Phần lớn thủ tục giấy tờ cho phép người khác nộp hồ sơ và nhận kết quả thay bạn khi có văn bản uỷ quyền hợp lệ, nhưng có một nhóm việc bắt buộc chính bạn phải có mặt hoặc tự thực hiện: việc cần thu nhận sinh trắc học, việc gắn với quan hệ nhân thân như đăng ký kết hôn, và một số giấy tờ luật cấm uỷ quyền như phiếu lý lịch tư pháp số 2. Biết trước ranh giới này giúp bạn khỏi mất công gửi người đi rồi bị trả về.
Câu hỏi "có phải tự đi không" là câu đầu tiên người ta hỏi khi định thuê làm hộ một giấy tờ. Bộ luật Dân sự cho phép đại diện theo uỷ quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch phải do chính người đó thực hiện. Bài này gom các thủ tục cá nhân hay gặp vào một bảng, rồi giải thích cách uỷ quyền cho đúng.
Bảng phân loại: uỷ quyền được hay phải tự làm
Bảng dưới là phân loại phổ biến theo quy định hiện hành. Một số thủ tục đang chuyển dần sang trực tuyến, có thể làm thay đổi yêu cầu có mặt; bạn đối chiếu hướng dẫn của từng thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trước khi đi.
| Thủ tục | Nhờ người khác nộp, nhận thay | Phải chính bạn | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Cấp, đổi căn cước | Không | Có mặt để thu nhận ảnh, vân tay, mống mắt | Một số việc cập nhật thông tin có thể làm trực tuyến |
| Hộ chiếu phổ thông | Thường không với lần cấp cần thu nhận sinh trắc | Có mặt khi phải thu nhận sinh trắc | Trường hợp đã có dữ liệu và nộp trực tuyến theo hướng dẫn hiện hành có thể khác |
| Đăng ký kết hôn | Một bên nộp hồ sơ được | Cả hai bên có mặt khi nhận kết quả, ký tên | Quan hệ nhân thân không uỷ quyền |
| Khai sinh, khai tử, trích lục hộ tịch | Được, theo quy định của Luật Hộ tịch | Không bắt buộc | Người thân trong gia đình có thể đi đăng ký theo luật |
| Phiếu lý lịch tư pháp số 1 | Được, có văn bản uỷ quyền theo quy định | Không bắt buộc | Một số người thân được miễn chứng thực văn bản uỷ quyền |
| Phiếu lý lịch tư pháp số 2 | Không | Chính người đó yêu cầu | Luật Lý lịch tư pháp không cho uỷ quyền |
| Ký hợp đồng công chứng | Được, bằng hợp đồng uỷ quyền đã công chứng hoặc chứng thực | Người ký phải ký trước công chứng viên | Người được uỷ quyền ký thay trong phạm vi uỷ quyền |
| Học, sát hạch lái xe | Không | Chính người thi | Đổi bằng có thể làm trực tuyến bằng tài khoản của mình |
Nhìn bảng, nguyên tắc chung khá rõ: thủ tục nào cần cơ thể bạn (sinh trắc, chữ ký trước người có thẩm quyền, bài thi) hoặc gắn với quan hệ nhân thân thì không uỷ quyền; thủ tục chỉ là nộp và nhận giấy thì thường uỷ quyền được.
Giấy uỷ quyền và hợp đồng uỷ quyền: dùng cái nào
Giấy uỷ quyền là văn bản đơn phương, người uỷ quyền ký giao cho người khác làm một việc cụ thể, thường đơn giản như nộp hồ sơ, nhận kết quả. Hợp đồng uỷ quyền là thoả thuận hai bên, có quyền và nghĩa vụ của cả hai, phù hợp với việc phức tạp hơn hoặc có liên quan đến tài sản, như uỷ quyền bán nhà, uỷ quyền quản lý tài sản.
Với thủ tục hành chính đơn giản, giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký thường là đủ. Chứng thực chữ ký được làm tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Với việc liên quan đến bất động sản, chuyển quyền, hay khi nơi nhận yêu cầu, bạn nên dùng hợp đồng uỷ quyền có công chứng.
Văn bản uỷ quyền tốt phải ghi rõ ba điều: ai uỷ quyền cho ai (họ tên, số định danh), làm việc gì (tên thủ tục cụ thể, cơ quan cụ thể), trong thời hạn nào. Uỷ quyền chung chung kiểu "thay mặt làm mọi thủ tục" vừa dễ bị cơ quan từ chối, vừa rủi ro cho chính bạn. Một số người thân như vợ chồng, cha mẹ, con, anh chị em ruột có thể được miễn chứng thực văn bản uỷ quyền ở một số thủ tục hộ tịch và lý lịch tư pháp, nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ.
Nếu bạn đang ở nước ngoài và cần uỷ quyền về Việt Nam, văn bản có thể ký tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc ký trước cơ quan có thẩm quyền nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự. Đây là phần tốn thời gian nhất, nên làm sớm.
Vì sao những việc này bắt buộc phải tự làm
Sinh trắc học không thể làm hộ. Căn cước và hộ chiếu gắn với ảnh khuôn mặt, vân tay, mống mắt. Dữ liệu này là căn cứ để chống mạo danh, nên thu nhận trực tiếp là bắt buộc.
Quan hệ nhân thân phải do chính người đó xác lập. Kết hôn, nhận cha mẹ con là ý chí của chính người trong cuộc. Luật không cho người khác thay mặt bày tỏ ý chí này.
Thông tin nhạy cảm chỉ trả cho chính chủ. Phiếu lý lịch tư pháp số 2 ghi cả án tích đã xoá. Luật chỉ cấp cho chính người đó (và cơ quan tố tụng) để bảo vệ quyền riêng tư.
Chữ ký trước người có thẩm quyền. Khi công chứng, chứng thực chữ ký, người ký phải ký trước mặt công chứng viên hoặc người thực hiện chứng thực. Ký sẵn ở nhà rồi nhờ người mang đi là không được chấp nhận.
Năng lực cá nhân. Bài thi sát hạch lái xe, kiểm tra kiến thức, phỏng vấn của cơ quan lãnh sự đều đánh giá chính bạn. Không ai làm thay được, và người hứa "thi hộ" là đang mời bạn vào rắc rối pháp lý.
Tài khoản định danh điện tử: không đưa cho ai, kể cả người làm hộ
Ngày càng nhiều thủ tục được nộp qua tài khoản định danh điện tử VNeID hoặc tài khoản trên Cổng Dịch vụ công. Tiện lợi này kéo theo một rủi ro mới: người làm dịch vụ hỏi mật khẩu, mã xác thực gửi về điện thoại để "nộp hộ cho nhanh". Quy định về định danh và xác thực điện tử cấm cho người khác mượn, sử dụng tài khoản định danh điện tử của mình. Đưa tài khoản cho người khác nghĩa là trao cho họ quyền nhân danh bạn trong mọi thủ tục gắn với tài khoản đó.
Cách đúng là bạn tự thao tác trên tài khoản của mình, người hỗ trợ chỉ hướng dẫn, chuẩn bị giấy tờ, kiểm tra nội dung trước khi bạn bấm nộp. Nếu bạn không quen dùng điện thoại, hãy nhờ người nhà ngồi bên cạnh, chứ không giao điện thoại và mã cho người lạ.
Với người cao tuổi, đây là chỗ hay bị lợi dụng nhất. Kẻ gian giả danh cán bộ hoặc nhân viên dịch vụ, nói rằng cần mã để "cập nhật hồ sơ" hay "nhận tiền hỗ trợ". Không thủ tục hợp pháp nào yêu cầu bạn đọc mã xác thực cho người khác qua điện thoại.
Nếu lỡ đưa mật khẩu hay mã cho người khác, hãy đổi mật khẩu ngay, kiểm tra lịch sử hoạt động của tài khoản và báo cơ quan công an nơi gần nhất nếu thấy giao dịch lạ. Càng xử lý sớm, khả năng bị dùng vào việc xấu càng thấp.
Chuẩn bị một lần uỷ quyền cho trót lọt
Trình tự dưới đây giúp người được uỷ quyền đến nơi là làm được, không bị trả về vì thiếu giấy.
- Xác định thủ tục có cho uỷ quyền không, dựa trên hướng dẫn của thủ tục trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi trước cơ quan tiếp nhận.
- Chọn hình thức: giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký cho việc đơn giản; hợp đồng uỷ quyền công chứng cho việc liên quan tài sản hoặc khi nơi nhận yêu cầu.
- Ghi rõ phạm vi: tên thủ tục, cơ quan, quyền nộp, quyền nhận kết quả, quyền ký giấy tờ (nếu có), thời hạn uỷ quyền.
- Chuẩn bị giấy tờ cho người được uỷ quyền mang theo: văn bản uỷ quyền, giấy tờ tuỳ thân của họ, bản sao giấy tờ tuỳ thân của bạn, giấy tờ chứng minh quan hệ nếu thuộc diện được miễn chứng thực.
- Gửi bộ hồ sơ chính, kiểm tra kỹ trước khi người được uỷ quyền đi.
- Khi xong việc, yêu cầu người được uỷ quyền gửi lại biên nhận, kết quả và trả lại bản gốc giấy tờ; nếu không còn cần, chấm dứt uỷ quyền.
Bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com để kiểm tra thủ tục mình định làm có những thành phần nào trước khi viết giấy uỷ quyền.
Lỗi hay gặp khi uỷ quyền
Những lỗi dưới đây khiến người được uỷ quyền bị từ chối hoặc khiến người uỷ quyền gặp rủi ro.
- Uỷ quyền cho một việc pháp luật cấm uỷ quyền, như đăng ký kết hôn hay xin phiếu lý lịch tư pháp số 2.
- Văn bản không ghi số định danh, ghi sai một chữ trong họ tên so với căn cước.
- Phạm vi quá rộng, như "toàn quyền quyết định", trong khi chỉ cần nộp và nhận một giấy.
- Không ghi thời hạn, để văn bản uỷ quyền còn hiệu lực sau khi việc đã xong.
- Giao bản gốc giấy tờ quan trọng mà không có biên bản giao nhận.
- Uỷ quyền cho người làm dịch vụ mà không biết rõ họ là ai, làm ở đâu.
Uỷ quyền là trao quyền nhân danh mình. Hãy đối xử với nó cẩn thận như khi đưa chìa khoá nhà cho người khác.
Ví dụ giả định: một người ở Nghệ An đi làm xa, uỷ quyền cho em trai xin phiếu lý lịch tư pháp để bổ sung hồ sơ xin việc. Giấy uỷ quyền ghi đúng phiếu số 1, đúng cơ quan, kèm bản sao giấy khai sinh của hai anh em để chứng minh quan hệ. Em trai nộp một lần là xong. Nếu giấy ghi chung chung hoặc ghi nhầm phiếu số 2, hồ sơ đã bị trả ngay tại quầy.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký kết hôn có nhờ người khác đi được không?
Một bên có thể nộp hồ sơ, nhưng khi đăng ký và nhận giấy chứng nhận kết hôn, cả hai bên nam nữ phải có mặt và ký tên. Đây là quan hệ nhân thân, pháp luật không cho uỷ quyền.
Làm căn cước có nhờ người khác đi thay được không?
Không. Cấp, đổi căn cước cần thu nhận ảnh khuôn mặt, vân tay, mống mắt của chính người đó. Người cao tuổi, người bệnh có thể hỏi cơ quan công an về việc thu nhận tại nhà nếu được hỗ trợ.
Giấy uỷ quyền có bắt buộc công chứng không?
Không phải lúc nào cũng phải công chứng. Với thủ tục hành chính đơn giản, giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng thường đủ. Việc liên quan bất động sản thường cần hợp đồng uỷ quyền công chứng.
Có nên đưa tài khoản VNeID cho bên dịch vụ để họ nộp hộ không?
Không nên. Quy định về định danh điện tử cấm cho người khác sử dụng tài khoản của mình, và việc đó trao cho họ quyền nhân danh bạn. Bạn tự thao tác, người hỗ trợ chỉ hướng dẫn và kiểm tra.
Đang ở nước ngoài thì uỷ quyền về Việt Nam thế nào?
Bạn có thể ký văn bản uỷ quyền tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, hoặc ký trước cơ quan có thẩm quyền nước sở tại rồi hợp pháp hoá lãnh sự và dịch sang tiếng Việt. Nên làm sớm vì mất nhiều thời gian.
Văn bản uỷ quyền có hiệu lực bao lâu?
Theo thời hạn ghi trong văn bản. Nếu không ghi, Bộ luật Dân sự có quy định thời hạn mặc định cho hợp đồng uỷ quyền. Tốt nhất bạn ghi rõ thời hạn ngắn, vừa đủ cho việc cần làm.