Thông báo sản phẩm quảng cáo không phải xin phép, nhưng cũng không phải gửi cho có. Cơ quan tiếp nhận vẫn đọc hồ sơ, đối chiếu vị trí với quy hoạch quảng cáo ngoài trời của tỉnh, xem nội dung có cần giấy tờ chứng minh hay xác nhận trước không. Hồ sơ thiếu hoặc sai thì nhận văn bản yêu cầu bổ sung hoặc ý kiến không đồng ý, và nếu bạn vẫn dựng bảng, treo băng rôn thì đó là quảng cáo chưa thông báo hợp lệ.
Thủ tục này áp dụng cho sản phẩm quảng cáo trên bảng quảng cáo, băng rôn, màn hình chuyên quảng cáo ngoài trời và một số phương tiện tương tự. Cơ quan tiếp nhận là sở phụ trách văn hoá cấp tỉnh: Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch, hoặc Sở Văn hoá và Thể thao ở những nơi tách riêng mảng du lịch. Thời hạn nộp trước khi thực hiện, thành phần hồ sơ và mẫu văn bản có thể thay đổi theo Luật Quảng cáo sửa đổi năm 2025 và nghị định hướng dẫn; bạn đối chiếu trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh ở thời điểm nộp.
Hồ sơ thông báo thường gồm những gì
Thành phần cụ thể đối chiếu theo thủ tục đang niêm yết, nhưng về nguyên lý, một bộ hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo ngoài trời thường gồm các nhóm giấy tờ sau.
- Văn bản thông báo theo mẫu, ghi rõ nội dung sản phẩm quảng cáo, thời gian thực hiện, vị trí và số lượng bảng hoặc băng rôn.
- Giấy tờ pháp lý của người quảng cáo: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, kèm giấy tờ của đơn vị thực hiện nếu thuê dịch vụ.
- Giấy tờ chứng minh sự hợp chuẩn, hợp quy của sản phẩm hoặc điều kiện kinh doanh, nếu sản phẩm thuộc diện phải có.
- Văn bản xác nhận nội dung quảng cáo của cơ quan chuyên ngành, nếu sản phẩm thuộc nhóm phải xác nhận trước (thuốc, thực phẩm bảo vệ sức khoẻ và một số nhóm khác).
- Maket sản phẩm quảng cáo in màu, thể hiện đầy đủ hình ảnh, chữ, kích thước, đúng như sẽ dựng.
- Giấy tờ về phương tiện quảng cáo: giấy phép xây dựng của bảng nếu thuộc diện phải có, hoặc văn bản đồng ý của chủ sở hữu, người quản lý vị trí đặt bảng.
- Bản phối cảnh hoặc ảnh chụp vị trí, có ghi địa chỉ, để cán bộ đối chiếu với quy hoạch.
Băng rôn thường kèm thêm danh sách vị trí treo cụ thể từng tuyến đường; nhiều tỉnh chỉ cho treo ở các vị trí đã được duyệt trong quy hoạch, không phải cột điện nào cũng treo được.
Năm lý do hồ sơ hay bị trả lại
Vị trí không nằm trong quy hoạch. Đây là lý do số một. Mỗi tỉnh có quy hoạch quảng cáo ngoài trời, xác định tuyến, khu vực được và không được đặt bảng, treo băng rôn. Bạn có mặt bằng, có chủ nhà đồng ý vẫn chưa đủ: nếu vị trí thuộc khu vực cấm hoặc hạn chế (gần trụ sở cơ quan nhà nước, di tích, nút giao, hành lang an toàn giao thông) thì hồ sơ không qua.
Maket không khớp hoặc thiếu thông tin bắt buộc. Maket phải đúng thứ sẽ treo, kể cả câu chữ, kích thước, màu. Nhiều hồ sơ gửi bản phác thảo, thiếu tên và địa chỉ người quảng cáo, chữ nước ngoài to hơn chữ Việt, hoặc dùng từ so sánh tuyệt đối như "số một", "tốt nhất" mà không có căn cứ. Cán bộ sẽ yêu cầu sửa.
Sản phẩm cần giấy tờ chuyên ngành mà không nộp. Quảng cáo thực phẩm, mỹ phẩm, dịch vụ y tế, giáo dục, bất động sản… thường đòi giấy tờ chứng minh điều kiện hoặc hợp quy. Với nhóm phải xác nhận nội dung trước, thiếu văn bản xác nhận là bị trả ngay, dù bảng đặt đúng chỗ.
Giấy tờ phương tiện không hợp lệ. Bảng lớn chưa có giấy phép xây dựng, hợp đồng thuê vị trí đã hết hạn, văn bản đồng ý ký bởi người không phải chủ sở hữu hoặc người quản lý hợp pháp. Với băng rôn dọc đường, thiếu ý kiến của đơn vị quản lý hạ tầng tại nơi được yêu cầu.
Nộp quá sát ngày thực hiện. Luật đòi thông báo trước một khoảng thời gian tối thiểu trước khi thực hiện. Gửi hôm trước, treo hôm sau thì dù hồ sơ đúng, bạn vẫn treo khi chưa đủ thời hạn. Thời hạn cụ thể đối chiếu văn bản hiện hành; kinh nghiệm là nộp càng sớm càng tốt.
Đối chiếu nhanh trước khi bấm nộp
Bảng dưới là phiếu rà mà người làm hồ sơ quảng cáo hay dùng. Cột "dấu hiệu sai" là những thứ cán bộ nhìn ra trong vài phút đầu.
| Hạng mục | Cần có | Dấu hiệu sai | Cách sửa |
|---|---|---|---|
| Vị trí | Địa chỉ cụ thể, thuộc tuyến được phép | Chỉ ghi tên đường chung chung | Ghi số nhà, đoạn đường, kèm ảnh hiện trạng |
| Nội dung | Maket màu, đúng kích thước | Bản phác, thiếu thông tin người quảng cáo | Xuất maket bản cuối, ghi tỷ lệ |
| Giấy tờ sản phẩm | Hợp quy, điều kiện kinh doanh, xác nhận nội dung nếu thuộc diện | Bỏ trống vì "chỉ là bảng tên sản phẩm" | Hỏi trước nhóm sản phẩm có thuộc diện không |
| Phương tiện | Giấy phép xây dựng hoặc văn bản đồng ý vị trí | Hợp đồng thuê hết hạn, người ký không đúng | Lấy văn bản mới do chủ sở hữu ký |
| Thời gian | Nộp trước thời hạn tối thiểu | Ngày bắt đầu treo sát ngày nộp | Lùi ngày thực hiện trong thông báo |
Nếu bạn làm nhiều bảng cùng một nội dung ở nhiều tỉnh, mỗi tỉnh là một hồ sơ riêng, nộp cho sở phụ trách văn hoá của tỉnh đó, vì quy hoạch quảng cáo do từng tỉnh quản lý.
Nhận văn bản không đồng ý thì xử lý thế nào
Văn bản trả lời thường nêu lý do. Cách xử lý hợp lý đi theo thứ tự dưới đây, đừng vội nộp lại nguyên bộ cũ.
- Đọc kỹ lý do, phân loại: lỗi vị trí, lỗi nội dung hay lỗi giấy tờ. Ba loại có cách sửa khác nhau hoàn toàn.
- Lỗi vị trí: hỏi bộ phận quản lý quảng cáo của sở về tuyến hoặc khu vực được phép gần nhất; chuyển bảng sang vị trí đó hoặc đổi sang hình thức khác, như biển hiệu đúng nghĩa tại cơ sở.
- Lỗi nội dung: sửa maket theo đúng chỗ bị nêu, giữ bản cũ và bản mới để đối chiếu, không tự thêm chi tiết mới dễ phát sinh lỗi khác.
- Lỗi giấy tờ: bổ sung đúng giấy tờ được yêu cầu; nếu cần xác nhận nội dung của bộ chuyên ngành thì làm thủ tục đó trước, vì đây thường là khâu mất thời gian nhất.
- Nộp lại hồ sơ với văn bản giải trình ngắn, nêu từng điểm đã sửa theo ý kiến trước đó.
- Trong thời gian chờ, không dựng bảng, không treo băng rôn. Treo trước rồi chờ hồ sơ hợp lệ là cách dễ bị lập biên bản nhất.
Nếu cho rằng ý kiến không đồng ý là chưa đúng, bạn có quyền đề nghị giải thích hoặc khiếu nại theo quy định. Tình huống liên quan hợp đồng quảng cáo giá trị lớn, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi gửi văn bản.
Những trường hợp không cần thông báo, và chỗ dễ hiểu nhầm
Không phải tấm bảng hay tấm vải nào ngoài trời cũng thuộc diện thông báo. Biển hiệu đúng nghĩa tại nơi kinh doanh, chỉ ghi tên, địa chỉ, ngành nghề, thường không phải thông báo. Bảng chỉ dẫn đường vào cơ sở, bảng nội quy, bảng thông tin an toàn cũng vậy, miễn là không chèn nội dung bán hàng. Băng rôn tuyên truyền chủ trương, chính sách do cơ quan nhà nước thực hiện đi theo cơ chế khác, không phải thủ tục quảng cáo thương mại.
Chỗ hay hiểu nhầm là bảng đặt trong khuôn viên riêng. Nhiều người nghĩ đất của mình thì muốn dựng gì cũng được. Thực tế, bảng quảng cáo nhìn ra đường, dù nằm trong hàng rào, vẫn là quảng cáo ngoài trời và vẫn phải phù hợp quy hoạch, vẫn thông báo, và nếu lớn thì vẫn cần giấy phép xây dựng. Ngược lại, quảng cáo bên trong cửa hàng, siêu thị, chỉ khách đã vào mới nhìn thấy, thường không thuộc diện thông báo ngoài trời, nhưng nội dung vẫn phải đúng luật và đúng quy định riêng của nhóm sản phẩm.
Nộp trực tuyến: những lỗi đặc thù
Phần lớn tỉnh đã cho nộp hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo qua cổng dịch vụ công. Nộp trực tuyến nhanh hơn nhưng có những lỗi riêng. Thứ nhất, tệp maket nén quá mức, cán bộ không đọc được chữ nhỏ trên bảng, đành yêu cầu gửi lại. Thứ hai, chọn nhầm thủ tục: thông báo sản phẩm quảng cáo trên bảng quảng cáo, băng rôn khác với thủ tục cấp giấy phép xây dựng cho bảng, khác với thủ tục xác nhận nội dung quảng cáo của ngành y tế.
Thứ ba, tài khoản nộp không phải của người quảng cáo mà của nhân viên công ty quảng cáo, nhưng không kèm giấy uỷ quyền. Thứ tư, quên theo dõi trạng thái hồ sơ: văn bản yêu cầu bổ sung gửi về tài khoản hoặc thư điện tử đăng ký, người nộp không đọc, quá hạn bổ sung thì hồ sơ coi như không hợp lệ. Nên giao một người chịu trách nhiệm theo dõi, ghi lại mã hồ sơ.
Một mẹo đơn giản: trước khi nộp, đặt tên tệp rõ ràng theo thành phần hồ sơ (văn bản thông báo, maket, giấy tờ sản phẩm, giấy tờ vị trí). Cán bộ mở hồ sơ thấy ngay đủ hay thiếu, ít phải hỏi lại.
Sau khi hồ sơ hợp lệ: việc còn phải làm
Hồ sơ hợp lệ không có nghĩa là bạn được treo mãi. Thời gian thực hiện ghi trong thông báo là giới hạn: băng rôn thường chỉ được treo trong khoảng ngắn, quá thời gian phải tháo. Đổi nội dung trên bảng, kể cả chỉ đổi hình sản phẩm hay câu khẩu hiệu, thường phải thông báo lại vì sản phẩm quảng cáo đã khác. Chuyển bảng sang vị trí khác cũng là một hồ sơ mới.
Hãy giữ bộ hồ sơ và văn bản phản hồi tại cơ sở hoặc ở bộ phận phụ trách, để xuất trình khi đoàn kiểm tra hỏi. Đơn vị thi công nên được giao bản sao, vì người đứng dưới chân bảng khi bị hỏi thường là họ. Khi hợp đồng thuê vị trí sắp hết hạn, gia hạn trước, tránh trường hợp bảng còn đó nhưng giấy tờ vị trí đã hết hiệu lực.
Câu hỏi thường gặp
Treo băng rôn khai trương trước cửa hàng mình có phải thông báo không?
Băng rôn mang nội dung quảng cáo như khai trương, giảm giá, giới thiệu sản phẩm thường thuộc diện thông báo sản phẩm quảng cáo, kể cả treo trước cửa nhà mình. Nhiều địa phương còn giới hạn vị trí và thời gian treo. Bạn hỏi sở phụ trách văn hoá của tỉnh hoặc bộ phận một cửa xã, phường để biết quy định cụ thể.
Thông báo sản phẩm quảng cáo có mất lệ phí không?
Mức phí, lệ phí nếu có thay đổi theo từng thời kỳ và từng loại thủ tục. Bạn xem thông tin niêm yết của thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng của tỉnh ở thời điểm nộp. Phần chi phí lớn thường nằm ở làm bảng, thuê vị trí, giấy phép xây dựng.
Thuê công ty quảng cáo thì ai đứng tên thông báo?
Người thực hiện quảng cáo là công ty quảng cáo có thể đứng ra nộp hồ sơ theo hợp đồng, nhưng giấy tờ về sản phẩm, điều kiện kinh doanh là của người quảng cáo. Hợp đồng nên ghi rõ bên nào nộp, bên nào chịu trách nhiệm nếu hồ sơ bị trả lại hoặc bảng bị xử lý.
Không nhận được phản hồi sau thời hạn thì có được treo không?
Theo cơ chế thông báo, sau thời hạn mà cơ quan không có ý kiến thì người thông báo thường được thực hiện. Tuy vậy, nên kiểm tra kỹ trạng thái trên cổng dịch vụ công và thư điện tử, vì văn bản yêu cầu bổ sung có thể đã gửi mà bạn chưa đọc.
Đổi hình ảnh trên bảng quảng cáo đã thông báo có phải làm lại không?
Thường có, vì sản phẩm quảng cáo, tức nội dung hiển thị, đã khác so với hồ sơ. Đổi vị trí, đổi kích thước cũng vậy. Đơn vị có nhiều chiến dịch trong năm nên lên lịch nộp hồ sơ gắn với kế hoạch đổi nội dung.
Quảng cáo trên xe, trên áo đồng phục có phải thông báo như bảng không?
Mỗi phương tiện có quy định riêng. Quảng cáo trên phương tiện giao thông có giới hạn về vị trí, diện tích và nội dung; đồng phục mang tên, logo doanh nghiệp thường không bị coi là phương tiện quảng cáo ngoài trời. Bạn đối chiếu quy định hiện hành cho từng loại.