Khi thuê mặt bằng để kinh doanh, trách nhiệm PCCC được chia theo hai lớp: lớp luật định gắn với vai trò (chủ sở hữu, chủ đầu tư công trình chịu phần liên quan đến bản thân công trình; người quản lý, sử dụng và người đứng đầu cơ sở kinh doanh chịu phần vận hành hằng ngày), và lớp hợp đồng do hai bên thoả thuận chia việc cụ thể. Hợp đồng có thể chia việc và chia chi phí, nhưng không thể thoả thuận để một bên thoát khỏi nghĩa vụ mà luật đặt lên vai trò của mình.
Phần lớn tranh chấp xảy ra vì hợp đồng thuê chỉ có một dòng chung chung kiểu "bên thuê chịu trách nhiệm PCCC trong thời gian thuê". Dòng đó không trả lời được ai sửa khi hệ thống chữa cháy chung hỏng, ai bỏ tiền thêm cầu thang thoát nạn khi cơ quan Công an kiến nghị, ai chịu khi người thuê cải tạo sai. Bài này giúp bạn chia việc rõ trước khi ký.
Lớp luật định: vai trò quyết định trách nhiệm
Luật PCCC và CNCH 2024 giao trách nhiệm cho nhiều chủ thể: chủ đầu tư trong giai đoạn xây dựng; chủ sở hữu, người quản lý, sử dụng trong giai đoạn khai thác; người đứng đầu cơ sở trong hoạt động của cơ sở. Một người có thể giữ nhiều vai: chủ nhà tự kinh doanh trong nhà mình vừa là chủ sở hữu vừa là người đứng đầu cơ sở. Khi cho thuê, các vai tách ra cho hai người khác nhau.
Ở mức nguyên lý, phần gắn với bản thân công trình, như kết cấu chịu lửa, số lượng và vị trí lối thoát nạn đã xây, hệ thống PCCC đã được nghiệm thu, đường cho xe chữa cháy, thường thuộc phạm vi của chủ sở hữu hoặc chủ đầu tư. Phần gắn với hoạt động hằng ngày, như sắp xếp hàng hoá, sử dụng điện, giữ lối thoát thông thoáng, huấn luyện nhân viên, phương án chữa cháy của cơ sở, thường thuộc người đứng đầu cơ sở đang kinh doanh.
Ranh giới không phải lúc nào cũng sạch. Hệ thống chữa cháy tự động là của công trình, nhưng người thuê là người thấy nó hỏng đầu tiên và là người phải báo. Lối thoát nạn là của công trình, nhưng người thuê là người có thể chặn nó bằng hàng hoá. Vì vậy hợp đồng cần lấp những khoảng xám này.
Bảng chia việc gợi ý giữa chủ nhà và người thuê
Bảng dưới là cách chia thường thấy với mặt bằng nhà phố hoặc nhà xưởng cho thuê nguyên căn. Với toà nhà nhiều người thuê, phần "chủ nhà" thường do ban quản lý thực hiện. Đây là gợi ý để thương lượng, không phải quy định.
| Hạng mục | Chủ nhà / chủ sở hữu | Người thuê / người đứng đầu cơ sở | Ghi chú khi đàm phán |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ thẩm định, nghiệm thu công trình hiện trạng | Cung cấp bản sao, bảo đảm công trình đã nghiệm thu nếu thuộc diện | Kiểm tra trước khi ký | Không có hồ sơ là rủi ro lớn cho người thuê |
| Kết cấu, lối thoát nạn đã xây | Duy trì, sửa chữa hư hỏng kết cấu | Không làm thay đổi, không chặn | Ghi rõ ai chịu khi cơ quan kiến nghị bổ sung lối thoát |
| Hệ thống báo cháy, chữa cháy cố định | Thường là sửa chữa lớn, thay thế khi hết tuổi thọ | Thường là bảo dưỡng định kỳ, báo hỏng ngay | Chia rõ bảo dưỡng và sửa chữa lớn |
| Bình chữa cháy, phương tiện xách tay | Có thể bàn giao ban đầu | Duy trì, nạp sạc, bổ sung theo hoạt động | Ghi số lượng, loại khi bàn giao |
| Hồ sơ quản lý, phương án chữa cháy cơ sở | Phối hợp cung cấp thông tin công trình | Lập, cập nhật, thực tập | Người thuê là người đứng đầu cơ sở |
| Huấn luyện, lực lượng PCCC cơ sở | Không | Thực hiện cho nhân viên của mình | |
| Cải tạo, đổi công năng | Đồng ý bằng văn bản, phối hợp thủ tục | Lập thiết kế, xin thẩm định, chịu chi phí phần mình | Ghi việc hoàn trả mặt bằng khi hết hạn |
| Bảo hiểm cháy nổ bắt buộc | Theo đối tượng luật định với tài sản của mình | Theo đối tượng luật định với tài sản, hàng hoá của mình | Đối chiếu ai thuộc đối tượng mua bắt buộc |
Mỗi dòng trong bảng nên trở thành một điều khoản cụ thể trong hợp đồng, có cả cách xử lý khi một bên không thực hiện.
Những tình huống tranh chấp hay gặp
Cơ quan Công an kiến nghị bổ sung lối thoát nạn. Công trình vốn chỉ có một cầu thang; khi người thuê mở cơ sở đông người, kiến nghị yêu cầu thêm lối thoát thứ hai. Chủ nhà cho rằng người thuê đổi công năng nên người thuê phải làm; người thuê cho rằng đó là lỗi của công trình. Hợp đồng không ghi thì hai bên giằng co trong khi cơ sở có thể bị tạm đình chỉ.
Hệ thống chữa cháy hỏng do hết tuổi thọ. Bơm chữa cháy hỏng sau nhiều năm. Thay mới tốn kém. Bảo dưỡng là việc người thuê đã làm, nhưng thay thế là sửa chữa lớn. Thiếu điều khoản phân biệt hai việc này là nguồn tranh chấp kinh điển.
Người thuê trước cải tạo sai. Người thuê mới nhận mặt bằng có vách ngăn, gác lửng do người thuê cũ làm. Khi kiểm tra, cơ quan Công an yêu cầu khắc phục. Người thuê mới cho rằng mình không làm; chủ nhà cho rằng đã bàn giao "hiện trạng".
Cháy xảy ra, ai bồi thường. Đây là tranh chấp nặng nhất, liên quan tài sản của chủ nhà, hàng hoá của người thuê, và có thể cả thiệt hại cho bên thứ ba. Nguyên nhân cháy và lỗi của mỗi bên quyết định trách nhiệm; bảo hiểm của mỗi bên đóng vai trò lớn.
Điều khoản PCCC nên có trong hợp đồng thuê
Một hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh nên có riêng một mục về PCCC, thay vì một câu chung. Nội dung gợi ý theo thứ tự:
- Danh mục hồ sơ PCCC chủ nhà bàn giao: văn bản thẩm định, nghiệm thu (nếu có), bản vẽ hoàn công hệ thống, sổ bảo dưỡng.
- Biên bản bàn giao hiện trạng hệ thống PCCC, kèm ảnh: số bình, tình trạng báo cháy, chữa cháy, lối thoát.
- Công năng được phép sử dụng, và cam kết của chủ nhà rằng công trình đáp ứng công năng đó về PCCC, hoặc nêu rõ việc người thuê tự đánh giá.
- Chia việc bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa lớn hệ thống cố định, kèm thời hạn phản hồi khi có hỏng hóc.
- Điều kiện cải tạo: phải có đồng ý bằng văn bản, phải có thiết kế và thủ tục nếu thuộc diện, ai chịu chi phí, ai đứng tên hồ sơ.
- Xử lý khi cơ quan có thẩm quyền kiến nghị khắc phục: phân loại theo nguyên nhân (công trình hay vận hành) và bên chịu chi phí.
- Bảo hiểm cháy nổ của mỗi bên, và nghĩa vụ thông báo khi có thay đổi làm tăng rủi ro.
- Hoàn trả mặt bằng: trạng thái hệ thống PCCC khi trả, ai tháo dỡ phần cải tạo.
Mẫu hợp đồng hoàn chỉnh cần soạn theo tình huống cụ thể. Với giao dịch thuê giá trị lớn hoặc thời hạn dài, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi ký.
Trước khi ký thuê: ba câu hỏi người thuê nên tự trả lời
Câu thứ nhất: công năng mình định kinh doanh có làm cơ sở rơi vào danh mục phải thẩm định, nghiệm thu không, và công trình hiện tại đã được nghiệm thu cho công năng nào. Nếu công trình được nghiệm thu làm văn phòng mà bạn định mở trung tâm đào tạo hay karaoke, bạn đang thuê một khoản cải tạo, không chỉ thuê mặt bằng.
Câu thứ hai: nếu phải cải tạo, công trình có khả năng đáp ứng không. Có những ràng buộc không cải tạo được: ngõ quá hẹp cho xe chữa cháy, không còn chỗ làm cầu thang thoát nạn thứ hai, nhà liền kề không thể ngăn cháy. Hỏi đơn vị tư vấn PCCC đi xem mặt bằng trước khi đặt cọc là khoản chi nhỏ so với rủi ro.
Câu thứ ba: ai trả tiền cho phần cải tạo và phần đó thuộc về ai khi hết hợp đồng. Nếu bạn bỏ tiền làm cầu thang thoát nạn vĩnh viễn cho công trình của chủ nhà, đó là căn cứ để thương lượng giá thuê, thời hạn thuê hoặc khấu trừ. Thoả thuận bằng miệng về những khoản này thường bị quên khi quan hệ hai bên xấu đi.
Toà nhà văn phòng, trung tâm thương mại: ban quản lý ở giữa
Với toà nhà nhiều người thuê, quan hệ PCCC có ba bên: chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu, ban quản lý vận hành toà nhà, và từng người thuê. Ban quản lý thường giữ hồ sơ thẩm định, nghiệm thu, vận hành hệ thống báo cháy và chữa cháy chung, tổ chức thực tập phương án chữa cháy của toà nhà. Người thuê chịu trách nhiệm trong phạm vi diện tích thuê và hoạt động của mình, đồng thời phải tuân thủ nội quy PCCC của toà nhà.
Hợp đồng thuê và nội quy toà nhà thường đã có sẵn các điều khoản về PCCC. Người thuê ít có khả năng thương lượng sửa, nhưng vẫn nên đọc kỹ ba điểm: ai được đụng vào hệ thống chung khi cải tạo nội thất, chi phí bảo trì hệ thống chung được tính vào phí quản lý hay thu riêng, và nghĩa vụ của người thuê khi toà nhà tổ chức thực tập phương án. Nhân viên của người thuê không tham gia thực tập là một kiến nghị hay gặp khi cơ quan Công an kiểm tra toà nhà.
Khi kiểm tra một toà nhà, đoàn kiểm tra có thể làm việc với ban quản lý và kiểm tra đến từng khu vực thuê. Kiến nghị liên quan khu vực của bạn sẽ được chuyển cho bạn thực hiện; kiến nghị về hệ thống chung thuộc ban quản lý hoặc chủ sở hữu. Giữ liên lạc tốt với ban quản lý giúp bạn biết sớm những yêu cầu này.
Khi xảy ra sự cố: thứ tự ưu tiên
Nếu không may xảy ra cháy, thứ tự ưu tiên luôn là người trước, tài sản sau: báo cháy, thoát nạn, gọi lực lượng chữa cháy theo số khẩn cấp, chữa cháy ban đầu nếu an toàn. Sau đó mới đến chuyện trách nhiệm. Lúc này hồ sơ PCCC của cả hai bên trở thành bằng chứng quan trọng: biên bản bàn giao, sổ bảo dưỡng, biên bản kiểm tra, ảnh hiện trạng trước sự cố.
Đừng tự ý dọn dẹp hiện trường trước khi cơ quan chức năng cho phép, vì việc xác định nguyên nhân cần hiện trường. Thông báo cho doanh nghiệp bảo hiểm của mình càng sớm càng tốt theo điều kiện hợp đồng bảo hiểm. Giữa chủ nhà và người thuê, việc ai bồi thường cho ai phụ thuộc nguyên nhân và lỗi; nếu có tranh chấp, nên lấy kết luận chính thức về nguyên nhân làm căn cứ, thay vì đổ lỗi cho nhau ngay trong ngày.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng ghi "bên thuê chịu toàn bộ trách nhiệm PCCC" thì chủ nhà có được miễn hết không?
Thoả thuận đó có giá trị trong quan hệ giữa hai bên ở mức độ nhất định, nhưng không xoá được nghĩa vụ luật định gắn với vai trò chủ sở hữu công trình. Khi cơ quan quản lý xác định vi phạm thuộc phần công trình, chủ sở hữu vẫn có thể phải chịu trách nhiệm. Điều khoản quá chung còn dễ bị tranh cãi khi giải thích.
Người thuê có được tự lắp thêm hệ thống báo cháy không?
Được, và thường là điều tốt, miễn là có thiết kế phù hợp, thiết bị đã kiểm định và không làm ảnh hưởng hệ thống chung nếu có. Với cơ sở thuộc diện phải thẩm định, việc thay đổi hệ thống cần đi theo thủ tục. Nên thông báo bằng văn bản cho chủ nhà và ghi vào biên bản khi hoàn trả.
Chủ nhà có quyền vào kiểm tra PCCC trong mặt bằng đã cho thuê không?
Quyền này nên được ghi trong hợp đồng, kèm điều kiện báo trước và khung giờ. Chủ nhà có lợi ích chính đáng trong việc bảo đảm công trình của mình không bị cải tạo sai hay để nguy cơ cháy. Người thuê có quyền yêu cầu việc kiểm tra không làm gián đoạn kinh doanh quá mức.
Ai phải mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc khi thuê nhà xưởng?
Đối tượng mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc được xác định theo cơ sở có nguy hiểm cháy nổ và tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quản lý của mỗi bên. Chủ nhà thường bảo hiểm phần công trình, người thuê bảo hiểm máy móc, hàng hoá của mình. Đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi doanh nghiệp bảo hiểm cho trường hợp cụ thể.
Người thuê bị tạm đình chỉ vì lỗi công trình thì có đòi chủ nhà bồi thường được không?
Có cơ sở để yêu cầu nếu hợp đồng có cam kết của chủ nhà về điều kiện PCCC của công trình, hoặc chứng minh được chủ nhà vi phạm nghĩa vụ. Mức bồi thường phụ thuộc thiệt hại thực tế và điều khoản hợp đồng. Đây là tình huống nên có luật sư xem xét hồ sơ.
Thuê lại từ người thuê khác thì trách nhiệm PCCC tính thế nào?
Khi thuê lại, bạn là người sử dụng cơ sở nên vẫn có nghĩa vụ vận hành an toàn. Bên cho thuê lại và chủ nhà gốc có các nghĩa vụ theo hai hợp đồng khác nhau. Hãy kiểm tra hợp đồng gốc có cho phép cho thuê lại không và yêu cầu bản sao hồ sơ PCCC của công trình.