Hộ kinh doanh đã đăng ký và có mã số thuế có thể đứng tên làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá thông thường để kinh doanh. Nhưng với hàng hoá cần giấy phép, cần điều kiện kinh doanh hoặc công bố sản phẩm, nhiều thủ tục chỉ dành cho doanh nghiệp hoặc chủ thể đáp ứng điều kiện, nên hộ kinh doanh thường gặp giới hạn. Cá nhân không đăng ký kinh doanh thì chủ yếu nhập hàng phi mậu dịch như quà biếu, đồ dùng cá nhân, và không được dùng kênh này để buôn bán.
Câu hỏi này rất phổ biến với người bán hàng online, chủ cửa hàng nhỏ muốn tự nhập thay vì mua qua trung gian. Bài này giải thích ba con đường đưa hàng nước ngoài về bán, giới hạn của từng con đường, và giấy tờ cần giữ để không bị coi là hàng không rõ nguồn gốc. Phần thuế khi nhập khẩu và thuế của hộ kinh doanh, bạn tham khảo các trang chuyên về thuế.
Ba con đường đưa hàng nước ngoài về bán
Bảng dưới so sánh theo bản chất pháp lý. Điều kiện cụ thể với từng mặt hàng và quy định về định mức hàng phi mậu dịch bạn đối chiếu văn bản hiện hành của ngành hải quan.
| Con đường | Ai đứng tên | Được bán không | Giới hạn chính |
|---|---|---|---|
| Hộ kinh doanh tự nhập khẩu | Hộ kinh doanh có mã số thuế | Được, là hàng kinh doanh | Hàng cần giấy phép, điều kiện, công bố thường khó hoặc không đáp ứng được |
| Mua qua doanh nghiệp nhập khẩu hoặc uỷ thác | Doanh nghiệp nhập khẩu | Được, kèm chứng từ mua bán | Phụ thuộc đối tác; phải giữ chứng từ nối với tờ khai của họ |
| Hàng phi mậu dịch: quà biếu, đồ cá nhân, hành lý | Cá nhân nhận hàng | Không nhằm mục đích kinh doanh | Có định mức, đem bán lại là sai mục đích và thiếu chứng từ |
Nhiều người bán online đang dùng con đường thứ ba để làm việc của con đường thứ nhất: nhận hàng gửi chuyển phát với danh nghĩa quà biếu hoặc tự xách tay số lượng lớn rồi bán. Cách làm này có rủi ro thật khi bị kiểm tra, cả về hải quan lẫn quản lý thị trường.
Hộ kinh doanh tự nhập khẩu: làm được những gì
Hộ kinh doanh là chủ thể kinh doanh hợp pháp, có mã số thuế. Theo pháp luật hải quan, người khai hải quan có thể là chủ hàng hoá hoặc người được chủ hàng uỷ quyền như đại lý hải quan. Vì vậy hộ kinh doanh có thể đứng tên tờ khai nhập khẩu với hàng hoá thông thường, tự khai qua hệ thống của hải quan nếu đăng ký tài khoản và có chữ ký số, hoặc thuê đại lý hải quan khai thay.
Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh nhập hàng gia dụng, quần áo, phụ kiện, đồ trang trí theo đường chính ngạch bằng cách này. Lợi ích rõ nhất là có tờ khai đứng tên mình, nên chứng minh nguồn gốc hàng hoá khi bán rất đơn giản. Chi phí cố định mỗi lô như phí vận chuyển, phí làm thủ tục khiến cách này chỉ hợp lý khi lô hàng đủ lớn.
Hạn chế nằm ở những mặt hàng có quản lý chuyên ngành. Nhiều giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện hay thủ tục công bố chỉ dành cho doanh nghiệp hoặc chủ thể có cơ sở, người phụ trách chuyên môn đáp ứng điều kiện. Ví dụ, mặt hàng như thuốc, thiết bị y tế, hoá chất, thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, mỹ phẩm thường kéo theo những điều kiện mà hộ kinh doanh khó đáp ứng. Trước khi nhập, hãy kiểm tra từng lớp quản lý của mặt hàng và xem quy định có cho phép hộ kinh doanh đứng tên không.
Ngoài ra, ngành nghề trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nên phản ánh đúng hoạt động mua bán hàng nhập khẩu, để thông tin khớp khi làm việc với hải quan và cơ quan thuế.
Hàng xách tay, quà biếu: vì sao không dùng để buôn bán
Hàng phi mậu dịch có mục đích riêng. Quà biếu, đồ dùng cá nhân, hành lý được hưởng thủ tục đơn giản và có định mức ưu đãi vì được hiểu là không nhằm mục đích kinh doanh. Khi số lượng, tần suất và cách bán cho thấy đó là hàng buôn, cơ quan có thẩm quyền có cơ sở coi là sai mục đích.
Thiếu chứng từ khi bị kiểm tra. Hàng xách tay đem bán thường không có tờ khai đứng tên người bán, không có hoá đơn mua hợp lệ ở Việt Nam. Khi quản lý thị trường kiểm tra cửa hàng hoặc kho, người bán khó chứng minh nguồn gốc và có thể bị xử lý như hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ.
Hàng có điều kiện bị lách qua kênh phi mậu dịch. Mỹ phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, thuốc đi theo đường xách tay để bán là lách thủ tục công bố, cấp phép. Đây là nhóm bị kiểm tra nhiều nhất và rủi ro cũng lớn nhất cho cả người bán lẫn người dùng.
Hàng gửi qua chuyển phát nhanh cũng vậy. Đơn hàng gửi về địa chỉ cá nhân với khai báo quà tặng nhưng thực chất để bán lại không thay đổi bản chất giao dịch. Các sàn thương mại điện tử cũng ngày càng yêu cầu người bán xuất trình giấy tờ nguồn gốc với hàng nhập khẩu.
Con đường hợp pháp cho người bán nhỏ muốn bán hàng nhập khẩu
Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc mới bắt đầu bán hàng nước ngoài, trình tự sau giúp đi đúng đường từ đầu:
- Đăng ký hộ kinh doanh, hoặc thành lập doanh nghiệp nếu định nhập mặt hàng có điều kiện hay quy mô lớn.
- Chọn mặt hàng và kiểm tra các lớp quản lý: giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành, công bố sản phẩm, nhãn hàng hoá.
- Nếu mặt hàng đòi điều kiện hộ kinh doanh không đáp ứng, mua qua doanh nghiệp nhập khẩu có đủ giấy tờ hoặc chuyển sang mô hình doanh nghiệp.
- Với hàng thông thường, nhập lô thử qua đại lý hải quan để làm quen thủ tục, giữ đầy đủ tờ khai và chứng từ.
- Dán nhãn phụ tiếng Việt theo quy định về nhãn hàng hoá trước khi bán.
- Lưu hồ sơ nguồn gốc theo từng lô để xuất trình khi cơ quan kiểm tra hoặc khi sàn yêu cầu.
Câu hỏi nên chọn hộ kinh doanh hay doanh nghiệp phụ thuộc mặt hàng, quy mô và kế hoạch mở rộng. Nếu bạn định nhập thường xuyên các mặt hàng có quản lý chuyên ngành, mô hình doanh nghiệp thường phù hợp hơn ngay từ đầu.
Dịch vụ order và vận chuyển trọn gói: hàng về đứng tên ai
Nhiều người bán nhỏ không tự nhập mà dùng dịch vụ đặt hàng hộ và vận chuyển trọn gói từ nước ngoài về, trả một mức phí tính theo cân nặng hoặc khối lượng. Với người bán, đây là cách tiện nhất. Câu hỏi pháp lý cần đặt ra là: lô hàng được nhập khẩu dưới tên ai, theo hình thức nào, và người bán nhận được giấy tờ gì.
Có đơn vị làm dịch vụ đứng tên doanh nghiệp của họ trên tờ khai nhập khẩu chính ngạch rồi bán lại hoặc giao hàng cho khách kèm hoá đơn. Khi đó người bán có chứng từ mua hợp lệ để chứng minh nguồn gốc. Cũng có cách làm mà người bán cuối cùng không nhận được chứng từ nào nối hàng hoá với một tờ khai nhập khẩu. Hàng vẫn tới tay, nhưng khi bị kiểm tra, người bán ở vào vị trí giống như hàng xách tay không chứng từ.
Trước khi dùng dịch vụ, hãy hỏi rõ đơn vị đó sẽ xuất hoá đơn cho bạn không, hàng được nhập theo hình thức nào, và với mặt hàng có điều kiện thì ai chịu trách nhiệm về giấy phép, công bố. Nếu câu trả lời mơ hồ, rủi ro về nguồn gốc hàng hoá đang được chuyển sang bạn mà không ghi trong bảng giá.
Giấy tờ nên giữ khi bán hàng nhập khẩu
Dù nhập trực tiếp hay mua lại, người bán nên giữ được các loại giấy tờ sau cho từng lô hàng:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu, nếu tự nhập; hoặc hoá đơn, hợp đồng mua của doanh nghiệp nhập khẩu, có thông tin để nối với tờ khai của họ.
- Chứng từ vận chuyển và thanh toán cho người bán nước ngoài nếu tự nhập.
- Giấy tờ chất lượng, công bố sản phẩm, số lưu hành khi mặt hàng yêu cầu, dù do đơn vị nhập khẩu đứng tên.
- Mẫu nhãn phụ đã dán và thông tin về đơn vị chịu trách nhiệm hàng hoá.
- Sổ theo dõi nhập, xuất, tồn theo từng lô để đối chiếu khi bị kiểm tra.
Bộ giấy tờ này phục vụ ba việc cùng lúc: chứng minh nguồn gốc với quản lý thị trường, đáp ứng yêu cầu của sàn thương mại điện tử, và làm căn cứ khi có khiếu nại của khách về chất lượng.
Rủi ro khi bị kiểm tra và cách nghĩ đúng về chi phí
Hàng không chứng minh được nguồn gốc có thể bị tạm giữ, tịch thu và người bán bị xử phạt vi phạm hành chính, mức phạt theo văn bản xử phạt hiện hành và giá trị hàng. Với hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, hàng cấm, hậu quả có thể nặng hơn nhiều. Rủi ro này thường lớn hơn khoản tiết kiệm từ việc không đi chính ngạch.
Ví dụ giả định: một cửa hàng phụ kiện nhỏ trước đây nhập theo đường xách tay, mỗi tháng vài kiện. Chủ cửa hàng chuyển sang gom đơn và nhập chính ngạch theo lô mỗi quý qua đại lý hải quan, đứng tên hộ kinh doanh. Giá vốn mỗi món tăng một ít do chi phí thủ tục, đổi lại cửa hàng đăng bán được trên sàn có yêu cầu giấy tờ và không còn lo khi có đoàn kiểm tra.
Khi bạn đang có hàng tồn chưa đủ chứng từ, hoặc đã bị lập biên bản, nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề trước khi giải trình, để biết quyền của mình và cách xử lý phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có cần đăng ký gì với hải quan trước khi nhập khẩu không?
Để tự khai hải quan điện tử, hộ kinh doanh cần có chữ ký số và đăng ký tài khoản sử dụng hệ thống khai hải quan theo hướng dẫn của ngành hải quan. Nếu thuê đại lý hải quan khai thay thì đại lý dùng tài khoản của họ, nhưng hộ kinh doanh vẫn là chủ hàng và chịu trách nhiệm về thông tin khai báo.
Cá nhân không đăng ký kinh doanh có được nhập khẩu hàng để bán không?
Cá nhân không đăng ký kinh doanh chủ yếu nhập hàng phi mậu dịch như quà biếu, đồ dùng cá nhân, không nhằm mục đích kinh doanh. Nếu muốn nhập hàng để bán thường xuyên, bạn nên đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp để có tư cách chủ thể kinh doanh và chứng từ hợp lệ.
Hộ kinh doanh có nhập được mỹ phẩm để bán không?
Mỹ phẩm nhập khẩu phải có phiếu công bố do tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường đứng tên, kèm điều kiện về hồ sơ thông tin sản phẩm. Việc hộ kinh doanh đứng tên được hay không phụ thuộc quy định hiện hành về chủ thể công bố; bạn nên đối chiếu trước khi nhập.
Mua hàng của doanh nghiệp nhập khẩu thì có cần giữ tờ khai của họ không?
Bạn không cần giữ bản tờ khai của doanh nghiệp, nhưng nên giữ hoá đơn, hợp đồng mua bán có thông tin đủ để nối với lô hàng nhập khẩu của họ. Với hàng cần công bố hoặc số lưu hành, nên xin bản sao giấy tờ đó để xuất trình khi bị kiểm tra.
Hàng xách tay số lượng ít bán cho người quen có bị xử lý không?
Số lượng nhỏ, thỉnh thoảng thường khó bị coi là kinh doanh. Nhưng khi đăng bán công khai, thường xuyên trên mạng xã hội hay sàn thương mại điện tử, hoạt động đó đã mang tính kinh doanh và phải đáp ứng yêu cầu về đăng ký, chứng từ nguồn gốc và nhãn hàng hoá như mọi người bán khác.
Nên chọn hộ kinh doanh hay doanh nghiệp để nhập khẩu?
Hộ kinh doanh đơn giản về tổ chức và phù hợp hàng thông thường, quy mô nhỏ. Doanh nghiệp phù hợp hơn khi nhập mặt hàng có quản lý chuyên ngành, quy mô lớn, cần hợp tác với đối tác nước ngoài hoặc bán qua nhiều kênh. Bạn có thể bắt đầu bằng hộ kinh doanh rồi chuyển đổi khi cần.