Khi một doanh nghiệp ở Việt Nam mời người nước ngoài sang làm việc, gặp đối tác hay khảo sát đầu tư, doanh nghiệp đó trở thành bên mời, bảo lãnh và chịu nghĩa vụ từ lúc đề nghị cấp thị thực cho đến khi người được mời rời Việt Nam. Nghĩa vụ này không kết thúc ở việc gửi công văn: bảo lãnh đúng mục đích, theo dõi thời hạn, thông báo khi có thay đổi đều là trách nhiệm của doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp coi công văn nhập cảnh là thủ tục giấy tờ để "lấy visa cho khách", rồi giao luôn cho bên dịch vụ. Hậu quả hay gặp là thị thực sai ký hiệu, người được mời vào làm việc bằng thị thực không phù hợp, hoặc doanh nghiệp không biết mình phải báo gì khi nhân viên thôi việc. Bài này tách từng chặng để bạn biết việc nào doanh nghiệp tự làm, việc nào có thể nhờ người làm hộ.
Ai được đứng ra mời, bảo lãnh
Luật nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân ở Việt Nam mời, bảo lãnh người nước ngoài. Với doanh nghiệp, điều kiện cơ bản là doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp, có tư cách pháp nhân, và lý do mời phải phù hợp với ngành nghề, chức năng. Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài cũng có thể mời trong phạm vi chức năng của mình.
Trước lần mời đầu tiên, doanh nghiệp thường phải nộp hồ sơ chứng minh tư cách pháp nhân cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh: bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép tương ứng, văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị. Bước này làm một lần và cập nhật khi doanh nghiệp đổi người đại diện, đổi mẫu dấu hay đổi địa chỉ. Doanh nghiệp quên cập nhật sau khi đổi người đại diện là một lý do quen thuộc khiến hồ sơ đề nghị bị trả lại.
Doanh nghiệp không được mời người nước ngoài với mục đích khác thực tế. Ví dụ, mời "gặp đối tác" để người đó vào làm việc lâu dài, hoặc mời danh nghĩa doanh nghiệp này để người đó làm cho đơn vị khác. Bên mời đứng tên chịu trách nhiệm, nên khi phát hiện người được mời hoạt động sai mục đích, doanh nghiệp là nơi được hỏi đầu tiên.
Chọn đúng ký hiệu thị thực theo mục đích
Ký hiệu thị thực phải khớp với mục đích. Dưới đây là các nhóm doanh nghiệp hay dùng; điều kiện và thời hạn tối đa của từng ký hiệu theo luật hiện hành, bạn đối chiếu trên trang của Cục Quản lý xuất nhập cảnh trước khi đề nghị.
| Mục đích | Nhóm ký hiệu thường dùng | Giấy tờ đi kèm điển hình | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Làm việc với doanh nghiệp ở Việt Nam (gặp gỡ, đàm phán, khảo sát ngắn) | Ký hiệu làm việc với cơ quan, tổ chức (DN) | Văn bản mời nêu rõ mục đích, thời gian | Không dùng để làm việc lâu dài có hưởng lương |
| Lao động có giấy phép lao động hoặc thuộc diện miễn | Ký hiệu lao động (LĐ) | Giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp | Phải có căn cứ lao động trước khi đề nghị |
| Nhà đầu tư, người đại diện tổ chức đầu tư | Ký hiệu đầu tư (ĐT, chia mức theo vốn và lĩnh vực) | Giấy tờ chứng minh tư cách nhà đầu tư, vốn góp | Mức ký hiệu ảnh hưởng thời hạn thị thực, thẻ tạm trú |
| Thân nhân đi cùng | Ký hiệu thăm thân (TT) | Giấy tờ chứng minh quan hệ | Điều kiện bảo lãnh thân nhân theo diện của người chính |
| Khách ngắn ngày tự túc | Thị thực điện tử hoặc miễn thị thực nếu thuộc diện | Người nước ngoài tự làm | Không cần doanh nghiệp bảo lãnh, nhưng không dùng để đi làm |
Cách chọn đơn giản: hỏi người đó sẽ làm gì ở Việt Nam, bao lâu, có nhận lương ở Việt Nam không. Trả lời thật ba câu này là biết ký hiệu nào đúng.
Các chặng của một lần mời, bảo lãnh
Trình tự dưới đây áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp mời người nước ngoài từ nước ngoài vào. Hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua hệ thống của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc nộp trực tiếp, tuỳ thủ tục.
- Kiểm tra doanh nghiệp đã nộp hồ sơ chứng minh tư cách pháp nhân và cập nhật chữ ký, mẫu dấu, người đại diện mới nhất.
- Xác định mục đích, thời gian, ký hiệu thị thực; với diện lao động, hoàn tất giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp trước.
- Lập văn bản đề nghị xét duyệt nhân sự người nước ngoài nhập cảnh, kèm bản chụp hộ chiếu và giấy tờ chứng minh mục đích.
- Nộp hồ sơ, theo dõi kết quả; khi có văn bản trả lời, thông báo cho người nước ngoài và nơi họ sẽ nhận thị thực (cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cửa khẩu quốc tế theo trường hợp).
- Đón người nước ngoài, bảo đảm họ được khai báo tạm trú tại nơi ở, nắm rõ ngày hết hạn tạm trú.
- Trong thời gian họ ở: lo gia hạn, đổi thị thực hoặc làm thẻ tạm trú đúng lúc; thông báo khi có thay đổi về công việc, nơi ở.
- Khi họ kết thúc công việc: làm thủ tục cần thiết với giấy phép lao động, thẻ tạm trú và bảo đảm họ xuất cảnh hoặc chuyển sang bên bảo lãnh khác đúng quy định.
Thời hạn giải quyết của từng bước được quy định trong luật và văn bản hướng dẫn, có thể thay đổi; bạn tính dư thời gian, nhất là trong mùa cao điểm cuối năm.
Chuyển đổi mục đích thị thực: khi nào được
Nguyên tắc chung của luật là người nước ngoài không được chuyển đổi mục đích thị thực khi đang ở Việt Nam, muốn đổi thì phải ra nước ngoài và xin thị thực mới. Luật sửa đổi năm 2023 mở thêm một số trường hợp được xem xét chuyển đổi ngay trong nước, trong đó có các nhóm liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp: người nước ngoài là nhà đầu tư hoặc người đại diện cho tổ chức nước ngoài đầu tư tại Việt Nam; người được cơ quan, tổ chức bảo lãnh vào làm việc và đã có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp; người nhập cảnh bằng thị thực điện tử sau đó có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh cảnh phải đưa chuyên gia ra nước ngoài rồi vào lại chỉ để đổi ký hiệu. Nhưng nó không có nghĩa là có thể "vào trước, tính sau". Người vào bằng thị thực du lịch rồi đi làm ngay là đang làm việc trái mục đích, kể cả khi sau đó xin được giấy phép lao động. Điều kiện chi tiết và các trường hợp được chuyển đổi, bạn đối chiếu văn bản hiện hành trước khi lên kế hoạch.
Một ví dụ giả định: công ty ở Đà Nẵng mời kỹ sư sang lắp đặt dây chuyền, kỹ sư vào bằng thị thực điện tử vì cần gấp. Trong lúc chờ giấy phép lao động, kỹ sư chỉ được tham dự họp, khảo sát, không trực tiếp làm việc lắp đặt có hưởng lương. Khi giấy phép được cấp, công ty mới đề nghị chuyển sang ký hiệu lao động. Nếu công ty cho kỹ sư làm luôn từ ngày đầu, rủi ro bị xử lý thuộc về cả hai bên.
Thực tế dễ làm nhất vẫn là chuẩn bị từ đầu: hoàn tất giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, rồi mới mời người lao động vào bằng ký hiệu lao động. Nếu thời gian gấp, hãy hỏi trước cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem trường hợp của mình thuộc nhóm nào.
Nghĩa vụ của doanh nghiệp trong thời gian người nước ngoài ở Việt Nam
Bảo đảm đúng mục đích. Người được mời làm việc gì, ở đâu, cho ai phải đúng với nội dung bảo lãnh. Điều chuyển người đó sang làm cho công ty khác trong nhóm mà không làm thủ tục là sai mục đích.
Khai báo tạm trú. Nơi ở của người nước ngoài phải được khai báo tạm trú; nếu họ ở khách sạn thì cơ sở lưu trú khai báo, nếu thuê nhà thì chủ nhà hoặc người quản lý khai báo. Doanh nghiệp nên kiểm tra việc này thay vì mặc định.
Theo dõi thời hạn. Thị thực, tạm trú, giấy phép lao động, hộ chiếu đều có ngày hết hạn. Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp để người được bảo lãnh không quá hạn.
Thông báo khi có thay đổi. Khi người lao động thôi việc, chuyển nơi làm việc, thay đổi chức danh, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo cho cơ quan quản lý lao động và cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo quy định.
Phối hợp khi có vi phạm. Nếu người được bảo lãnh vi phạm pháp luật, doanh nghiệp phối hợp với cơ quan có thẩm quyền, không che giấu, không tự giữ hộ chiếu của người lao động như một biện pháp ràng buộc.
Việc nào doanh nghiệp nên giữ trong tay, việc nào có thể thuê làm
Phần chuẩn bị hồ sơ, theo dõi, nộp và nhận kết quả có thể giao cho đơn vị làm dịch vụ có giấy uỷ quyền hợp lệ. Nhưng có những việc doanh nghiệp không nên giao hẳn: xác định mục đích thật của chuyến đi, ký văn bản đề nghị, quản lý danh sách ngày hết hạn và quyết định khi có thay đổi nhân sự. Doanh nghiệp là bên chịu trách nhiệm, nên doanh nghiệp phải hiểu mình đang ký vào cái gì.
Khi thuê dịch vụ, hãy yêu cầu bên làm hộ cho biết ký hiệu thị thực dự kiến và lý do, danh sách giấy tờ đã nộp, bản chụp văn bản trả lời của cơ quan. Cảnh giác với lời hứa "đổi ký hiệu trong ngày", "không cần giấy phép lao động vẫn làm được thẻ" hay "visa du lịch đi làm cũng được". Đó là các dấu hiệu bên làm hộ đang đẩy rủi ro sang doanh nghiệp.
Bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com, nhất là phần giấy phép lao động và thẻ tạm trú, để đối chiếu thành phần hồ sơ trước khi giao việc. Khi doanh nghiệp vướng tình huống khó, như người lao động bỏ việc mà không bàn giao giấy tờ, hay đối tác vào bằng thị thực sai ký hiệu đã làm việc một thời gian, hãy hỏi luật sư trước khi gửi bất cứ văn bản nào cho cơ quan.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có được mời người nước ngoài ngay không?
Được, nếu doanh nghiệp đã hoạt động hợp pháp và đã nộp hồ sơ chứng minh tư cách pháp nhân với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Lý do mời phải phù hợp với ngành nghề đăng ký; với diện lao động thì vẫn phải có giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn.
Mời đối tác sang gặp gỡ vài ngày dùng thị thực gì?
Thông thường là ký hiệu làm việc với doanh nghiệp, hoặc đối tác tự xin thị thực điện tử hay dùng diện miễn thị thực nếu thuộc diện. Nếu họ chỉ gặp gỡ, đàm phán ngắn ngày và không nhận lương ở Việt Nam thì không phải diện lao động.
Nhân viên nước ngoài nghỉ việc thì doanh nghiệp phải làm gì?
Doanh nghiệp làm thủ tục liên quan đến giấy phép lao động, thông báo theo quy định và cho người lao động biết thẻ tạm trú diện lao động không còn căn cứ. Người đó cần chuyển sang bên bảo lãnh mới hoặc xuất cảnh trong thời hạn phù hợp.
Có được giữ hộ chiếu của nhân viên nước ngoài để tránh họ bỏ việc không?
Không nên. Hộ chiếu là giấy tờ của cá nhân; doanh nghiệp giữ hộ chiếu để ràng buộc người lao động là cách làm sai và có thể bị xem xét trách nhiệm. Doanh nghiệp chỉ cầm hộ chiếu trong thời gian làm thủ tục, có ghi nhận giao nhận rõ ràng.
Người nước ngoài vào bằng thị thực điện tử rồi mới xin giấy phép lao động có được đổi sang thị thực lao động trong nước không?
Luật sửa đổi năm 2023 có mở trường hợp này khi người đó đã có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp. Điều kiện chi tiết cần đối chiếu văn bản hiện hành; trong thời gian chưa có giấy phép thì họ không được đi làm.
Thuê dịch vụ làm công văn nhập cảnh thì doanh nghiệp còn trách nhiệm gì không?
Còn nguyên. Bên dịch vụ chỉ làm hộ phần giấy tờ; doanh nghiệp vẫn là bên mời, bảo lãnh, chịu trách nhiệm về mục đích, thời hạn và nghĩa vụ thông báo. Hãy giữ bản chụp mọi văn bản đã nộp và đã nhận.