh: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, chứng từ góp vốn, quyết định bầu hoặc bổ nhiệm.
- Chuẩn bị giấy tờ cá nhân: hộ chiếu, ảnh, giấy tờ khác theo danh mục hiện hành.
- Nộp hồ sơ đề nghị xác nhận (hoặc thông báo) tới cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền.
- Nhận văn bản xác nhận, dùng làm căn cứ cho thủ tục thẻ tạm trú nếu cần.
- Theo dõi thời hạn văn bản xác nhận; khi tư cách thay đổi (chuyển nhượng vốn, thôi chức danh), xem lại giấy tờ.
Khi nhà đầu tư chuyển nhượng bớt vốn xuống dưới mức quy định nhưng vẫn ở lại làm việc, tư cách không thuộc diện cấp có thể không còn. Đây là thời điểm hay bị bỏ sót.
Câu hỏi thường gặp
Nhà đầu tư nước ngoài có cần giấy phép lao động để làm giám đốc công ty của chính mình không?
Nếu người đó là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn đạt mức Chính phủ quy định, họ thuộc nhóm không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Bộ luật Lao động. Trường hợp kiêm nhiệm và nhận lương theo vị trí điều hành, đối chiếu quy định hiện hành để xác định có phát sinh thủ tục khác không.
Mức góp vốn để không phải xin giấy phép lao động là bao nhiêu?
Bộ luật Lao động giao Chính phủ quy định mức này trong nghị định hướng dẫn, và nghị định về lao động nước ngoài đã được thay mới năm 2025. Bạn đối chiếu con số trong văn bản hiện hành trên Cổng Dịch vụ công quốc gia thay vì dựa vào mức cũ.
Giám đốc người nước ngoài không góp vốn có cần giấy phép lao động không?
Thông thường có. Giám đốc thuê là người lao động theo hợp đồng và thường thuộc nhóm nhà quản lý. Họ cần giấy phép lao động trừ khi thuộc một nhóm không phải cấp khác theo quy định.
Thẻ tạm trú nhà đầu tư có thời hạn bao lâu?
Thời hạn tối đa phụ thuộc ký hiệu thẻ, mà ký hiệu lại phụ thuộc mức vốn góp và lĩnh vực đầu tư theo luật xuất nhập cảnh. Thẻ cũng không được dài hơn thời hạn hộ chiếu. Đối chiếu hướng dẫn hiện hành của cơ quan xuất nhập cảnh.
Chuyển nhượng hết vốn nhưng vẫn ở lại làm cố vấn cho công ty thì sao?
Khi không còn là thành viên góp vốn, người đó không còn thuộc nhóm không thuộc diện cấp theo tư cách nhà đầu tư. Nếu vẫn làm việc cho công ty, cần xem xét lại căn cứ làm việc, thường là xin giấy phép lao động theo vị trí mới, và làm lại thẻ tạm trú theo diện phù hợp.
Người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật có bắt buộc ở Việt Nam không?
Luật Doanh nghiệp yêu cầu doanh nghiệp có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi người đại diện duy nhất xuất cảnh, phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện.