Chuyển đổi loại hình là việc một doanh nghiệp đang hoạt động đổi sang loại hình khác mà vẫn giữ nguyên mã số doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn sang công ty cổ phần và ngược lại, một thành viên sang hai thành viên trở lên và ngược lại, doanh nghiệp tư nhân sang công ty. Công ty sau chuyển đổi kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, khoản nợ, hợp đồng và lao động của công ty trước đó.
Có những lúc chuyển đổi là lựa chọn chiến lược, như khi cần gọi vốn từ nhiều nhà đầu tư. Có lúc là bắt buộc, khi số thành viên hoặc cổ đông không còn đúng với loại hình đang dùng. Bài này hệ thống các hướng chuyển theo Luật Doanh nghiệp 2020, chỉ ra trường hợp bắt buộc, những gì được giữ nguyên và những việc hay quên sau khi có giấy chứng nhận mới.
Các hướng chuyển đổi và lý do thường gặp
Bảng dưới liệt kê các hướng chuyển phổ biến. Hồ sơ cụ thể theo nghị định về đăng ký doanh nghiệp hiện hành và biểu mẫu trên cổng.
| Hướng chuyển | Lý do thường gặp | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| TNHH một thành viên sang TNHH hai thành viên trở lên | Chủ sở hữu bán một phần vốn hoặc nhận thêm người góp vốn | Cần hợp đồng chuyển nhượng hoặc chứng từ góp vốn của thành viên mới |
| TNHH hai thành viên trở lên sang TNHH một thành viên | Chỉ còn một thành viên sau chuyển nhượng, rút vốn hoặc thành viên mất | Phải làm trong thời hạn luật định để tránh rơi vào diện giải thể |
| TNHH sang công ty cổ phần | Cần gọi vốn rộng, phát hành cổ phần, chuẩn bị niêm yết, hoặc vượt số thành viên tối đa | Chọn cách chuyển: không huy động thêm, huy động thêm, bán vốn cho người khác hoặc kết hợp |
| Công ty cổ phần sang TNHH | Còn ít cổ đông, muốn hạn chế chuyển nhượng và quản trị gọn hơn | Xác định thành viên, chủ sở hữu và cách quy đổi cổ phần thành phần vốn góp |
| Doanh nghiệp tư nhân sang công ty | Chủ muốn giới hạn trách nhiệm, nhận thêm người góp vốn | Chủ doanh nghiệp tư nhân tiếp tục chịu trách nhiệm cá nhân với nợ phát sinh trước chuyển đổi |
Chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là một thủ tục khác, gọi là đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi hộ kinh doanh, nằm ở mảng hộ kinh doanh chứ không phải chuyển đổi loại hình giữa các doanh nghiệp.
Khi nào chuyển đổi trở thành bắt buộc
Mỗi loại hình có giới hạn về số người góp vốn. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có từ hai đến năm mươi thành viên. Công ty cổ phần cần tối thiểu ba cổ đông. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên chỉ có một chủ sở hữu. Khi số người góp vốn thay đổi vượt khỏi khuôn khổ đó, công ty phải chuyển sang loại hình phù hợp.
Luật Doanh nghiệp 2020 xếp trường hợp công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu trong thời hạn sáu tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình vào nhóm trường hợp phải giải thể. Nói cách khác, một công ty cổ phần chỉ còn hai cổ đông, hoặc một công ty hai thành viên chỉ còn một thành viên, có một khoảng thời gian để chuyển đổi hoặc tìm thêm người góp vốn; để quá thì rủi ro không còn là phạt hành chính mà là tồn tại của doanh nghiệp.
Tình huống hay gặp nhất: một thành viên trong công ty hai người qua đời hoặc rút vốn, công ty chỉ còn một người. Người ở lại thường mải lo việc kinh doanh và thủ tục thừa kế, quên mất đồng hồ sáu tháng đang chạy. Chiều ngược lại, công ty một thành viên tiếp nhận thêm người góp vốn thì phải đăng ký chuyển đổi trước khi người mới có tư cách thành viên trên hồ sơ.
Những gì được giữ nguyên và những gì thay đổi
Mã số doanh nghiệp giữ nguyên. Đây là điểm khác cơ bản giữa chuyển đổi và thành lập mới. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế, nên lịch sử thuế, hoá đơn, bảo hiểm xã hội được nối liền.
Quyền, nghĩa vụ, hợp đồng, khoản nợ được kế thừa. Công ty sau chuyển đổi đương nhiên kế thừa. Đối tác không cần ký lại hợp đồng chỉ vì đổi loại hình, nhưng nên được thông báo bằng văn bản.
Lao động được kế thừa. Hợp đồng lao động tiếp tục thực hiện. Nếu chuyển đổi đi kèm thay đổi cơ cấu, việc xử lý lao động theo Bộ luật Lao động.
Tên có thể đổi phần loại hình. Cụm “trách nhiệm hữu hạn” đổi thành “cổ phần” hoặc ngược lại. Phần tên riêng có thể giữ nguyên.
Cơ cấu quản trị thay đổi. Chuyển sang công ty cổ phần thì cần đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, có thể có ban kiểm soát; chuyển về trách nhiệm hữu hạn thì thay bằng hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu. Điều lệ phải viết lại gần như toàn bộ.
Trình tự chuyển đổi: khung chung
Dù hướng chuyển nào, trình tự thường đi qua các bước sau:
- Xác định lý do và hướng chuyển; kiểm tra số lượng thành viên hoặc cổ đông sau chuyển đổi có đúng khuôn khổ loại hình mới không.
- Chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định hoặc nghị quyết chuyển đổi đúng thẩm quyền và tỷ lệ biểu quyết.
- Hoàn tất các giao dịch đi kèm: chuyển nhượng vốn, nhận góp vốn mới, quy đổi phần vốn thành cổ phần hoặc ngược lại.
- Soạn điều lệ mới theo loại hình mới, danh sách thành viên hoặc cổ đông, các tài liệu theo biểu mẫu.
- Nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở.
- Nhận giấy chứng nhận mới; cập nhật con dấu nếu dấu có thể hiện loại hình, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, hoá đơn và các giấy phép con.
Với doanh nghiệp tư nhân chuyển lên công ty, chủ doanh nghiệp còn phải cam kết chịu trách nhiệm cá nhân bằng toàn bộ tài sản đối với các khoản nợ phát sinh trước ngày chuyển đổi, thoả thuận với các bên của hợp đồng đang thực hiện và cam kết tiếp nhận người lao động. Những cam kết này thường là phần mất thời gian nhất.
TNHH sang cổ phần: bốn cách chuyển và khi nào chọn cách nào
Chuyển đổi không huy động thêm vốn. Các thành viên hiện hữu quy đổi phần vốn góp thành cổ phần, không có người mới. Cách này hợp khi công ty đã có đủ ba người góp vốn trở lên và chỉ muốn đổi khung quản trị để chuẩn bị gọi vốn về sau.
Chuyển đổi đồng thời huy động thêm vốn. Công ty phát hành thêm cổ phần cho nhà đầu tư mới ngay khi chuyển đổi. Vốn điều lệ tăng, tỷ lệ của thành viên cũ bị pha loãng. Cần thống nhất giá phát hành và quyền của nhà đầu tư mới trong điều lệ.
Chuyển đổi đồng thời bán vốn cho người khác. Một hoặc vài thành viên cũ bán một phần hoặc toàn bộ vốn của mình cho người mới, vốn điều lệ không đổi. Cách này hay dùng khi có thành viên muốn rút ra đúng lúc công ty đổi loại hình.
Kết hợp các cách trên. Vừa phát hành thêm vừa có thành viên bán lại. Linh hoạt nhất nhưng hồ sơ phức tạp nhất, cần sắp xếp thứ tự giao dịch và chứng từ cẩn thận để số liệu trên điều lệ, danh sách cổ đông và giấy đề nghị khớp nhau.
Việc hay quên sau khi có giấy chứng nhận mới
Giấy chứng nhận mới chỉ là bước đầu. Nhiều giấy phép con, chứng chỉ, giấy chứng nhận đủ điều kiện do các cơ quan chuyên ngành cấp ghi tên đầy đủ của doanh nghiệp, kể cả cụm chỉ loại hình. Khi tên đổi, doanh nghiệp cần làm thủ tục điều chỉnh với từng cơ quan đã cấp. Việc này dễ bị bỏ sót vì mỗi giấy phép nằm ở một nơi, với một thời hạn khác nhau.
Bạn nên lập danh sách tất cả giấy phép, chứng nhận đang dùng: an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, môi trường, giấy phép kinh doanh rượu, website thương mại điện tử, nhãn hiệu, mã số mã vạch… rồi đánh dấu cái nào cần điều chỉnh. Hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com giúp bạn tra nhanh cơ quan cấp và thủ tục điều chỉnh của từng loại.
Nhãn hiệu đã đăng ký đứng tên công ty cũ cần được ghi nhận thay đổi tên chủ văn bằng. Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng vay nên được gửi thông báo chuyển đổi kèm bản sao giấy chứng nhận mới. Thủ tục thuế và hoá đơn gắn với việc đổi tên bạn tìm ở các trang chuyên về thuế; trên nguyên tắc mã số thuế không đổi.
Chọn chuyển đổi hay chọn cách khác
Chuyển đổi không phải lựa chọn duy nhất khi cơ cấu thay đổi. Một số trường hợp nên cân nhắc phương án khác:
- Muốn có thêm nhà đầu tư nhưng chỉ một hai người: chuyển từ một thành viên sang hai thành viên là đủ, chưa cần lên cổ phần.
- Cần gọi vốn nhiều vòng, phát hành quyền chọn cho nhân viên: công ty cổ phần phù hợp hơn vì cổ phần dễ chuyển nhượng và phát hành.
- Muốn tách một mảng kinh doanh: có thể lập công ty con hoặc chia, tách doanh nghiệp, thay vì đổi loại hình cả công ty.
- Doanh nghiệp tư nhân nhiều nợ cũ: chuyển đổi không xoá trách nhiệm cá nhân với nợ cũ; cân nhắc xử lý nợ trước.
- Cổ đông còn hai người vì một người rút: có thể tìm thêm cổ đông thứ ba thay vì chuyển về trách nhiệm hữu hạn, tuỳ kế hoạch gọi vốn.
Những thay đổi cơ cấu có giá trị lớn, nhiều bên, hoặc có yếu tố nước ngoài nên được rà bởi người có chuyên môn trước khi thông qua nghị quyết. Nên xác định hướng đi cùng người có chuyên môn trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển đổi loại hình có phải quyết toán thuế, đóng mã số thuế cũ không?
Mã số doanh nghiệp giữ nguyên nên không đóng mã số thuế. Các nghĩa vụ thuế do công ty sau chuyển đổi kế thừa. Thủ tục thuế cụ thể khi chuyển đổi bạn nên đối chiếu hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc các trang chuyên về thuế, vì đây không thuộc phạm vi đăng ký doanh nghiệp.
Chuyển từ TNHH sang cổ phần thì vốn điều lệ có phải giữ nguyên không?
Không bắt buộc. Luật cho phép chuyển đổi không huy động thêm vốn, chuyển đổi đồng thời huy động thêm vốn từ người khác, hoặc chuyển đổi đồng thời bán một phần vốn cho người khác. Vốn điều lệ sau chuyển đổi phản ánh phương án được chọn.
Một thành viên trong công ty hai thành viên qua đời thì sao?
Người thừa kế có thể trở thành thành viên theo quy định của Luật Doanh nghiệp và điều lệ. Nếu không có người thừa kế tham gia, phần vốn được xử lý theo luật và công ty có thể chỉ còn một thành viên, khi đó cần chuyển đổi trong thời hạn để không rơi vào diện phải giải thể.
Chuyển đổi xong có phải làm lại con dấu không?
Doanh nghiệp tự quyết định hình thức và nội dung con dấu. Nếu con dấu cũ thể hiện tên đầy đủ có cụm chỉ loại hình, nên làm dấu mới cho thống nhất với tên mới và tự quản lý việc sử dụng. Không còn thủ tục đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an như trước đây đối với doanh nghiệp thông thường.
Đối tác có quyền chấm dứt hợp đồng khi công ty chuyển đổi loại hình không?
Về nguyên tắc, công ty sau chuyển đổi kế thừa hợp đồng nên chuyển đổi không tự nó là lý do chấm dứt. Tuy vậy một số hợp đồng có điều khoản về thay đổi quyền kiểm soát hoặc cơ cấu sở hữu; nên đọc kỹ trước khi chuyển đổi và thông báo cho đối tác.
Giấy phép con đã cấp cho công ty cũ có còn giá trị không?
Giấy phép vẫn gắn với doanh nghiệp vì mã số không đổi, nhưng thông tin trên giấy phép như tên doanh nghiệp có thể không còn đúng. Nhiều cơ quan chuyên ngành yêu cầu điều chỉnh thông tin trong thời hạn nhất định. Kiểm từng loại giấy phép với cơ quan đã cấp.