Một cuốn kỷ yếu kỷ niệm thành lập, tập tài liệu phát trong hội thảo hay cuốn sách kể lịch sử công ty, dù chỉ để tặng, vẫn có thể thuộc diện xuất bản phẩm theo Luật Xuất bản. Với cơ quan, tổ chức không phải nhà xuất bản, con đường hợp pháp thường là xin giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh hoặc làm qua một nhà xuất bản.
Nhiều đơn vị nghĩ “không bán thì không cần phép” và đặt in thẳng ở một xưởng in. Cơ sở in làm đúng quy định sẽ hỏi giấy phép hoặc quyết định xuất bản trước khi nhận in, và đó là lúc kế hoạch bị trễ. Phần dưới giúp bạn phân biệt các trường hợp, biết cơ quan cấp, hồ sơ cần chuẩn bị và vì sao một tài liệu tưởng vô hại vẫn có thể bị yêu cầu sửa.
Tài liệu không kinh doanh được hiểu thế nào
Luật Xuất bản dùng khái niệm tài liệu không kinh doanh để chỉ xuất bản phẩm không bán, phát hành để phục vụ hoạt động của chính cơ quan, tổ chức: kỷ yếu, tài liệu hội nghị hội thảo, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, tài liệu tuyên truyền, giới thiệu về đơn vị, sách ảnh kỷ niệm. Điểm phân biệt không nằm ở việc in đẹp hay xấu, dày hay mỏng, mà ở việc nó mang hình thức một xuất bản phẩm và được phát hành ra ngoài phạm vi rất hẹp.
Cơ quan, tổ chức không phải nhà xuất bản muốn tự xuất bản loại tài liệu này thì xin giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh. Nếu không muốn tự làm thủ tục, đơn vị có thể đặt nhà xuất bản xuất bản như một đầu sách thông thường, khi đó nhà xuất bản lo đăng ký và biên tập.
Không phải mọi thứ in ra đều là xuất bản phẩm. Tờ rơi quảng cáo sản phẩm, danh thiếp, thư mời, giấy tờ quản trị nội bộ như quy chế, biểu mẫu không đi theo con đường này. Khi phân vân, cách nhanh nhất là hỏi cơ sở in hoặc sở phụ trách văn hoá của tỉnh xem sản phẩm của bạn thuộc loại nào trước khi đặt in.
So sánh ba cách làm một cuốn tài liệu không bán
Ba cách dưới đây đều hợp pháp nếu làm đủ thủ tục. Chọn cách nào phụ thuộc vào ai đứng tên, nội dung có nhạy cảm không và đơn vị có người làm hồ sơ hay không.
| Cách làm | Ai đứng tên | Cơ quan liên quan | Phù hợp khi |
|---|---|---|---|
| Xin giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh | Cơ quan, tổ chức tự đứng tên | Cơ quan quản lý xuất bản ở trung ương hoặc sở phụ trách văn hoá cấp tỉnh, tuỳ đơn vị | Đơn vị có người làm hồ sơ, nội dung đơn giản, in định kỳ |
| Đặt nhà xuất bản xuất bản | Nhà xuất bản | Nhà xuất bản tự đăng ký với cơ quan quản lý | Muốn có ISBN, nội dung dày, cần biên tập chuyên nghiệp |
| Cá nhân in hồi ký, sách gia đình | Thường qua nhà xuất bản | Nhà xuất bản | Người viết là cá nhân, không thuộc tổ chức nào |
| In tài liệu nội bộ dạng giấy tờ quản trị | Không phải xuất bản phẩm | Không thuộc thủ tục xuất bản | Quy chế, biểu mẫu, sổ tay dùng trong đơn vị |
Việc giấy phép tài liệu không kinh doanh có áp dụng cho cá nhân hay không, và cơ quan nào cấp cho từng loại đơn vị, bạn nên đối chiếu thủ tục hiện hành trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, vì phân cấp có thể đã thay đổi sau khi bộ máy sắp xếp lại năm 2025.
Hồ sơ xin giấy phép thường gồm những gì
Thành phần hồ sơ cụ thể do văn bản hướng dẫn Luật Xuất bản quy định và có thể được điều chỉnh. Danh sách sau là những thứ gần như luôn có, để bạn chuẩn bị trước.
- Đơn đề nghị cấp giấy phép theo mẫu, ghi tên tài liệu, tác giả hoặc người biên soạn, số lượng in, khuôn khổ, hình thức phát hành.
- Bản thảo tài liệu hoàn chỉnh, in hoặc bản điện tử theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức đề nghị.
- Văn bản của người có thẩm quyền trong đơn vị phê duyệt nội dung, nhất là với tài liệu có trích dẫn số liệu, hình ảnh.
- Giấy tờ về quyền tác giả nếu dùng tác phẩm, ảnh, bài viết của người ngoài đơn vị.
- Với tài liệu có yếu tố nước ngoài, tài liệu dịch hoặc song ngữ: bản gốc và bản dịch để đối chiếu.
Phần hay bị yêu cầu bổ sung nhất là giấy tờ quyền tác giả. Kỷ yếu thường dùng ảnh do nhiều người chụp qua nhiều năm, bài viết của cựu nhân viên, trích báo. Bạn nên gom văn bản đồng ý của những người có tác phẩm được dùng ngay từ khâu biên soạn, đừng để tới lúc nộp hồ sơ mới đi xin.
Những tình huống hay gặp và cách xử lý
Kỷ yếu kỷ niệm thành lập công ty. Đây là trường hợp phổ biến nhất. Nếu in số lượng đáng kể và phát cho đối tác, khách hàng, kỷ yếu có hình thức xuất bản phẩm. Công ty có thể xin giấy phép tài liệu không kinh doanh hoặc làm qua nhà xuất bản. Lưu ý nội dung có số liệu doanh thu, thị phần, so sánh với đối thủ: phần này dễ bị hỏi lại về nguồn.
Kỷ yếu lớp học, kỷ yếu cựu học sinh. Kỷ yếu do nhóm cá nhân tự làm để lưu giữ, in vài chục cuốn cho thành viên thì thường được xem như sản phẩm in cá nhân. Nhưng nếu nhà trường đứng tên, in nhiều và phát rộng, nên hỏi trường và cơ quan văn hoá về thủ tục.
Tài liệu hội thảo khoa học. Tập kỷ yếu hội thảo có bài của nhiều tác giả, có thể kèm mã số tiêu chuẩn quốc tế nếu xuất bản qua nhà xuất bản. Đơn vị tổ chức nên xác định từ đầu có cần ISBN không, vì điều này quyết định chọn cách làm.
Hồi ký, gia phả, sách gia đình. Người viết là cá nhân thường làm qua nhà xuất bản, tự bỏ kinh phí. Sách gia đình chỉ in vài bản để giữ trong họ hàng là chuyện khác, nhưng nếu muốn đưa vào thư viện hay phát rộng thì nên xuất bản đúng thủ tục.
Sổ tay nhân viên, tài liệu đào tạo nội bộ. Tài liệu chỉ lưu hành trong đơn vị, không phát ra ngoài, thường không đi theo thủ tục xuất bản. Khi bắt đầu phát cho khách hàng, đại lý hay đăng công khai, tính chất tài liệu đã khác.
Cơ quan cấp và những thay đổi sau năm 2025
Về nguyên tắc, cơ quan quản lý xuất bản ở trung ương cấp giấy phép cho cơ quan, tổ chức ở trung ương và tổ chức nước ngoài; sở phụ trách văn hoá cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức ở địa phương. Trước đây việc này do Bộ Thông tin và Truyền thông và các Sở Thông tin và Truyền thông làm; từ ngày 1/3/2025 mảng xuất bản chuyển về Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, ở tỉnh chuyển về sở phụ trách văn hoá.
Sau khi chính quyền địa phương chuyển sang mô hình hai cấp từ 1/7/2025, nhiều tỉnh tiếp nhận hồ sơ qua Trung tâm Phục vụ hành chính công rồi chuyển cho sở chuyên ngành. Hồ sơ có thể nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh, tuỳ nơi đã kết nối.
Thời hạn giải quyết và việc có thu phí thẩm định hay không được quy định trong thủ tục hành chính công bố. Vì các con số này dễ thay đổi khi có văn bản mới, bạn nên xem trực tiếp trên trang thủ tục thay vì dựa vào các bài viết cũ. Lên kế hoạch in kỷ yếu nên chừa ít nhất vài tuần cho khâu cấp phép và chỉnh sửa theo ý kiến cơ quan.
Vì sao tài liệu không bán vẫn bị yêu cầu sửa
Không bán không có nghĩa là không ai đọc. Kỷ yếu và tài liệu giới thiệu thường đi tới đối tác, khách hàng, có khi ra nước ngoài, nên cơ quan cấp phép vẫn xem nội dung dưới góc độ một xuất bản phẩm. Những điểm hay bị yêu cầu sửa gồm: bản đồ có thể hiện biên giới, chủ quyền không đúng chuẩn; hình ảnh, thông tin của người khác dùng khi chưa được đồng ý; số liệu không có nguồn; cách gọi tên địa danh, đơn vị hành chính đã lỗi thời sau sắp xếp.
Lỗi cuối cùng ngày càng hay gặp. Tài liệu viết từ năm trước, nhắc tới địa chỉ có quận, huyện cũ hay tên tỉnh trước sáp nhập, nay cần chú thích hoặc cập nhật. Nếu tài liệu kể lịch sử, cứ giữ tên cũ nhưng nên ghi rõ thời điểm.
Một lỗi nữa là trộn quảng cáo vào tài liệu không kinh doanh. Khi kỷ yếu có nhiều trang giới thiệu sản phẩm kèm giá, khuyến mại, tính chất tài liệu bị đặt câu hỏi, có thể phải tuân theo cả quy định về quảng cáo. Tách phần giới thiệu sản phẩm thành ấn phẩm quảng cáo riêng thường đơn giản hơn.
Làm việc với cơ sở in cho đúng
Cơ sở in xuất bản phẩm chỉ được nhận in khi có giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh hoặc quyết định xuất bản của nhà xuất bản. Đây là quy định nhằm chặn sách không phép, nên cơ sở in làm ăn đàng hoàng sẽ hỏi giấy tờ trước khi ký hợp đồng. Nếu một nơi nhận in ngay mà không hỏi gì, rủi ro thuộc về cả hai bên.
Khi đặt in, thông tin trên tài liệu như tên đơn vị, số giấy phép, số lượng, tên cơ sở in phải khớp với giấy phép. In vượt số lượng hay đổi khổ, thêm trang so với bản đã duyệt là dạng sai lệch hay bị phát hiện khi kiểm tra cơ sở in.
Sau khi in, đơn vị nộp lưu chiểu theo quy định trước khi phát hành. Giữ lại giấy phép, hợp đồng in, biên bản nghiệm thu và vài bản lưu. Nếu cần xem thêm thủ tục và cơ quan tiếp nhận của từng loại giấy phép trong ngành in và xuất bản, bạn có thể tra phần hồ sơ giấy phép trên GiayPhep.com.
Câu hỏi thường gặp
In kỷ yếu công ty để tặng khách có cần xin phép không?
Kỷ yếu in số lượng đáng kể và phát ra ngoài thường mang hình thức xuất bản phẩm. Công ty nên xin giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh hoặc làm qua nhà xuất bản. Cơ sở in đúng quy định cũng sẽ hỏi một trong hai loại giấy tờ này trước khi nhận in.
Kỷ yếu lớp học tự làm có phải xin giấy phép không?
Kỷ yếu do nhóm cá nhân tự làm, in ít để lưu giữ thường được xem như sản phẩm in cá nhân. Khi nhà trường đứng tên, in nhiều và phát rộng, bạn nên hỏi nhà trường và sở phụ trách văn hoá để được hướng dẫn thủ tục phù hợp.
Tài liệu không kinh doanh có được bán thu hồi chi phí không?
Tên gọi đã cho thấy loại giấy phép này dành cho tài liệu không bán. Nếu muốn bán, kể cả với giá thấp để bù chi phí, bạn nên xuất bản qua nhà xuất bản như sách kinh doanh để tránh sai mục đích của giấy phép.
Có xin được mã ISBN cho tài liệu không kinh doanh không?
Mã số sách tiêu chuẩn quốc tế ở Việt Nam thường gắn với xuất bản phẩm do nhà xuất bản thực hiện. Nếu đơn vị cần ISBN cho kỷ yếu hội thảo hoặc sách chuyên khảo, cách thường dùng là đặt nhà xuất bản xuất bản thay vì tự xin giấy phép.
Nộp hồ sơ ở đâu sau khi chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp?
Thủ tục này vốn thuộc cơ quan trung ương hoặc cấp tỉnh nên ít bị xáo trộn. Nay bạn nộp qua sở phụ trách văn hoá của tỉnh, Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trực tuyến, tuỳ tỉnh. Hãy tra thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Tài liệu song ngữ phát cho đối tác nước ngoài cần lưu ý gì?
Hồ sơ thường cần cả bản tiếng Việt và bản tiếng nước ngoài để đối chiếu. Bản dịch phải đúng nghĩa với bản đã duyệt. Bản đồ, tên địa danh và cách gọi đơn vị hành chính cần kiểm tra kỹ vì đây là phần hay bị yêu cầu sửa.