Một hội chợ, triển lãm thương mại có hai lớp thủ tục: lớp của đơn vị tổ chức (đăng ký hoặc thông báo tổ chức hội chợ, bảo đảm địa điểm, an toàn chung) và lớp của từng đơn vị tham gia (hàng hoá trưng bày hợp pháp, điều kiện riêng nếu bán đồ ăn, hàng nhập khẩu, khuyến mại tại gian hàng). Hai lớp này không thay thế nhau. Ban tổ chức có văn bản chấp thuận không có nghĩa là gian hàng bán hàng nhập khẩu chưa làm thủ tục hải quan cũng hợp lệ.
Hiểu lầm thường gặp nhất là mỗi bên nghĩ bên kia đã lo. Đơn vị thuê gian hàng tin rằng tiền thuê đã bao gồm "giấy phép", còn ban tổ chức chỉ lo phần của mình. Đến khi đoàn kiểm tra liên ngành đi qua gian hàng thực phẩm hay gian hàng chạy quay số trúng thưởng, chuyện mới vỡ ra. Bài này phân vai theo Luật Thương mại và nghị định hướng dẫn về xúc tiến thương mại (đã sửa đổi năm 2024); hồ sơ, thời hạn nộp cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành và thủ tục niêm yết của Sở Công Thương nơi tổ chức.
Hội chợ triển lãm thương mại theo nghĩa pháp lý
Luật Thương mại coi hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được tổ chức tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ nhằm thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng. Từ định nghĩa này có hai điểm cần nhớ. Một là, đối tượng chính là hàng hoá, dịch vụ thương mại; triển lãm mỹ thuật, nhiếp ảnh, triển lãm văn hoá đi theo quy định văn hoá, không phải thủ tục này. Hai là, hội chợ có thể kèm bán hàng tại chỗ, nhưng mục đích xúc tiến vẫn là đặc trưng.
Có nhiều quy mô khác nhau: hội chợ do doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện thực hiện tại trung tâm triển lãm, hội chợ hàng Việt do hiệp hội tổ chức ở sân vận động, phiên chợ nông sản do địa phương tổ chức, đến doanh nghiệp tự tổ chức triển lãm sản phẩm của riêng mình. Doanh nghiệp tự trưng bày hàng của mình tại cửa hàng, showroom thường không phải thủ tục tổ chức hội chợ; khi mời nhiều thương nhân khác vào trưng bày, bán hàng thì đã là tổ chức hội chợ.
Hội chợ có yếu tố nước ngoài (đơn vị tổ chức nước ngoài, gian hàng nước ngoài, hàng tạm nhập) và việc doanh nghiệp Việt Nam đi dự hội chợ ở nước ngoài có thêm quy định riêng; ở đây chỉ nhắc để bạn biết mà đối chiếu.
Phân vai thủ tục giữa ban tổ chức và gian hàng
Bảng dưới gom các việc thường phát sinh. Cột "cơ quan thường liên quan" chỉ để định hướng; tên cơ quan tiếp nhận cụ thể đối chiếu thủ tục hiện hành của tỉnh.
| Việc | Ai làm | Cơ quan thường liên quan | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Đăng ký hoặc thông báo tổ chức hội chợ | Đơn vị tổ chức | Sở Công Thương nơi tổ chức | Nội dung, thời gian, địa điểm phải khớp thực tế |
| Phương án PCCC, an ninh, y tế chung | Đơn vị tổ chức, chủ địa điểm | Cơ quan PCCC, công an, chính quyền xã, phường | Gian hàng phải tuân thủ quy định chung |
| Thi công gian hàng, điện gian hàng | Gian hàng và nhà thầu, theo quy định ban tổ chức | Ban tổ chức duyệt bản vẽ | Vật liệu dễ cháy, quá tải điện là lỗi hay gặp |
| Hàng hoá trưng bày, bán tại chỗ | Từng gian hàng | Quản lý thị trường khi kiểm tra | Hoá đơn, chứng từ nguồn gốc mang theo |
| Gian hàng ăn uống, thực phẩm | Từng gian hàng | Cơ quan an toàn thực phẩm | Giấy tờ sản phẩm, người chế biến |
| Khuyến mại tại gian hàng | Gian hàng (thương nhân khuyến mại) | Sở Công Thương | Thủ tục khuyến mại tách khỏi thủ tục hội chợ |
| Hàng tạm nhập để trưng bày | Gian hàng hoặc đơn vị tổ chức | Cơ quan hải quan | Bán tại chỗ phải làm thủ tục nhập khẩu |
Hợp đồng thuê gian hàng nên ghi rõ những việc ban tổ chức làm, những việc gian hàng tự chịu trách nhiệm; đừng dựa vào câu "trọn gói" trong thư chào.
Những chuyện hay vỡ ra tại gian hàng
Gian hàng thực phẩm không có giấy tờ sản phẩm. Đồ ăn chế biến tại chỗ, đặc sản đóng gói của cơ sở nhỏ mang đi hội chợ hay thiếu tự công bố sản phẩm, thiếu giấy tờ về cơ sở sản xuất. Đoàn kiểm tra an toàn thực phẩm thường đi đầu ở các hội chợ đông khách.
Hàng nhập khẩu không có chứng từ. Gian hàng bán hàng ngoại cần hoá đơn, tờ khai hoặc chứng từ chứng minh nguồn gốc. Hàng tạm nhập để trưng bày mà bán luôn tại chỗ mà không làm thủ tục nhập khẩu là sai.
Bốc thăm, quay số tại gian hàng. Đây là khuyến mại mang tính may rủi, có thủ tục riêng. Ban tổ chức tổ chức quay số chung cho khách tham quan cũng phải làm thủ tục cho chương trình đó.
Gian hàng tự kéo điện, dùng bếp gas. Quá tải điện và bếp gas trong khu gian hàng kín là nguy cơ cháy lớn. Ban tổ chức thường có quy định riêng, gian hàng vi phạm có thể bị cắt điện hoặc đình chỉ.
Âm thanh lấn át gian hàng bên cạnh. Loa công suất lớn, người dẫn chương trình gọi khách liên tục là nguồn tranh chấp giữa các gian hàng. Quy định của ban tổ chức về âm thanh nên được ghi trong hợp đồng.
Lịch việc cho đơn vị tổ chức
Đơn vị tổ chức một hội chợ thương mại quy mô vừa có thể đi theo thứ tự dưới đây; mốc thời gian cụ thể tuỳ thời hạn nộp hồ sơ theo văn bản hiện hành.
- Chốt địa điểm, thời gian, chủ đề, quy mô dự kiến; ký hợp đồng thuê địa điểm có điều khoản về trách nhiệm PCCC, an ninh, điện nước.
- Làm thủ tục đăng ký hoặc thông báo tổ chức hội chợ với Sở Công Thương nơi tổ chức, đủ thời hạn trước ngày khai mạc.
- Lập phương án PCCC, an ninh trật tự, y tế, vệ sinh môi trường, giao thông ra vào; làm việc với cơ quan liên quan và chính quyền xã, phường.
- Ban hành quy định cho gian hàng: thi công, điện, âm thanh, hàng cấm, thực phẩm, khuyến mại; đưa vào hợp đồng thuê gian hàng.
- Thu giấy tờ của gian hàng theo nhóm rủi ro: gian hàng thực phẩm, hàng nhập khẩu, gian hàng có chương trình khuyến mại.
- Trong thời gian diễn ra, có tổ trực xử lý sự cố; sau khi kết thúc, báo cáo kết quả nếu quy định yêu cầu.
Nếu thay đổi thời gian, địa điểm hay quy mô sau khi đã đăng ký, phải báo lại cơ quan đã tiếp nhận theo quy định hiện hành.
Phía gian hàng: chuẩn bị gì trước khi dọn hàng đi
Với doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuê gian hàng, một bộ giấy tờ mang theo nên gồm: bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chứng từ nguồn gốc hàng hoá (hoá đơn, tờ khai nhập khẩu), giấy tờ sản phẩm có điều kiện (tự công bố thực phẩm, phiếu công bố mỹ phẩm…), giấy tờ về chương trình khuyến mại nếu có, và hợp đồng thuê gian hàng. Gian hàng ăn uống cần thêm giấy tờ của người chế biến theo quy định an toàn thực phẩm.
Hàng bán tại hội chợ cũng phải niêm yết giá rõ ràng, bán đúng giá niêm yết, xuất hoá đơn theo quy định. Phần thuế và hoá đơn khi bán hàng lưu động ở tỉnh khác bạn tra ở các trang thuế chuyên sâu. Gian hàng đi hội chợ ở nhiều tỉnh trong năm nên làm một bộ hồ sơ chuẩn, cập nhật mỗi khi giấy tờ sản phẩm đổi.
Nếu muốn chạy chương trình giảm giá, tặng quà, bốc thăm trong những ngày hội chợ, hãy làm thủ tục khuyến mại riêng, ghi đúng địa điểm hội chợ và thời gian diễn ra. Đây là thủ tục của gian hàng, ban tổ chức không làm thay.
Phiên chợ nông sản, hội chợ ở sân vận động, nhà văn hoá
Không phải hội chợ nào cũng diễn ra trong trung tâm triển lãm có sẵn hệ thống PCCC và an ninh. Phiên chợ nông sản cuối tuần, hội chợ hàng tiêu dùng dựng lều ở sân vận động, khu đất trống hay nhà văn hoá của phường là nhóm có nhiều rủi ro hơn: lều bạt dễ cháy, điện kéo tạm, lối thoát nạn hẹp, nhiều gian hàng ăn uống dùng bếp gas sát nhau, bãi giữ xe tự phát. Những hội chợ này thường được kiểm tra kỹ hơn, và nếu phương án an toàn sơ sài, có thể bị yêu cầu dừng giữa chừng.
Đơn vị tổ chức nên làm việc sớm với chính quyền xã, phường và chủ địa điểm về giờ hoạt động, tiếng ồn ban đêm, bãi xe, vệ sinh, rác thải. Gian hàng tham gia những hội chợ này nên hỏi trước ban tổ chức đã có văn bản đăng ký hoặc thông báo với cơ quan công thương chưa, có phương án PCCC chưa, vì nếu hội chợ bị đình chỉ, người mất nhiều nhất là gian hàng đã nhập hàng và trả tiền thuê.
Khi có sự cố hoặc tranh chấp với ban tổ chức
Tranh chấp thường gặp giữa gian hàng và ban tổ chức là vị trí gian hàng không như cam kết, lượng khách thấp hơn quảng cáo, hội chợ bị lùi ngày hoặc huỷ, gian hàng bị đình chỉ vì vi phạm quy định chung. Hợp đồng thuê gian hàng là căn cứ đầu tiên: điều khoản hoàn tiền, bất khả kháng, trách nhiệm khi bị cơ quan nhà nước yêu cầu dừng.
Nếu hội chợ bị đình chỉ vì ban tổ chức chưa làm đủ thủ tục, gian hàng có cơ sở yêu cầu bồi thường theo hợp đồng. Ngược lại, gian hàng bị xử lý vì hàng không rõ nguồn gốc thì không thể đẩy trách nhiệm sang ban tổ chức. Tranh chấp giá trị lớn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn. Bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com để chuẩn bị giấy tờ sản phẩm trước mùa hội chợ.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp tự tổ chức triển lãm sản phẩm của mình có phải đăng ký không?
Trưng bày, giới thiệu sản phẩm của chính mình tại cửa hàng, showroom thường không phải thủ tục tổ chức hội chợ triển lãm thương mại. Khi mời nhiều thương nhân khác cùng trưng bày, bán hàng tại một địa điểm trong thời gian nhất định thì đã là tổ chức hội chợ, phải làm thủ tục theo quy định.
Thuê gian hàng hội chợ có cần giấy phép kinh doanh không?
Đơn vị tham gia với mục đích bán hàng nên có tư cách kinh doanh hợp pháp: doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký, cùng chứng từ nguồn gốc hàng hoá. Nhiều ban tổ chức yêu cầu bản sao giấy chứng nhận đăng ký khi ký hợp đồng thuê gian hàng.
Chạy khuyến mại tại gian hàng hội chợ có cần thông báo riêng không?
Khuyến mại là thủ tục riêng của thương nhân thực hiện khuyến mại, tách khỏi thủ tục tổ chức hội chợ. Việc thông báo hay đăng ký tuỳ hình thức và giá trị theo văn bản hiện hành, nộp cho cơ quan công thương nơi tổ chức hội chợ.
Mang hàng mẫu nhập khẩu đến hội chợ rồi bán luôn có được không?
Hàng tạm nhập để trưng bày có thủ tục hải quan riêng. Nếu muốn bán tại chỗ, phải chuyển sang thủ tục nhập khẩu và thực hiện nghĩa vụ theo quy định. Bán hàng tạm nhập mà không làm thủ tục là vi phạm, gian hàng phải tự chịu trách nhiệm.
Hội chợ bị huỷ sát ngày thì gian hàng được hoàn tiền không?
Tuỳ điều khoản hợp đồng thuê gian hàng về huỷ, lùi lịch và bất khả kháng. Nếu huỷ vì lỗi của ban tổ chức, như chưa làm đủ thủ tục, gian hàng có cơ sở yêu cầu hoàn tiền và bồi thường theo hợp đồng. Giữ lại thư chào, hợp đồng và chứng từ thanh toán.
Gian hàng ăn uống ở hội chợ cần giấy tờ gì?
Thường cần giấy tờ về sản phẩm như tự công bố hoặc đăng ký bản công bố tuỳ loại, giấy tờ về cơ sở sản xuất, và điều kiện của người chế biến theo quy định an toàn thực phẩm. Ban tổ chức thường có danh mục riêng, bạn hỏi trước khi ký hợp đồng.