Giấy tờ do nước ngoài cấp, muốn dùng ở Việt Nam, thường phải đi qua ba bước theo đúng thứ tự: được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp chứng nhận, được cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cơ quan lãnh sự Việt Nam hợp pháp hoá, rồi được dịch sang tiếng Việt có chứng thực hoặc công chứng. Hồ sơ bị trả lại phần lớn vì thiếu một bước, làm sai thứ tự, hoặc bản dịch không khớp với giấy gốc.
Đây là phần việc người ta thuê làm hộ nhiều nhất trong mọi hồ sơ có người nước ngoài: giấy phép lao động, thẻ tạm trú, kết hôn, công nhận văn bằng, thành lập công ty có vốn nước ngoài. Bài này không giải thích lại khái niệm, mà tập trung vào chuyện thực tế: bị trả lại thì lỗi thường nằm ở đâu, và sửa thế nào cho đỡ tốn một vòng nữa.
Ba bước và vì sao thứ tự quan trọng
Bước thứ nhất diễn ra ở nước cấp giấy: giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền của nước đó, thường là bộ ngoại giao hoặc cơ quan được uỷ quyền, chứng nhận con dấu, chữ ký. Ở nhiều nước, trước đó còn một bước công chứng hoặc xác nhận ở cấp địa phương. Bước thứ hai là hợp pháp hoá lãnh sự: cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó xác nhận con dấu, chữ ký của cơ quan đã chứng nhận ở bước một. Nếu giấy đã được cơ quan đại diện của nước kia tại Việt Nam chứng nhận, bước hợp pháp hoá có thể làm tại Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ Ngoại giao uỷ quyền.
Bước thứ ba diễn ra ở Việt Nam: dịch toàn bộ giấy tờ, kể cả các con dấu chứng nhận và hợp pháp hoá, sang tiếng Việt, rồi chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng, hay cơ quan chứng thực theo thẩm quyền hiện hành.
Thứ tự quan trọng vì mỗi bước xác nhận bước trước. Dịch trước rồi mới hợp pháp hoá thì bản dịch không có phần dấu hợp pháp hoá; hợp pháp hoá bản dịch thay vì bản gốc thì cơ quan Việt Nam có thể không chấp nhận. Một bước sai là phải làm lại cả chuỗi phía sau, và khi giấy gốc nằm ở nước ngoài thì mỗi vòng tốn nhiều tuần.
Về Công ước miễn hợp pháp hoá giấy tờ nước ngoài (thường gọi là Apostille): tính đến thời điểm viết, Việt Nam chưa là thành viên, nên giấy tờ chỉ có dấu Apostille thường vẫn phải làm hợp pháp hoá lãnh sự để dùng ở Việt Nam. Bạn đối chiếu với Cục Lãnh sự nếu nghe thông tin khác.
Bị trả lại vì đâu: bảng tra nhanh
Bảng dưới gom những lý do trả hồ sơ gặp nhiều nhất, xếp theo bước. Đọc lời ghi chú của cán bộ tiếp nhận, rồi tìm dòng tương ứng.
| Bước | Lỗi hay gặp | Cách sửa | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Chứng nhận ở nước cấp | Chỉ có công chứng địa phương, chưa có chứng nhận của cơ quan cấp quốc gia | Gửi giấy về nước cấp làm thêm bước chứng nhận | Mỗi nước một chuỗi, hỏi cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó |
| Hợp pháp hoá | Hợp pháp hoá ở cơ quan đại diện Việt Nam tại nước khác với nước cấp giấy | Làm lại tại đúng nơi có thẩm quyền | Giấy cấp ở nước nào thì thường xử lý qua kênh của nước đó |
| Hợp pháp hoá | Hợp pháp hoá bản chụp trong khi nơi nhận cần bản gốc hoặc bản sao có chứng nhận | Hỏi nơi nhận yêu cầu, làm lại trên đúng loại bản | Ghi rõ yêu cầu bằng văn bản nếu được |
| Dịch thuật | Không dịch các dấu chứng nhận, hợp pháp hoá; dịch tóm tắt | Dịch toàn văn, kể cả con dấu, ghi chú bên lề | Bản dịch đóng kèm bản gốc, có dấu giáp lai theo yêu cầu |
| Dịch thuật | Tên riêng phiên âm khác hộ chiếu | Dịch lại, giữ nguyên tên theo hộ chiếu | Thống nhất một cách viết cho mọi giấy tờ |
| Thời hạn | Giấy có thời hạn sử dụng ngắn đã quá hạn khi nộp | Xin bản mới, làm lại chuỗi | Lý lịch tư pháp, xác nhận độc thân, giấy khám sức khoẻ hay bị dính |
Có lỗi sửa được trong nước, như bản dịch sai; có lỗi buộc phải gửi giấy về nước ngoài, như thiếu bước chứng nhận. Phân biệt sớm hai loại này giúp bạn biết phải báo bên nước ngoài ngay hay chỉ cần làm lại bản dịch.
Giấy tờ của doanh nghiệp nước ngoài: chỗ hay vướng riêng
Hồ sơ đầu tư, thành lập công ty có vốn nước ngoài, mở văn phòng đại diện, hay bảo lãnh chuyên gia thường kèm giấy tờ của doanh nghiệp nước ngoài: giấy chứng nhận thành lập, điều lệ, báo cáo tài chính, văn bản uỷ quyền, giấy xác nhận tư cách pháp lý. Những giấy này cũng đi qua chuỗi chứng nhận, hợp pháp hoá và dịch như giấy tờ cá nhân, nhưng có thêm vài chỗ dễ vướng.
Thứ nhất là bản sao. Nhiều nước không cấp bản sao kiểu Việt Nam; công ty tự in giấy chứng nhận từ cổng đăng ký kinh doanh của nước đó. Bản in này cần được cơ quan có thẩm quyền ở nước đó xác nhận trước khi đi tiếp chuỗi hợp pháp hoá, nếu không cán bộ Việt Nam không có căn cứ để tin.
Thứ hai là tính cập nhật. Một số thủ tục yêu cầu giấy xác nhận tư cách pháp lý của nhà đầu tư là tổ chức phải được cấp hoặc hợp pháp hoá trong một khoảng thời gian gần ngày nộp. Giấy làm từ năm trước, dù vẫn đúng nội dung, có thể bị yêu cầu làm lại.
Thứ ba là người ký. Văn bản uỷ quyền do người không có thẩm quyền ký theo điều lệ công ty mẹ, hoặc ký trước ngày người đó được bổ nhiệm, sẽ bị nghi ngờ. Kèm theo nghị quyết hoặc quyết định bổ nhiệm, cũng được hợp pháp hoá, là cách tránh câu hỏi này. Bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com, phần đầu tư nước ngoài, để biết thủ tục mình làm cần loại giấy nào.
Những trường hợp không phải hợp pháp hoá
Theo điều ước quốc tế. Việt Nam có hiệp định tương trợ tư pháp hoặc hiệp định lãnh sự với một số nước, trong đó có điều khoản miễn hợp pháp hoá cho một số loại giấy tờ. Phạm vi miễn khác nhau giữa các hiệp định, không phải cứ có hiệp định là mọi giấy tờ đều được miễn.
Theo nguyên tắc có đi có lại. Một số giấy tờ được miễn theo nguyên tắc có đi có lại giữa Việt Nam và nước kia. Danh sách này do Bộ Ngoại giao thông báo, cần tra tại thời điểm nộp.
Giấy tờ chuyển qua kênh ngoại giao. Giấy tờ được chuyển trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của hai nước thường không cần hợp pháp hoá thêm.
Pháp luật chuyên ngành không yêu cầu. Có thủ tục mà pháp luật Việt Nam không đòi hợp pháp hoá với một loại giấy tờ, hoặc cơ quan tiếp nhận có thể kiểm tra trực tiếp qua hệ thống điện tử của nước cấp. Hãy hỏi chính cơ quan tiếp nhận, vì họ là nơi quyết định có nhận hay không.
Sửa hồ sơ bị trả: làm theo thứ tự này
Khi nhận thông báo trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung, trình tự dưới đây giúp bạn khoanh vùng lỗi trước khi bỏ tiền làm lại.
- Đọc kỹ văn bản trả hồ sơ hoặc phiếu yêu cầu bổ sung; nếu chỉ được báo miệng, xin ghi lại bằng văn bản hoặc chụp lại nội dung cán bộ ghi.
- Đặt bản gốc, các dấu chứng nhận, dấu hợp pháp hoá và bản dịch cạnh nhau, kiểm tra từng bước đã có đủ chưa và đúng thứ tự chưa.
- Nếu lỗi ở bản dịch: làm lại bản dịch, thống nhất tên riêng theo hộ chiếu, dịch đủ các con dấu.
- Nếu lỗi ở chứng nhận hoặc hợp pháp hoá: liên hệ người ở nước cấp hoặc cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó; tính thời gian gửi đi gửi về.
- Nếu lỗi do giấy đã quá thời hạn sử dụng: xin bản mới, làm lại toàn bộ chuỗi.
- Trước khi nộp lại, hỏi nơi nhận xem có cần thêm giấy nào khác, để tránh bị trả lần hai vì một lý do mới.
Một mẹo nhỏ: lập một bảng ghi tên giấy, nước cấp, ngày cấp, ngày chứng nhận, ngày hợp pháp hoá, ngày dịch. Bảng này giúp bạn và bên làm hộ cùng nhìn một chỗ, nhất là khi bộ hồ sơ có hàng chục giấy.
Khi nào nên nhờ người làm và khi nào tự làm được
Phần trong nước, như dịch và chứng thực, nhiều người tự làm được nếu chịu khó đối chiếu. Phần ở nước ngoài thường cần một người ở nước cấp đi làm hoặc gửi qua đường bưu chính đến cơ quan có thẩm quyền, và đây là chỗ đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm với từng nước giúp tiết kiệm thời gian thật. Khi thuê, hãy yêu cầu họ nói rõ chuỗi chứng nhận của nước đó gồm những bước nào, mỗi bước làm ở đâu.
Cảnh giác với lời hứa "hợp pháp hoá không cần giấy gốc" hay "làm dấu lãnh sự trong ngày" cho giấy tờ đang nằm ở nước ngoài. Dấu hợp pháp hoá phải do cơ quan có thẩm quyền đóng trên đúng giấy; giấy tờ có dấu không thật có thể khiến cả hồ sơ bị từ chối và người nộp gặp rắc rối pháp lý lớn hơn nhiều so với việc chậm vài tuần.
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp ở Bắc Ninh nộp hồ sơ giấy phép lao động cho kỹ sư nước ngoài, bằng đại học được hợp pháp hoá đầy đủ nhưng bản dịch phiên âm tên trường khác cách viết trong hợp đồng. Cán bộ yêu cầu giải trình. Doanh nghiệp chỉ cần dịch lại và giữ đúng tên gốc, không phải gửi bằng về nước. Nếu ngay từ đầu có người đối chiếu kỹ, hồ sơ đã không bị trả.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ có dấu Apostille có dùng được ở Việt Nam không?
Tính đến thời điểm viết, Việt Nam chưa tham gia Công ước Apostille, nên giấy tờ chỉ có dấu Apostille thường vẫn phải hợp pháp hoá lãnh sự để dùng ở Việt Nam, trừ khi thuộc trường hợp được miễn. Bạn đối chiếu với Cục Lãnh sự trước khi nộp.
Nên dịch trước hay hợp pháp hoá trước?
Với giấy tờ nước ngoài dùng ở Việt Nam, thông thường hợp pháp hoá trước rồi mới dịch sang tiếng Việt, để bản dịch có cả phần dấu chứng nhận và hợp pháp hoá. Làm ngược lại hay phải dịch thêm hoặc làm lại.
Bản dịch có cần dịch cả con dấu không?
Có. Bản dịch nên là toàn văn, gồm cả con dấu, chữ ký, ghi chú, dấu chứng nhận và dấu hợp pháp hoá. Bản dịch tóm tắt hay bỏ qua phần dấu là lý do trả hồ sơ phổ biến.
Giấy tờ nước ngoài có thời hạn sử dụng bao lâu?
Tuỳ loại giấy và yêu cầu của nơi nhận. Một số giấy như lý lịch tư pháp, xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khoẻ thường chỉ được chấp nhận trong một khoảng thời gian gần ngày cấp. Hỏi nơi nhận trước khi xin.
Hợp pháp hoá ở đại sứ quán Việt Nam tại nước khác có được không?
Thường không. Giấy cấp ở nước nào thì chuỗi chứng nhận và hợp pháp hoá đi qua cơ quan của nước đó và cơ quan đại diện Việt Nam có thẩm quyền với nước đó. Làm sai nơi là lý do trả hồ sơ hay gặp.
Có cách nào kiểm tra giấy của mình có được miễn hợp pháp hoá không?
Hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận hồ sơ và tra thông báo của Bộ Ngoại giao về các trường hợp miễn theo điều ước hoặc có đi có lại. Chính cơ quan tiếp nhận là nơi quyết định có chấp nhận giấy không hợp pháp hoá hay không.