Câu hỏi "kiểm nghiệm định kỳ còn bắt buộc không" không có một câu trả lời chung cho mọi cơ sở. Trước đây có quy định tần suất kiểm nghiệm định kỳ bắt buộc cho sản phẩm đã công bố; khung pháp luật về sau chuyển mạnh sang hướng cơ sở tự chịu trách nhiệm và cơ quan nhà nước hậu kiểm. Tuy vậy, nhiều trường hợp vẫn phải kiểm nghiệm theo tần suất: do quy chuẩn kỹ thuật, do yêu cầu của ngành, do chứng nhận hệ thống quản lý, do hợp đồng với khách hàng, hoặc đơn giản vì đó là cách duy nhất để biết sản phẩm còn an toàn.
Bài này tách ba loại kiểm nghiệm hay bị gộp làm một, chỉ ra những nguồn tạo ra nghĩa vụ kiểm nghiệm định kỳ, và gợi ý cách lập kế hoạch kiểm nghiệm vừa đủ cho cơ sở nhỏ. Tần suất cụ thể theo từng nhóm sản phẩm cần đối chiếu với văn bản và quy chuẩn hiện hành.
Ba loại kiểm nghiệm khác nhau
Mỗi loại trả lời một câu hỏi khác nhau, do người khác nhau yêu cầu.
| Loại | Trả lời câu hỏi | Ai yêu cầu | Khi nào |
|---|---|---|---|
| Kiểm nghiệm để công bố | Sản phẩm có đạt chỉ tiêu an toàn khi đưa ra thị trường không | Thủ tục tự công bố hoặc đăng ký bản công bố | Trước khi công bố, phiếu phải còn trong thời hạn được chấp nhận |
| Kiểm nghiệm định kỳ | Các lô sản xuất sau đó có giữ được chất lượng như lúc công bố không | Quy chuẩn, ngành quản lý, chứng nhận hệ thống, khách hàng, hoặc chính cơ sở | Theo tần suất trong kế hoạch |
| Kiểm nghiệm khi hậu kiểm | Sản phẩm đang bán có phù hợp bản công bố không | Cơ quan quản lý nhà nước | Khi lấy mẫu kiểm tra, giám sát |
Phiếu kiểm nghiệm để công bố không thay cho kiểm nghiệm định kỳ. Nó chỉ chứng minh mẫu gửi đi tại một thời điểm đạt yêu cầu; các lô sau có thể khác vì nguyên liệu, thời tiết, người làm.
Từ bắt buộc theo lịch đến tự kiểm soát
Trước đây, quy định hướng dẫn về công bố sản phẩm đặt tần suất kiểm nghiệm định kỳ cụ thể cho cơ sở sản xuất, phân biệt cơ sở có và không có chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Cơ chế này có ưu điểm là rõ ràng, nhưng dễ biến thành thủ tục: nhiều cơ sở gửi mẫu cho đủ số lần, không gắn với rủi ro thật.
Khung pháp luật hiện hành nghiêng về hướng cơ sở tự công bố, tự chịu trách nhiệm về an toàn sản phẩm suốt thời gian lưu hành, còn cơ quan nhà nước tăng hậu kiểm. Theo cách hiểu phổ biến, nghĩa vụ kiểm nghiệm định kỳ theo một lịch chung cho mọi sản phẩm không còn được quy định như trước, nhưng trách nhiệm bảo đảm sản phẩm luôn phù hợp với bản công bố thì nặng hơn. Khi bị hậu kiểm mà sản phẩm không đạt, việc cơ sở "không có nghĩa vụ kiểm nghiệm định kỳ" không phải là lý do để được miễn trách nhiệm.
Thực tế cho thấy các đợt hậu kiểm thường tập trung vào sản phẩm có nguy cơ cao, sản phẩm bị phản ánh, và các dịp cao điểm tiêu dùng như Tết Nguyên đán, Tết Trung thu. Cơ sở sản xuất bánh trung thu, giò chả, thực phẩm đông lạnh vì vậy nên chủ động có phiếu kiểm nghiệm gần thời điểm cao điểm, thay vì chỉ dựa vào phiếu đã dùng để công bố từ nhiều tháng trước.
Vì quy định chuyên ngành có thể khác nhau và có thể được sửa đổi, hãy đối chiếu với văn bản hiện hành của ngành quản lý sản phẩm của bạn. Một số quy chuẩn kỹ thuật cho nhóm sản phẩm cụ thể, như nước uống đóng chai, có thể kèm yêu cầu riêng về giám sát chất lượng.
Những nguồn vẫn tạo ra nghĩa vụ kiểm nghiệm theo tần suất
Dù không có lịch chung, cơ sở vẫn có thể phải kiểm nghiệm định kỳ vì một trong các lý do sau.
- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cho nhóm sản phẩm có yêu cầu về giám sát, đánh giá sự phù hợp định kỳ.
- Văn bản của ngành quản lý (Y tế, Công Thương, Nông nghiệp và Môi trường) đặt yêu cầu riêng cho loại cơ sở hoặc sản phẩm.
- Chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm như HACCP, ISO 22000 đòi hỏi kế hoạch thẩm tra, trong đó có kiểm nghiệm.
- Hợp đồng với siêu thị, chuỗi bán lẻ, bếp ăn tập thể, nhà nhập khẩu yêu cầu phiếu kiểm nghiệm theo kỳ.
- Nguồn nước dùng trong sản xuất, chế biến cần được kiểm tra chất lượng theo quy chuẩn về nước.
- Sau sự cố, khiếu nại hoặc kết quả hậu kiểm không đạt, cơ sở được yêu cầu kiểm nghiệm lại hoặc tăng tần suất.
Nếu cơ sở bạn rơi vào nhiều nguồn cùng lúc, hãy lấy yêu cầu chặt nhất làm chuẩn để không phải chạy nhiều kế hoạch song song.
Lập kế hoạch kiểm nghiệm vừa đủ cho cơ sở nhỏ
Kế hoạch kiểm nghiệm tốt bắt đầu từ câu hỏi: sản phẩm của mình có thể hỏng hoặc gây hại theo cách nào. Bánh khô ít nước có nguy cơ khác hẳn chả lụa, nước mắm khác sữa chua. Từ đó chọn chỉ tiêu trọng tâm: vi sinh vật với sản phẩm giàu đạm, ẩm; kim loại nặng, độc tố vi nấm với nông sản khô; phụ gia, chất bảo quản với sản phẩm có dùng phụ gia.
Tần suất nên gắn với mức thay đổi: đổi nhà cung cấp nguyên liệu, đổi mùa, đổi thiết bị, tăng sản lượng mạnh là những lúc nên kiểm nghiệm thêm. Một xưởng nhỏ có thể chọn kiểm nghiệm đầy đủ chỉ tiêu theo kỳ dài và kiểm nghiệm vài chỉ tiêu trọng tâm theo kỳ ngắn hơn. Không có công thức chung, nhưng có nguyên tắc: kế hoạch phải giải thích được vì sao chọn như vậy.
Ví dụ giả định: một cơ sở làm chả cá ở Khánh Hòa bán cho vài chuỗi cửa hàng. Cơ sở lập kế hoạch kiểm nghiệm vi sinh theo kỳ, kiểm nghiệm đầy đủ chỉ tiêu khi đổi nguồn cá, kiểm nghiệm nước theo quy chuẩn, và lưu mẫu mỗi lô trong thời gian bằng hạn dùng. Khi chuỗi cửa hàng yêu cầu phiếu kiểm nghiệm, cơ sở luôn có phiếu mới; khi có khiếu nại, cơ sở có mẫu lưu để đối chứng.
Gửi mẫu và đọc phiếu cho đúng
Kết quả kiểm nghiệm chỉ có giá trị khi mẫu và phòng thử nghiệm đúng.
- Chọn phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận phù hợp cho đúng chỉ tiêu cần làm; hỏi rõ phạm vi công nhận.
- Lấy mẫu từ lô sản xuất thật, bảo quản và vận chuyển đúng điều kiện, nhất là mẫu cần giữ lạnh.
- Ghi rõ tên sản phẩm, số lô, ngày sản xuất trên phiếu gửi mẫu, thống nhất với tên trên bản công bố.
- Khi nhận phiếu, so từng chỉ tiêu với giới hạn trong quy chuẩn hoặc trong bản công bố, không chỉ nhìn chữ "đạt".
- Lưu phiếu theo lô, kèm hồ sơ lô sản xuất, để truy lại khi cần.
Phiếu ghi kết quả chỉ có giá trị với mẫu được thử. Đừng dùng phiếu của một sản phẩm cho sản phẩm khác, kể cả khi hai sản phẩm gần giống nhau.
Khi phiếu ghi một chỉ tiêu ở sát giới hạn cho phép, đừng coi là yên tâm. Kết quả sát ngưỡng là tín hiệu quy trình đang trượt; nên tìm nguyên nhân và kiểm nghiệm lô kế tiếp sớm hơn kế hoạch, trước khi có lô vượt ngưỡng thật.
Khi kết quả kiểm nghiệm không đạt
Đừng giấu kết quả. Kết quả không đạt từ kiểm nghiệm nội bộ là thông tin quý, cho biết quy trình có chỗ hở. Giấu đi rồi gửi mẫu khác cho "đạt" là con đường dẫn tới sự cố lớn hơn.
Khoanh vùng lô hàng. Xác định lô nào bị ảnh hưởng, lô đó đang ở kho hay đã phân phối, cân nhắc tạm dừng bán và thu hồi theo mức độ nguy cơ.
Tìm nguyên nhân. Nguyên liệu, nhiệt độ, vệ sinh dụng cụ, người làm hay bao bì. Sửa đúng nguyên nhân rồi kiểm nghiệm lại để xác nhận.
Ghi lại toàn bộ. Biên bản nội bộ về kết quả, nguyên nhân, biện pháp và kết quả kiểm nghiệm sau khắc phục. Khi bị hậu kiểm, hồ sơ này cho thấy cơ sở tự kiểm soát nghiêm túc.
Hỏi ý kiến chuyên môn khi cần. Nếu sản phẩm đã đến tay nhiều người tiêu dùng hoặc có nguy cơ sức khoẻ, cần làm việc với cơ quan quản lý và người làm nghề pháp lý thực phẩm.
Chi phí kiểm nghiệm nhìn như một khoản bảo hiểm
Chủ cơ sở nhỏ thường thấy kiểm nghiệm là chi phí thuần. Nhưng so với chi phí thu hồi một lô hàng, mất một hợp đồng với chuỗi bán lẻ hay xử lý một vụ khiếu nại có người phải đi viện, kiểm nghiệm định kỳ hợp lý là khoản rẻ. Chi phí phụ thuộc số chỉ tiêu, phương pháp, phòng thử nghiệm; hãy hỏi báo giá vài nơi và chọn bộ chỉ tiêu theo rủi ro thay vì làm tất cả.
Cũng nên tính chi phí của việc không có phiếu khi cần. Một chuỗi bán lẻ yêu cầu phiếu kiểm nghiệm mới để gia hạn hợp đồng, một nhà nhập khẩu muốn thấy kết quả gần nhất trước khi đặt đơn: nếu lúc đó mới gửi mẫu, bạn chờ thêm nhiều ngày và có thể mất cơ hội. Kế hoạch kiểm nghiệm đều đặn giúp luôn có sẵn phiếu còn mới.
Một cách giảm chi phí là chuẩn hoá công thức và nguồn nguyên liệu, để các lô ổn định và không cần kiểm nghiệm dày. Cách khác là đầu tư vài dụng cụ tự kiểm tra đơn giản như nhiệt kế, máy đo độ ẩm để kiểm soát hằng ngày, dành kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm cho những chỉ tiêu không tự đo được.
Muốn xem yêu cầu kiểm nghiệm gắn với từng loại giấy phép, giấy chứng nhận, bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com rồi đối chiếu với kế hoạch của cơ sở.
Câu hỏi thường gặp
Sản phẩm đã tự công bố có phải kiểm nghiệm lại hằng năm không?
Không có lịch chung bắt buộc cho mọi sản phẩm như quy định trước đây, nhưng cơ sở phải bảo đảm sản phẩm luôn phù hợp bản công bố. Quy chuẩn, ngành quản lý, chứng nhận hệ thống hoặc hợp đồng có thể đặt tần suất cụ thể; hãy đối chiếu từng nguồn.
Phiếu kiểm nghiệm cũ có dùng để trả lời đoàn hậu kiểm được không?
Phiếu cũ chỉ chứng minh mẫu tại thời điểm đó đạt yêu cầu. Khi hậu kiểm, cơ quan lấy mẫu sản phẩm đang lưu hành và tự kiểm nghiệm. Phiếu định kỳ gần nhất giúp chứng minh cơ sở có tự kiểm soát.
Có cần kiểm nghiệm nước nếu dùng nước máy không?
Nước máy từ hệ thống cấp nước tập trung đã được đơn vị cấp nước kiểm soát, nhưng bồn chứa, đường ống trong cơ sở vẫn có thể gây nhiễm bẩn. Nhiều cơ sở sản xuất vẫn kiểm nghiệm nước tại điểm sử dụng theo kỳ; với nguồn nước tự khai thác thì kiểm nghiệm là cần thiết.
Kiểm nghiệm ở phòng thử nghiệm nào cũng được không?
Không. Phiếu dùng cho công bố hoặc giải trình với cơ quan nhà nước cần từ phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận phù hợp cho đúng chỉ tiêu. Kiểm tra phạm vi công nhận trước khi gửi mẫu.
Lưu mẫu sản phẩm có bắt buộc không?
Lưu mẫu là yêu cầu rõ với bếp ăn tập thể và một số loại hình; với cơ sở sản xuất, lưu mẫu theo lô là thực hành tốt giúp đối chứng khi có khiếu nại. Hãy đối chiếu yêu cầu của ngành và của khách hàng.