Một người làm kế toán ký hợp đồng lao động bán thời gian với từng doanh nghiệp, chịu sự điều hành của doanh nghiệp đó, thì đang làm công việc kế toán. Còn nhận làm trọn gói sổ sách cho nhiều doanh nghiệp theo hợp đồng dịch vụ, tự quyết cách làm và tự thu phí, thì về bản chất đã là kinh doanh dịch vụ kế toán, ngành có điều kiện. Ranh giới không nằm ở số công ty mà ở bản chất quan hệ.
Thị trường "kế toán làm ngoài giờ" ở Việt Nam rất lớn vì hàng trăm nghìn doanh nghiệp nhỏ không đủ việc để tuyển một người toàn thời gian. Phần lớn người làm nghề không có ý vi phạm; họ chỉ chưa từng được giải thích chỗ ranh giới. Bài này đưa ra các dấu hiệu nhận biết, rủi ro thực tế cho cả người làm và doanh nghiệp thuê, và ba con đường hợp pháp để tiếp tục làm nghề.
Năm dấu hiệu cho thấy bạn đang kinh doanh dịch vụ, không còn là làm thuê
Hợp đồng gọi là "dịch vụ", trả phí trọn gói theo tháng hoặc theo quý. Khi giấy tờ ghi bạn cung cấp dịch vụ kế toán và nhận phí dịch vụ, cơ quan quản lý sẽ đọc đúng như vậy. Đổi tên gọi sau này không xoá được những hợp đồng đã ký.
Bạn tự quyết thời gian, nơi làm và cách làm. Người lao động làm theo sự phân công của người sử dụng lao động. Người cung cấp dịch vụ tự tổ chức công việc để giao kết quả. Nếu không ai ở doanh nghiệp giao việc hay chấm công cho bạn, quan hệ nghiêng về dịch vụ.
Bạn thuê thêm người hoặc chia việc cho cộng sự. Khi khối lượng nhiều, nhiều người thuê thêm một hai bạn trẻ nhập liệu, trả công từ phí mình thu. Lúc đó bạn đã vận hành như một văn phòng dịch vụ, chỉ thiếu pháp nhân và giấy chứng nhận.
Bạn quảng cáo nhận làm sổ cho doanh nghiệp. Đăng bài trên mạng xã hội, nhóm doanh nghiệp, kèm bảng giá trọn gói, là hành vi chào bán dịch vụ ra công chúng. Đây là dấu hiệu rõ nhất của kinh doanh.
Bạn không đóng bảo hiểm xã hội ở bất kỳ nơi nào trong số khách. Quan hệ lao động đúng nghĩa thường kéo theo nghĩa vụ bảo hiểm theo quy định. Không có quan hệ bảo hiểm nào với các đơn vị mình làm sổ là chỉ dấu cho thấy cả hai bên đang coi đây là dịch vụ.
Vì sao luật không để ai cũng làm dịch vụ kế toán
Kế toán là gốc của số thuế doanh nghiệp nộp, của báo cáo tài chính ngân hàng dùng để cho vay, của số liệu cổ đông dùng để chia lợi nhuận. Một người làm sổ cho mười doanh nghiệp, nếu làm sai hay làm gian, gây ảnh hưởng tới mười bộ báo cáo cùng lúc. Vì thế pháp luật coi dịch vụ kế toán là nghề cần kiểm soát đầu vào: người làm phải có chứng chỉ, đăng ký hành nghề, cập nhật kiến thức, và tổ chức đứng sau phải chịu trách nhiệm nghề nghiệp.
Điều kiện ngành cũng bảo vệ chính người làm nghề. Trong cơ chế dịch vụ đúng chuẩn, trách nhiệm được phân định trong hợp đồng: doanh nghiệp khách chịu trách nhiệm về tính trung thực của chứng từ gốc, bên dịch vụ chịu trách nhiệm về việc xử lý và trình bày. Khi làm tự do không pháp nhân, ranh giới này mờ; lúc doanh nghiệp khách có sai phạm, người làm sổ dễ bị kéo vào như người cùng tham gia.
Cần nói rõ: luật không cấm một người có chuyên môn làm kế toán cho nhiều doanh nghiệp. Luật yêu cầu việc đó đi qua một trong các khuôn khổ hợp lệ. Có những quy định riêng về kế toán trưởng, về người không được làm kế toán ở đơn vị có quan hệ thân thích với giám đốc, nên khi làm cho nhiều nơi bạn còn phải rà từng nơi một.
Ba con đường hợp pháp để tiếp tục làm nghề
Tuỳ quy mô và chứng chỉ bạn đang có, có ba lối đi chính. Điều kiện cụ thể như số giờ cập nhật kiến thức, thời gian công tác thực tế để đăng ký hành nghề bạn đối chiếu Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn hiện hành.
| Con đường | Phù hợp với | Cần chuẩn bị | Điểm cần cân nhắc |
|---|---|---|---|
| Ký hợp đồng lao động với từng doanh nghiệp | Người làm cho hai ba đơn vị, không có chứng chỉ kế toán viên | Hợp đồng lao động rõ công việc, thời giờ; tuân thủ quy định về bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân | Không được quảng cáo dịch vụ, không thuê thêm người làm hộ; mỗi nơi là một quan hệ lao động riêng |
| Hành nghề trong một công ty dịch vụ kế toán đủ điều kiện | Người có hoặc chưa có chứng chỉ, muốn làm nhiều khách | Gia nhập hoặc cộng tác có hợp đồng với công ty dịch vụ; khách ký hợp đồng với công ty | Thu nhập chia với công ty, nhưng trách nhiệm nghề nghiệp có tổ chức đứng sau |
| Mở hộ kinh doanh dịch vụ kế toán hoặc lập doanh nghiệp | Người đã có chứng chỉ kế toán viên, muốn tự làm chủ | Đăng ký hành nghề, đăng ký hộ hoặc doanh nghiệp, đáp ứng điều kiện nhân sự; với doanh nghiệp cần giấy chứng nhận đủ điều kiện | Chi phí tuân thủ và nghĩa vụ báo cáo tăng, đổi lại được quảng cáo, thuê người và ký hợp đồng dịch vụ hợp lệ |
Nếu bạn chưa có chứng chỉ, con đường thứ hai thường là lối chuyển tiếp hợp lý: vẫn phục vụ khách quen, đồng thời tích luỹ thời gian thực tế để dự thi lấy chứng chỉ rồi chuyển sang tự làm chủ.
Rủi ro thực tế khi làm tự do không đúng khuôn khổ
Rủi ro không chỉ là bị xử phạt hành chính vì kinh doanh ngành có điều kiện khi chưa đủ điều kiện. Những tình huống người làm nghề hay gặp hơn:
- Doanh nghiệp khách bị kiểm tra, cung cấp hợp đồng dịch vụ với cá nhân bạn, và cơ quan kiểm tra hỏi ngược về tư cách cung cấp dịch vụ.
- Phí dịch vụ không có hoá đơn hợp lệ nên doanh nghiệp khách không đưa vào chi phí được; về lâu dài khách đòi bạn xuất hoá đơn mà bạn không có cách xuất đúng.
- Khi xảy ra sai sót lớn, ví dụ giả định làm sai một khoản kê khai khiến khách bị truy thu, hai bên tranh chấp mà hợp đồng không rõ phạm vi trách nhiệm, cũng không có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.
- Khách bỏ đi giữa chừng, không thanh toán phí nhiều tháng; đòi lại khó vì quan hệ vốn đã nằm ngoài khuôn khổ.
- Giữ chữ ký số, mật khẩu cổng thuế, tài khoản ngân hàng của khách: nếu xảy ra giao dịch bất thường, bạn là người đầu tiên bị nghi.
Mục cuối đáng lưu ý nhất. Dù làm theo hình thức nào, nên để doanh nghiệp tự giữ thiết bị chữ ký số và mật khẩu, chỉ cấp quyền khi cần và có biên bản giao nhận.
Chuyển từ làm tự do sang hình thức hợp lệ: các bước gợi ý
Nếu bạn đang làm sổ cho nhiều nơi theo kiểu tự do và muốn đi đúng, trình tự gọn sau giúp không đứt gãy với khách:
- Liệt kê toàn bộ khách đang phục vụ, hình thức hợp đồng với từng khách, phạm vi công việc thực tế.
- Tách nhóm: khách nào có thể chuyển sang hợp đồng lao động bán thời gian đúng nghĩa, khách nào chỉ hợp với hợp đồng dịch vụ.
- Với nhóm dịch vụ, chọn hướng: gia nhập một công ty dịch vụ kế toán đủ điều kiện, hoặc tự đăng ký hành nghề và mở hộ, mở doanh nghiệp nếu đã có chứng chỉ.
- Báo trước cho khách về thay đổi, lập phụ lục hoặc hợp đồng mới với chủ thể hợp lệ, bàn giao hồ sơ có biên bản.
- Dừng quảng cáo dưới tên cá nhân; mọi chào hàng từ nay đi theo tên tổ chức có giấy chứng nhận.
- Rà lại quyền truy cập chữ ký số, cổng thuế, ngân hàng của từng khách và chuyển về cho chủ doanh nghiệp quản lý.
Quá trình này thường mất vài tháng nếu phải đăng ký hành nghề và xin giấy chứng nhận. Trong thời gian đó, cách an toàn là để khách ký với một tổ chức đã đủ điều kiện, bạn làm việc trong tổ chức đó.
Nhìn từ phía doanh nghiệp thuê: sáu câu nên hỏi trước khi giao sổ
Bên nhận làm là ai về pháp lý? Một cá nhân, một hộ kinh doanh hay một doanh nghiệp. Nếu là doanh nghiệp, đề nghị xem giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán còn hiệu lực; nếu là hộ, hỏi về đăng ký hành nghề của chủ hộ.
Ai trực tiếp làm sổ của mình? Người ký hợp đồng và người thực sự xử lý chứng từ có thể khác nhau. Biết rõ ai làm giúp bạn liên hệ đúng người khi cần giải trình.
Phạm vi công việc gồm những gì? Ghi sổ, lập báo cáo tài chính, làm thủ tục thuế hay cả ba. Phần thủ tục thuế cần bên nhận làm có tư cách tương ứng; đừng mặc định gói trọn gói bao gồm tất cả.
Sai sót thì ai chịu, chịu đến đâu? Hợp đồng nên có điều khoản về trách nhiệm khi sai do lỗi xử lý của bên dịch vụ, và phân định rõ phần trách nhiệm của doanh nghiệp về chứng từ gốc.
Hồ sơ lưu ở đâu, bàn giao thế nào khi chấm dứt? Sổ sách, tệp dữ liệu phần mềm, bản sao chứng từ phải về tay doanh nghiệp khi kết thúc hợp đồng. Thoả thuận trước danh mục bàn giao tránh cảnh bị giữ hồ sơ để đòi phí.
Hoá đơn phí dịch vụ xuất thế nào? Bên làm dịch vụ hợp lệ xuất được hoá đơn đúng ngành dịch vụ kế toán. Không có hoá đơn thường là dấu hiệu bên kia chưa đứng đúng khuôn khổ.
Ví dụ giả định: hai cách nhìn cùng một công việc
Ví dụ giả định thứ nhất: chị A ở Hải Phòng làm kế toán chính thức cho một công ty sản xuất, buổi tối nhận làm sổ cho hai cửa hàng nhỏ của người quen. Mỗi cửa hàng ký với chị một hợp đồng lao động bán thời gian, ghi rõ công việc, thời gian làm mỗi tuần, chủ cửa hàng giao chứng từ và duyệt báo cáo. Chị không quảng cáo, không thuê ai. Đây là quan hệ lao động; chị chỉ cần lưu ý quy định về thuế thu nhập cá nhân với nhiều nguồn thu và điều khoản cạnh tranh trong hợp đồng với công ty chính.
Ví dụ giả định thứ hai: anh B ở Cần Thơ nghỉ việc công ty, lập trang mạng xã hội chào dịch vụ kế toán trọn gói theo tháng, nhận mười lăm khách, thuê hai sinh viên nhập liệu. Hợp đồng ghi là hợp đồng dịch vụ, ký giữa anh và từng doanh nghiệp. Về bản chất, anh đang vận hành một văn phòng dịch vụ kế toán không pháp nhân, không giấy chứng nhận. Đường đi đúng là gia nhập một công ty đủ điều kiện hoặc lấy chứng chỉ, đăng ký hành nghề và lập tổ chức của riêng mình.
Hai ví dụ cho thấy số lượng khách không phải tiêu chí duy nhất. Điều quyết định là ai điều hành công việc, ai chịu trách nhiệm trước bên thứ ba, và hoạt động có được chào bán ra công chúng hay không. Nếu còn phân vân trường hợp của mình, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn với mô tả cụ thể hợp đồng đang ký.
Câu hỏi thường gặp
Làm kế toán cho hai công ty cùng lúc có vi phạm không?
Không vi phạm nếu đó là hai hợp đồng lao động đúng nghĩa, bạn chịu sự điều hành của từng công ty và không kinh doanh dịch vụ ra bên ngoài. Cần rà điều khoản độc quyền trong hợp đồng chính và quy định riêng về kế toán trưởng nếu bạn giữ vị trí đó.
Không có chứng chỉ kế toán viên thì có mở hộ kinh doanh dịch vụ kế toán được không?
Theo khuôn khổ Luật Kế toán, hộ kinh doanh dịch vụ kế toán gắn với kế toán viên hành nghề, nên người chưa có chứng chỉ thường không đứng tên được. Lối đi phổ biến là làm việc trong một công ty dịch vụ đủ điều kiện trong khi chuẩn bị thi.
Doanh nghiệp thuê kế toán tự do không phép thì doanh nghiệp có rủi ro gì?
Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về sổ sách của chính mình. Nếu người làm sổ sai sót, doanh nghiệp khó đòi bồi thường vì hợp đồng không chặt, chi phí dịch vụ có thể không có hoá đơn hợp lệ, và khi kiểm tra sẽ phải giải trình về người làm kế toán.
Kế toán làm thêm có phải tự nộp thuế thu nhập cá nhân không?
Thu nhập từ nhiều nơi có thể dẫn tới nghĩa vụ tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm thay vì để từng nơi khấu trừ là xong. Cách tính và ngưỡng cụ thể bạn xem ở các trang chuyên về thuế hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
Có nên giữ chữ ký số và mật khẩu ngân hàng của khách để làm cho nhanh không?
Không nên. Giữ hộ thiết bị chữ ký số và mật khẩu khiến bạn trở thành người chịu nghi vấn đầu tiên khi có giao dịch bất thường. Nên để chủ doanh nghiệp giữ, chỉ giao khi cần thao tác, có biên bản giao nhận và nhận lại.
Đăng bài nhận làm báo cáo tài chính cuối năm trên mạng có sao không?
Đăng bài chào dịch vụ ra công chúng là dấu hiệu rõ của kinh doanh dịch vụ kế toán. Nếu bạn chưa thuộc một tổ chức đủ điều kiện, bài đăng đó có thể là căn cứ cho thấy bạn kinh doanh ngành có điều kiện khi chưa đủ điều kiện.