Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên, chủ sở hữu và cổ đông phải góp đủ phần vốn đã cam kết trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và làm thủ tục chuyển quyền sở hữu). Hết hạn mà chưa góp đủ, người chưa góp có thể mất tư cách thành viên hoặc cổ đông, phần vốn chưa góp được xử lý theo luật, và doanh nghiệp phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ cho bằng số vốn thực góp nếu không có người khác góp thay.
Nhiều người coi vốn điều lệ là con số “đăng ký cho đẹp” rồi không để ý thời hạn. Đến khi vay ngân hàng, dự thầu, chuyển nhượng hay có tranh chấp giữa các thành viên, chuyện vốn chưa góp mới lộ ra và kéo theo cả chuỗi hệ quả. Bài này đi qua những gì xảy ra sau ngày thứ 90, theo từng loại hình, và cách đưa hồ sơ về đúng thực tế.
Vốn điều lệ là cam kết, không phải con số trang trí
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản các thành viên, chủ sở hữu đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, hoặc tổng mệnh giá cổ phần đã bán, đã được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần. Con số này là giới hạn trách nhiệm của người góp vốn với các khoản nợ của công ty, và là căn cứ để chia quyền biểu quyết, chia lợi nhuận.
Khi đăng ký một con số lớn nhưng không góp, công ty đang tuyên bố với đối tác một mức đảm bảo không có thật. Luật xử lý chuyện này bằng hai cơ chế: buộc điều chỉnh vốn về bằng số đã góp sau thời hạn, và buộc người chưa góp chịu trách nhiệm tương ứng với phần đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính phát sinh trong thời gian trước khi công ty đăng ký điều chỉnh.
Vì vậy câu hỏi “đăng ký vốn bao nhiêu” nên được trả lời bằng khả năng góp thật trong 90 ngày, cộng với yêu cầu vốn tối thiểu nếu ngành nghề có quy định vốn pháp định hoặc ký quỹ. Đăng ký thấp rồi tăng vốn sau khi cần luôn đơn giản hơn đăng ký cao rồi phải giảm.
Sau 90 ngày: hệ quả theo từng loại hình
Bảng tóm tắt nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp 2020 cho ba loại hình hay gặp. Điều lệ có thể quy định chặt hơn trong phạm vi luật cho phép.
| Loại hình | Người chưa góp hoặc góp chưa đủ | Phần vốn chưa góp | Việc doanh nghiệp phải làm |
|---|---|---|---|
| Công ty TNHH một thành viên | Chủ sở hữu vẫn là chủ sở hữu, chịu trách nhiệm tương ứng phần cam kết với nghĩa vụ phát sinh trước khi điều chỉnh | Không có người khác góp thay | Đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng giá trị đã góp |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Chưa góp: đương nhiên không còn là thành viên. Góp chưa đủ: chỉ có quyền tương ứng phần đã góp | Được chào bán theo nghị quyết của hội đồng thành viên | Đăng ký thay đổi vốn và tỷ lệ góp nếu phần chưa góp không được bán hết |
| Công ty cổ phần | Chưa thanh toán: không còn là cổ đông với số cổ phần đó. Thanh toán một phần: có quyền tương ứng phần đã thanh toán | Hội đồng quản trị được quyền bán | Đăng ký điều chỉnh vốn bằng mệnh giá cổ phần đã thanh toán nếu không bán hết |
Luật Doanh nghiệp 2020 đặt thời hạn để công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ là 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ (hoặc phải thanh toán đủ). Thời hạn này và mức xử phạt khi chậm đăng ký bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành trước khi làm, vì quy định về xử phạt trong đăng ký doanh nghiệp được sửa đổi theo từng giai đoạn.
Những hiểu lầm hay gặp về thời hạn góp vốn
“Góp dần trong nhiều năm cũng được.” Không. Thời hạn 90 ngày áp dụng cho vốn cam kết khi thành lập. Muốn góp dần thì đăng ký vốn thấp, góp đủ, rồi tăng vốn từng đợt theo thủ tục tăng vốn.
“Không ai kiểm tra thì không sao.” Cơ quan đăng ký không đi đếm tiền từng công ty, nhưng vốn chưa góp lộ ra khi kiểm toán, khi ngân hàng thẩm định, khi thanh tra thuế xem chi phí lãi vay, hoặc khi các thành viên kiện nhau. Lúc đó hệ quả cộng dồn từ ngày thứ 90.
“Góp bằng tài sản là ghi vào sổ là xong.” Góp bằng tài sản có đăng ký quyền sở hữu (nhà đất, xe) phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu cho công ty; tài sản phải được định giá theo luật. Chưa chuyển quyền thì chưa coi là góp xong.
“Thành viên chưa góp vẫn có quyền như cũ.” Trong 90 ngày, thành viên có quyền tương ứng phần cam kết. Hết hạn, quyền chỉ còn tương ứng phần đã góp, hoặc mất hẳn tư cách nếu chưa góp gì.
“Điều chỉnh giảm vốn là thủ tục giảm vốn bình thường.” Điều chỉnh do không góp đủ là một trường hợp riêng, khác với giảm vốn chủ động khi công ty hoàn trả vốn cho thành viên, vốn đòi hỏi điều kiện về khả năng thanh toán nợ.
Ví dụ giả định: công ty ba thành viên, một người không góp
Ví dụ giả định: ba người bạn lập công ty trách nhiệm hữu hạn, vốn điều lệ đăng ký chia theo tỷ lệ năm mươi, ba mươi và hai mươi phần trăm. Đến ngày thứ 90, người thứ nhất góp đủ, người thứ hai góp một nửa phần cam kết, người thứ ba chưa góp gì vì kẹt tiền. Không ai để ý cho đến khi công ty cần vay vốn lưu động và ngân hàng hỏi chứng từ góp vốn.
Theo nguyên tắc của luật, người thứ ba đương nhiên không còn là thành viên kể từ khi hết hạn. Người thứ hai chỉ có quyền tương ứng với nửa phần đã góp. Phần vốn chưa góp có thể được chào bán theo nghị quyết hội đồng thành viên, ưu tiên các thành viên còn lại hoặc người khác. Nếu không ai nhận, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ và tỷ lệ góp theo số thực góp; khi đó tỷ lệ của người thứ nhất tăng lên đáng kể, làm thay đổi cán cân biểu quyết.
Trong khoảng thời gian từ ngày thứ 90 đến khi đăng ký điều chỉnh, nếu công ty phát sinh nghĩa vụ tài chính, người thứ hai và người thứ ba vẫn phải chịu trách nhiệm tương ứng phần đã cam kết. Bài học từ ví dụ này: tình bạn không thay được lịch góp vốn và một điều khoản rõ ràng trong thoả thuận góp vốn.
Đưa hồ sơ về đúng thực tế: trình tự gợi ý
Nếu công ty đã quá hạn mà vốn chưa góp đủ, trình tự sau giúp xử lý gọn và giảm rủi ro tranh chấp:
- Đối chiếu chứng từ góp vốn thực tế của từng người: sao kê chuyển khoản, biên bản giao nhận tài sản, giấy tờ chuyển quyền sở hữu.
- Lập bảng so sánh vốn cam kết và vốn thực góp của từng thành viên hoặc cổ đông.
- Với công ty nhiều thành viên, họp hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị để quyết định chào bán phần chưa góp hay điều chỉnh vốn.
- Nếu có người nhận góp phần còn thiếu, thực hiện góp và cập nhật sổ đăng ký thành viên hoặc sổ cổ đông.
- Nếu không, lập nghị quyết hoặc quyết định điều chỉnh vốn điều lệ và tỷ lệ góp theo số thực góp.
- Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, qua mạng hoặc trực tiếp.
- Cập nhật điều lệ, giấy chứng nhận phần vốn góp, sổ sách kế toán và thông báo cho các bên liên quan như ngân hàng.
Nếu chậm so với thời hạn luật định, doanh nghiệp vẫn nên đăng ký điều chỉnh ngay thay vì để kéo dài. Xử phạt hành chính vì chậm là có thể, nhưng để hồ sơ sai lệch lâu hơn thì hệ quả về trách nhiệm và tranh chấp nặng hơn nhiều.
Rủi ro cho từng bên khi vốn chưa góp
Với người chưa góp: mất tư cách thành viên hoặc cổ đông với phần chưa góp, và vẫn phải chịu trách nhiệm tương ứng phần đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính công ty phát sinh trước ngày đăng ký điều chỉnh. Nếu công ty gặp khó khăn và chủ nợ khởi kiện, khoảng thời gian “treo” này là chỗ chủ nợ nhắm tới.
Với thành viên đã góp đủ: rủi ro nằm ở quyền biểu quyết bị lệch. Nếu không đăng ký điều chỉnh, giấy tờ vẫn ghi tỷ lệ cũ, người chưa góp có thể vẫn dự họp, biểu quyết như thể có đủ vốn. Đây là nguồn tranh chấp phổ biến ở công ty bạn bè cùng góp.
Với người đại diện theo pháp luật và người quản lý: họ có nghĩa vụ bảo đảm công ty tuân thủ việc đăng ký thay đổi. Để hồ sơ sai lệch có thể khiến họ bị xử phạt và bị xem xét trách nhiệm khi có thiệt hại.
Những tình huống có tranh chấp giữa các thành viên về việc ai đã góp, góp bằng gì, định giá bao nhiêu, nên hỏi luật sư bạn tin cậy trước khi lập nghị quyết, vì nghị quyết điều chỉnh vốn sẽ trở thành chứng cứ quan trọng nếu sau này phải ra toà.
Phòng ngừa từ khi thành lập
Phần lớn rắc rối về vốn chưa góp có thể tránh từ khi soạn hồ sơ thành lập:
- Đăng ký vốn điều lệ bằng số tiền và tài sản các bên chắc chắn góp được trong 90 ngày.
- Nếu ngành nghề có yêu cầu vốn tối thiểu hoặc ký quỹ, xác định trước con số đó từ văn bản chuyên ngành hiện hành, không đoán.
- Góp bằng tiền thì chuyển khoản vào tài khoản của công ty, ghi nội dung rõ là góp vốn, để có chứng từ.
- Góp bằng tài sản thì lập biên bản định giá, làm thủ tục chuyển quyền sở hữu ngay sau khi có giấy chứng nhận.
- Ghi trong điều lệ hoặc thoả thuận góp vốn cách xử lý khi một bên không góp đúng hạn: ai được ưu tiên nhận phần thiếu, giá nào.
- Đặt lịch nhắc ngày thứ 60 và ngày thứ 90 kể từ ngày cấp giấy chứng nhận.
Nhà đầu tư nước ngoài góp vốn còn phải đi qua tài khoản vốn đầu tư trực tiếp theo quy định ngoại hối; thời hạn góp vốn cũng có thể gắn với giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Phần này xem thêm các bài ở mảng đầu tư và vốn nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Thời hạn 90 ngày có tính cả ngày nghỉ lễ không?
Thời hạn được tính theo ngày, kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận, theo cách tính thời hạn của pháp luật dân sự. Không trừ ngày nghỉ, chỉ loại trừ thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và thời gian làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản theo luật. Nên chủ động góp sớm, đừng tính sát ngày cuối.
Có thể kéo dài thời hạn góp vốn bằng cách sửa điều lệ không?
Không. Thời hạn 90 ngày do Luật Doanh nghiệp quy định cho vốn cam kết khi thành lập, điều lệ chỉ có thể quy định ngắn hơn với công ty cổ phần chứ không kéo dài được. Muốn góp từ từ thì đăng ký vốn thấp và tăng vốn sau.
Đã quá hạn lâu mới phát hiện vốn chưa góp đủ thì xử lý thế nào?
Vẫn phải đăng ký điều chỉnh để hồ sơ khớp thực tế. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vì chậm đăng ký theo nghị định xử phạt hiện hành, nhưng sửa sớm vẫn tốt hơn để kéo dài. Đồng thời rà soát lại các quyết định đã thông qua theo tỷ lệ vốn cũ để đánh giá có cần xác nhận lại không.
Góp vốn bằng tiền mặt có được không?
Với doanh nghiệp góp vốn vào doanh nghiệp khác và với nhà đầu tư nước ngoài, có quy định hạn chế dùng tiền mặt và yêu cầu đi qua tài khoản. Với cá nhân trong nước, chuyển khoản vào tài khoản công ty vẫn là cách an toàn nhất để chứng minh đã góp. Đối chiếu quy định hiện hành về thanh toán khi cần.
Thành viên mất tư cách vì không góp vốn có được đòi lại gì không?
Thành viên chưa góp gì thì không có phần vốn để đòi. Thành viên góp một phần vẫn giữ quyền tương ứng phần đã góp. Nếu có thoả thuận riêng giữa các thành viên về việc này, thoả thuận đó được xem xét theo pháp luật dân sự khi có tranh chấp.
Ngân hàng có kiểm tra vốn thực góp khi cho công ty vay không?
Thường có. Khi thẩm định tín dụng, ngân hàng xem báo cáo tài chính, vốn chủ sở hữu và chứng từ góp vốn. Vốn điều lệ ghi lớn nhưng vốn thực góp nhỏ là điểm bị hỏi và có thể ảnh hưởng hạn mức. Hồ sơ vốn khớp thực tế giúp làm việc với ngân hàng suôn sẻ hơn.