Nếu website chỉ bán hàng hoá, dịch vụ của chính bạn, thủ tục là thông báo với Bộ Công Thương. Nếu website cho người khác vào đăng bán, đặt chỗ, đấu giá hoặc khuyến mại trên đó, website trở thành nơi cung cấp dịch vụ thương mại điện tử và thủ tục là đăng ký, nặng hơn nhiều. Ranh giới không nằm ở giao diện đẹp hay xấu, có giỏ hàng hay không, mà ở câu hỏi: ai là người bán trên website.
Hai thủ tục này đã tồn tại nhiều năm theo các nghị định về thương mại điện tử. Từ khi Luật Thương mại điện tử được ban hành, khung pháp lý đang chuyển từ nghị định lên luật, tên gọi và chi tiết thủ tục có thể được điều chỉnh. Vì vậy bài này tập trung vào nguyên lý phân loại, thứ ít thay đổi, còn biểu mẫu, thời hạn xử lý và hồ sơ chi tiết bạn đối chiếu trên cổng quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia ở thời điểm nộp.
Hai nhóm website theo cách nhà nước quản lý
Pháp luật thương mại điện tử Việt Nam chia website có hoạt động thương mại thành hai nhóm lớn. Nhóm thứ nhất là website thương mại điện tử bán hàng: do thương nhân, tổ chức hoặc cá nhân lập ra để bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ của chính mình. Cửa hàng mỹ phẩm có trang riêng, xưởng nội thất nhận đặt hàng qua web, phòng khám nha cho đặt lịch trực tuyến đều thuộc nhóm này. Chủ website là người bán, chịu trách nhiệm trực tiếp với khách mua.
Nhóm thứ hai là website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử: website làm nền tảng để người khác tiến hành mua bán. Dạng phổ biến nhất là sàn giao dịch thương mại điện tử, nơi nhiều người bán mở gian hàng. Ngoài ra còn website khuyến mại trực tuyến (bán phiếu giảm giá, voucher cho dịch vụ của bên khác), website đấu giá trực tuyến và một số mô hình khác mà văn bản hiện hành liệt kê. Chủ website ở nhóm này không chỉ bán hàng mà còn quản lý cả những người bán khác, nên nghĩa vụ nặng hơn.
Ứng dụng trên điện thoại được đối xử tương tự website: ứng dụng tự bán hàng của mình đi theo hướng thông báo, ứng dụng cho nhiều bên bán đi theo hướng đăng ký. Mạng xã hội có tính năng cho người dùng mua bán cũng có thể rơi vào nhóm cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, ngoài giấy phép mạng xã hội. Cách xếp loại vì thế không dựa vào công nghệ mà dựa vào vai trò của chủ nền tảng trong giao dịch.
So sánh nhanh: thông báo và đăng ký
Bảng dưới đặt hai thủ tục cạnh nhau theo những tiêu chí người làm hồ sơ hay hỏi. Cột "lưu ý" là chỗ thường vướng; chi tiết hồ sơ và thời hạn đối chiếu văn bản hiện hành.
| Tiêu chí | Thông báo website bán hàng | Đăng ký website cung cấp dịch vụ TMĐT | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Ai được làm | Thương nhân, tổ chức, cá nhân có mã số thuế | Thường chỉ thương nhân, tổ chức đáp ứng điều kiện | Cá nhân muốn mở sàn nên đối chiếu kỹ trước khi đầu tư |
| Cơ quan tiếp nhận | Bộ Công Thương, qua cổng trực tuyến | Bộ Công Thương, qua cổng trực tuyến | Không nộp ở tỉnh hay xã |
| Hồ sơ chính | Thông tin chủ sở hữu, tên miền, hàng hoá, các chính sách trên website | Đề án cung cấp dịch vụ, quy chế hoạt động, mẫu hợp đồng, thông tin người chịu trách nhiệm | Quy chế là tài liệu bị soi kỹ nhất |
| Kết quả | Xác nhận đã thông báo, kèm biểu tượng gắn chân trang | Xác nhận đã đăng ký, có thời hạn hiệu lực | Đăng ký phải theo dõi hạn để làm lại |
| Nghĩa vụ sau đó | Giữ thông tin minh bạch, cập nhật khi thay đổi | Kiểm soát người bán, xử lý hàng vi phạm, báo cáo định kỳ | Thiếu báo cáo là lỗi hay gặp ở sàn nhỏ |
Điểm cần nhớ: thủ tục là bắt buộc trước khi website chính thức bán. Chạy thử vài tháng rồi mới làm hồ sơ là thói quen phổ biến nhưng không đúng, và nếu bị kiểm tra trong giai đoạn đó, bạn khó giải thích.
Những ca lưng chừng hay bị xếp nhầm
Website bán hàng của mình nhưng có vài sản phẩm ký gửi. Nếu bạn nhận hàng ký gửi, đứng tên bán và chịu trách nhiệm với khách, về bản chất bạn vẫn là người bán, website vẫn thuộc nhóm bán hàng. Khác hẳn khi bạn cho người ký gửi tự đăng sản phẩm, tự báo giá, khách trả tiền cho họ: lúc đó website có dấu hiệu của sàn.
Chuỗi cửa hàng nhượng quyền dùng chung một website. Khi mỗi cửa hàng là một pháp nhân hoặc hộ kinh doanh riêng, khách đặt hàng rồi cửa hàng gần nhất giao và thu tiền, câu hỏi "ai là người bán" trở nên khó. Nhiều chuỗi chọn cách để bên nhượng quyền đứng tên bán toàn bộ đơn trên web; cách khác là đăng ký theo hướng cung cấp dịch vụ. Cần xác định từ khi thiết kế mô hình, không phải khi làm hồ sơ.
Trang rao vặt, trang đăng tin bất động sản. Trang cho người dùng đăng tin mua bán, cho thuê dù không có giỏ hàng vẫn thường bị coi là sàn giao dịch thương mại điện tử, vì người khác dùng nó để chào bán. Đây là nhóm hay "quên" thủ tục đăng ký nhất.
Website chỉ giới thiệu, không có chức năng đặt hàng. Website giới thiệu doanh nghiệp, có danh mục sản phẩm nhưng không có chức năng đặt mua, không ghi giá, khách phải gọi hay đến cửa hàng, thường không thuộc diện thông báo. Tuy vậy, chỉ cần thêm nút đặt hàng hoặc thanh toán trực tuyến là website chuyển sang diện phải thông báo; nhiều chủ web không để ý đến bước chuyển này.
Trang đặt chỗ cho nhiều nhà hàng, khách sạn. Trang tổng hợp, cho khách chọn và đặt chỗ ở nhiều cơ sở khác nhau là nền tảng của bên thứ ba, không phải website bán hàng của riêng ai. Ngoài thủ tục thương mại điện tử, mảng du lịch, lưu trú còn có quy định chuyên ngành riêng.
Tự xếp loại website của bạn trong năm câu hỏi
Trước khi mở tài khoản trên cổng của Bộ Công Thương, bạn trả lời lần lượt các câu dưới đây. Câu trả lời "có" đầu tiên từ câu 2 trở đi thường đã đủ để xác định hướng đi.
- Website hoặc ứng dụng có chức năng đặt hàng, đặt dịch vụ, hoặc thanh toán trực tuyến không? Nếu không có và không ghi giá, có thể chưa thuộc diện thông báo; nếu có, đi tiếp.
- Có người bán nào khác ngoài chủ website được tự đăng sản phẩm, tự định giá không? Nếu có, nghiêng hẳn về đăng ký sàn giao dịch.
- Website có bán phiếu giảm giá, voucher sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp khác không? Nếu có, xem nhóm khuyến mại trực tuyến.
- Website có tổ chức đấu giá giữa nhiều người mua không? Nếu có, xem nhóm đấu giá trực tuyến.
- Nếu tất cả câu trên là "không" và chỉ bạn bán hàng của mình, thủ tục là thông báo website bán hàng. Ghi lại lý do xếp loại để trả lời khi cơ quan hỏi.
Nếu mô hình dự kiến mở rộng (ví dụ năm đầu tự bán, năm sau mở cho nhà cung cấp vào bán), hãy tính trước. Chuyển từ thông báo sang đăng ký là một hồ sơ mới, không phải sửa vài dòng.
Sai loại thủ tục thì chuyện gì xảy ra
Trường hợp thứ nhất: bạn thông báo như website bán hàng, nhưng thực tế website hoạt động như sàn. Khi cơ quan rà soát, website có thể bị yêu cầu dừng chức năng cho bên khác bán, hoặc phải làm thủ tục đăng ký. Trong thời gian đó, uy tín với người bán trên nền tảng bị ảnh hưởng, còn chủ website có thể bị xử lý vì hoạt động sai nội dung đã thông báo. Mức xử phạt cụ thể do nghị định xử phạt hiện hành quy định; điều cần biết là đây không phải lỗi hình thức.
Trường hợp thứ hai: bạn đăng ký như sàn trong khi chỉ tự bán. Hồ sơ đăng ký đòi đề án, quy chế, cơ chế kiểm soát người bán, những thứ website của bạn không có thật, nên hồ sơ thường bị yêu cầu giải trình hoặc trả lại. Tốn thời gian chứ ít rủi ro pháp lý, nhưng cũng không có lợi gì.
Trường hợp thứ ba, phổ biến nhất: không làm gì. Website vẫn chạy, không có biểu tượng xác nhận ở chân trang. Khách hàng kỹ tính, đối tác thanh toán và đôi khi chính nền tảng quảng cáo nhìn vào điểm này để đánh giá độ tin cậy. Khi phát sinh khiếu nại, việc website chưa thông báo cũng là một điểm bất lợi cho chủ website.
Cách sửa sai cho cả ba trường hợp giống nhau: dừng lại xác định đúng loại, làm đúng thủ tục, và trong thời gian chờ thì tắt những chức năng vượt quá phạm vi đã khai. Website đang có người bán bên ngoài mà chưa đăng ký sàn, hãy tạm đóng phần đăng ký người bán mới cho tới khi có kết quả; như vậy bạn chứng minh được thiện chí và hạn chế rủi ro phát sinh thêm.
Trước khi nộp: những thứ phải có sẵn trên website
Cả hai thủ tục đều yêu cầu website đã chạy được và hiển thị đủ thông tin bắt buộc trước khi cơ quan xem xét. Cán bộ thẩm tra thường mở website ra đối chiếu từng mục với hồ sơ. Thông tin cần có ở mức tối thiểu gồm: tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế của chủ sở hữu, cách liên hệ; thông tin hàng hoá, giá, điều kiện giao nhận; chính sách đổi trả, bảo hành, bảo vệ thông tin cá nhân; cách giải quyết khiếu nại.
Với website đăng ký như sàn, ngoài các mục trên còn phải công bố quy chế hoạt động trên chính website, có quy trình cho người bán đăng ký, có cơ chế tiếp nhận báo cáo hàng vi phạm. Quy chế không được chép nguyên của sàn lớn rồi đổi tên; cán bộ đọc quy chế và hỏi lại những điều khoản không khớp với mô hình thật.
Bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép, gồm cả thủ tục thương mại điện tử, trên GiayPhep.com để đối chiếu danh mục giấy tờ trước khi tạo tài khoản nộp. Mô hình phức tạp, có yếu tố nước ngoài hoặc thanh toán trung gian thì nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề trước khi chốt cách xếp loại.
Câu hỏi thường gặp
Cá nhân chưa có hộ kinh doanh có được thông báo website bán hàng không?
Theo cơ chế đã áp dụng nhiều năm, cá nhân có mã số thuế cá nhân có thể thông báo website bán hàng của mình. Tuy vậy, việc bán hàng thường xuyên có thể làm phát sinh nghĩa vụ đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ thuế riêng. Bạn đối chiếu quy định hiện hành theo Luật Thương mại điện tử và hỏi cơ quan thuế về phần thuế.
Fanpage, gian hàng trên sàn có phải thông báo như website không?
Gian hàng trên sàn đã nằm trong sự quản lý của sàn, người bán cung cấp thông tin cho sàn theo quy chế. Trang bán hàng trên mạng xã hội không phải website riêng của bạn nên không làm thủ tục thông báo như website, nhưng vẫn phải tuân thủ nghĩa vụ minh bạch thông tin, thuế và các giấy phép con của mặt hàng.
Một doanh nghiệp có nhiều website thì thông báo thế nào?
Mỗi website, mỗi tên miền hoặc mỗi ứng dụng hoạt động độc lập thường phải thông báo hoặc đăng ký riêng. Tài khoản trên cổng của Bộ Công Thương có thể quản lý nhiều hồ sơ. Nên làm danh sách tất cả tên miền đang chạy để không sót trang phụ.
Website bán hàng cho khách nước ngoài có phải thông báo không?
Nếu chủ website là thương nhân, tổ chức Việt Nam hoặc website hoạt động thương mại hướng tới người mua ở Việt Nam thì vẫn thuộc diện quản lý. Website chỉ bán cho thị trường nước ngoài bằng ngoại ngữ cũng nên hỏi rõ cơ quan tiếp nhận, vì quy định về phạm vi áp dụng có thể thay đổi theo luật mới.
Làm xong thủ tục rồi có phải gia hạn không?
Xác nhận thông báo website bán hàng thường không có thời hạn nhưng phải cập nhật khi thông tin thay đổi. Xác nhận đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử theo cơ chế trước đây có thời hạn hiệu lực và phải làm lại khi hết hạn. Thời hạn cụ thể đối chiếu văn bản hiện hành.
Có phải nộp lệ phí nhà nước khi thông báo website không?
Từ trước đến nay thủ tục thông báo, đăng ký website thương mại điện tử được làm trực tuyến và thường không thu lệ phí riêng. Khi luật mới có hiệu lực, bạn nên kiểm tra lại trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để biết có thay đổi hay không.